Der Notfallkoffer des Unternehmers – praktische und rechtliche Absicherung für den Notfall

Die Corona-Pandemie führt das Erfordernis und die Dringlichkeit einer Absicherung des Unternehmers für den persönlichen Notfall nochmals deutlich vor Augen. Wer führt das Unternehmen bei plötzlicher Krankheit oder Tod fort? Wer erbt das Vermögen, insbesondere das Unternehmen, bei plötzlichem Tod? Wie wird die Versorgung der Familie und des Unternehmens in diesen Fällen sichergestellt? Über all diese Fragen sollte sich der Unternehmer frühzeitig Gedanken machen und entsprechende Notfallvorkehrungen treffen. Hierzu geben wir Ihnen ein paar praktische Tipps an die Hand.

Grundsätzliche, aber wichtige Maßnahmen

Wichtig ist zunächst, dass der Unternehmer für seine Vertrauensperson(en) einen im Notfall auffindbaren Ordner anlegt, in dem sämtliche aktuellen Angaben und Informationen zu maßgeblichen Unterlagen zu finden sind. Dieser Ordner sollte folgende Informationen beinhalten:  

persönliche Angaben (Ehegatte, Kinder, Aufbewahrungsort der Geburts-, Sterbe- und Heiratsurkunde), insbesondere auch Informationen über die Vermögensgüter (z.B. Unternehmensbeteiligungen, Immobilien, Aktiendepots etc.), 

• etwaige Ämter (z.B. Aufsichtsrat, Beirat, Vorstand eines Vereins oder einer Stiftung),
• die anzusprechenden Berater, erteilte Vollmachten (Arten der Vollmachten, Erreichbarkeit der bevollmächtigten Personen und Aufbewahrungsort der Originalvollmachten), 
• medizinische Aspekte (behandelnde Ärzte, Krankenakte, Patientenverfügung), 
• Versicherungen und Finanzen (z.B. Bankkonten, Bankschließfächer), 
• den Letzten Willen (Testament, Erbvertrag, digitaler Nachlass [Zugangsdaten und Passwörter]), 
• Hinweise zur Bestattung und Unterlagen für den/die Unternehmenserben. 

Sinnvoll ist es zudem, Handlungsleitfäden/Checklisten für die Unternehmensnachfolge aufzusetzen und beizufügen.

Vollmachten

Neben den rein persönlichen Vollmachten, wie der Vorsorgevollmacht, sind auch Vollmachten (Handlungsvollmachten oder Generalvollmachten) für den unternehmerischen Bereich vorzuhalten, die im Notfall sofort greifen. Dies gilt nicht nur für den Bereich der Führung des Unternehmens (also das „Tagesgeschäft“), sondern vielmehr auch für die Ausübung von Gesellschafterrechten.

Notfalltestament

Kurzum: Ein Testament (oder ein Erbvertrag) ist ein Muss. Nur so kann die Niederlegung des Unternehmerwillens über seine Nachfolge gezielt und nachhaltig gesteuert werden; nur so sind eine zutreffende Ausgestaltung des Vermögensübergangs zu erreichen und unnötige Steuerbelastungen zu vermeiden. Es ist auch wichtig, dass das Testament aufgefunden und die Anordnungen beachtet und durchgesetzt werden. Bei einem notariell errichteten Testament ist das Auffinden des Testaments bereits automatisch sichergestellt. Bei einer eigenhändigen (privatschriftlichen) Errichtung des Testaments sind weitere Maßnahmen zu treffen, z.B. die Übergabe des Testaments in die amtliche Verwahrung des Nachlassgerichts. Gerade bei unternehmerischem Vermögen bietet es sich an, einen Testamentsvollstrecker  einzubinden, der die Beachtung und Umsetzung der testamentarischen Anordnungen sicherstellt. Durch ihn ist in bestimmten Konstellationen auch der – in der Regel unliebsame – Einsatz eines gerichtlich bestellten Ergänzungspflegers bei minderjährigen Erben vermeidbar. 

Notfallplan im Unternehmen

Zudem ist es wichtig, einen Notfallplan für das Unternehmen zu hinterlegen, damit der Nachfolger im – meist kurzfristig eintretenden – Notfall das "Tagesgeschäft" weiterführen kann. Auch hierfür empfiehlt sich die Anlage eines Ordners. Nützliche Informationen für den Nachfolger sind: 

• wichtige Ansprechpartner (bei den Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten, Banken, Behörden, Beratern), 
• Arbeitsvorgänge (laufende Projekte, Aufträge, Zahlungspflichten etc.),
• Finanzdaten. 

Langfristige Planung und Sicherstellung des Vermögensübergangs

Ziel der Vermögens- und Nachfolgeplanung sollte es sein, dass der Übergang zur Zufriedenheit und Versorgungsicherheit sowie zum Erhalt des Vermögens des Unternehmens und der Arbeitsplätze führt. Da sich der Vermögens- und Nachfolgeprozess eines Unternehmers als ein Zusammenspiel aus Erb-, Gesellschafts-, Immobilien-, Familien- und Steuerrecht darstellt, empfiehlt es sich, dieses Projekt frühzeitig zu beginnen und diesen als strategischen wie stetigen Prozess zu sehen. Hierbei sind wir Ihnen gerne behilflich. Sprechen Sie uns an.