Nahezu jedes Unternehmen in Deutschland ist von der E-Rechnungspflicht betroffen. In erster Linie gilt die Pflicht für Rechnungen über Leistungen, die ein Unternehmer an einen anderen Unternehmer erbringt (B2B). Außerdem müssen der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland ansässig sein. Für Leistungen an Kunden, die Privatpersonen sind, besteht zunächst keine E-Rechnungspflicht. Auch für grenzüberschreitende Lieferungen oder Dienstleistungen ergeben sich zunächst keine Änderungen. Ausnahmen gelten zudem für Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 €, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Leistungen. Diese Rechnungen können weiterhin auf Papier oder als PDF-Datei verschickt werden.
Die Pflicht zur elektronischen Rechnung hat das vom Bund beschlossene Wachstumschancengesetz mit sich gebracht.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten maschinenlesbaren Format erstellt ist und elektronisch übermittelt und empfangen werden kann. Grundlage für dieses Format ist die europäische Norm EN 16931. Formate, die dieser Norm bereits entsprechend sind z.B. XRechnung und ZUGFeRD. Papierrechnungen und andere elektronische Formate, die nicht der EN 16931 Norm entsprechen, wie z.B. PDF-Dateien, gelten künftig als „sonstige Rechnung“. Der Versand solcher sonstigen Rechnungen ist nur noch zulässig, wenn keine Pflicht zur elektronischen Rechnungsausstellung besteht.
Während die elektronische XRechnung ausschließlich aus einem Datensatz (XML-Datei) besteht, der ohne zusätzliche Software nur maschinenlesbar, nicht aber menschenlesbar ist, handelt es sich beim Rechnungsformat ZUGFeRD um ein hybrides Format, das neben dem XML-Datensatz auch eine visuelle Komponente (PDF-Datei) enthält. Die PDF-Rechnung lässt sich also wie gewohnt am Bildschirm ansehen und bearbeiten, während die eingebettete XML-Datei die Basis für die automatische elektronische Weiterverarbeitung bildet.
Die Umstellung auf ein elektronisches Rechnungsformat erfordert Expertise im Steuerrecht gepaart mit technischem Know-how. Die Experten der dhpg vereinen dies in interdisziplinär agierenden Teams aus Steuerberatern und IT-Beratern. Sie können sich sicher sein, mit der dhpg einen kompetenten Sparringspartner an Ihrer Seite zu haben, der die Umstellung auf die E-Rechnung zuverlässig begleitet und Sie bei der Implementierung neuer Prozesse unterstützt.
Wir verstehen, was Sie in der täglichen Arbeit brauchen. Darauf können Sie sich verlassen. Ebenso wie auf eine Hand-on-Mentalität in der Umsetzung der E-Rechnung. Wir denken: Ein gutes Miteinander ist die Basis für den nachhaltigen Erfolg.
Unsere Berater denken praxisnah und unternehmerisch. Fachlich erfahren, zeigen sie Ihnen praktische Handlungsmöglichkeiten auf und unterstützen Sie in der Umsetzung. Damit für Sie bei der Umstellung auf die E-Rechnung alles reibungslos funktioniert und Sie die gewünschten Ergebnisse erzielen.
Digitale Projekte sind unsere Stärke, denn wir vereinen in unseren Teams nicht nur steuerliche und rechtliche Kompetenz. Als einer der Vorreiter mittelständischer Prüfungs- und Beratungsunternehmen, verfügt die dhpg über eine eigene IT-Sparte, die es ermöglicht, digitale Prozesse aus einer Hand umzusetzen.
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Grundsätzlich gilt die E-Rechnungspflicht ab dem 1.1.2025. Das bedeutet, dass jedes Unternehmen ab diesem Tag in der Lage sein muss, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Für den Versand von E-Rechnungen gibt es Übergangsregelungen:
Spätestens ab dem 1.1.2028 muss in allen Fällen auf den Versand von E-Rechnungen umgestellt sein.
Zwar gibt es Übergangsregelungen, aber wir empfehlen, die Umstellung auf das neue elektronische Rechnungsformat bereits zeitnah anzugehen, denn für den Empfang von E-Rechnungen gibt es keine Übergangsregelung. Stellen Sie also in jedem Fall sicher, dass Ihr Unternehmen zum 1.1.2025 in der Lage ist, das elektronische Format zu empfangen. Außerdem ist der Versand von „sonstigen“ Rechnungen, wie etwa der PDF-Datei, von der Zustimmung des Rechnungsempfängers abhängig. Hat ein Kunde selbst also bereits vollständig auf E-Rechnung umgestellt, so wird er die Zustimmung zum Empfang anderer Formate möglicherweise nicht mehr erteilen. Das kann dazu führen, dass Unternehmen faktisch bereits vor dem Ablauf der gesetzlichen Übergangsregelung auf den Versand von E-Rechnungen umstellen müssen.
Papierrechnungen und andere elektronische Formate, die nicht der Norm EN 16931 entsprechen, wie z.B. PDF-Dateien oder Bilddateien, gelten ab dem 1.1.2025 als „sonstige Rechnung“. Der Versand solcher sonstigen Rechnungen ist nur noch zulässig, wenn keine Pflicht zur elektronischen Rechnungsausstellung besteht, z.B. bei bestimmten steuerfreien Leistungen oder wenn der Leistungsempfänger kein inländischer Unternehmer ist. Ansonsten ist der Versand von sonstigen Rechnungen aber nur noch während eines Übergangszeitraums von höchstens drei Jahren zulässig. Bei anderen elektronischen Formaten wie etwa der PDF-Rechnung gilt das außerdem nur noch bei Zustimmung durch den Rechnungsempfänger.
Die Einführung der E-Rechnung ist eng verknüpft mit den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (kurz: GoBD). So stellen die GoBD diverse Anforderungen an den Verarbeitungs- und Aufbewahrungsprozess der E-Rechnung sowie an eine entsprechend vorzuhaltende Verfahrensdokumentation. Die Einhaltung der GoBD-Anforderungen wird regelmäßig durch die Finanzverwaltung geprüft, sodass Steuerpflichtige für die E-Rechnung neben den zu beachtenden Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes und der Abgabenordnung auch die von der Finanzverwaltung aufgestellten GoBD im Blick haben sollten.
Gerne unterstützen wir Sie mit unserem QuickCheck „E-Rechnung“. Im Rahmen eines Interviews ermitteln wir den bei Ihnen implementierten Rechnungsverarbeitungsprozess und analysieren, ob Sie bereits für die Einführung der E-Rechnung zum 1.1.25 gewappnet sind oder welche Maßnahmen noch zu ergreifen sind. Dabei berücksichtigen wir auch die Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) in der aktuellen Fassung vom 1.4.2024.
Unsere Analyse erfolgt anhand einer toolbasierten Checkliste, die sowohl fachliche als auch technische Anforderungen für die Umstellung auf die E-Rechnung berücksichtigt. Im Anschluss an den QuickCheck erhalten Sie eine individuelle Auswertung mit den Ergebnissen und auf Sie zugeschnittene Handlungsempfehlungen.
Unsere Beraterinnen und Berater freuen sich darauf, Sie bei der Umstellung auf die E-Rechnung zu unterstützen und mit Ihnen zu Beginn den QuickCheck „E-Rechnung“ durchzuführen. Sprechen Sie uns einfach an.
Von der E-Rechnungspflicht ist fast jedes Unternehmen betroffen. Gehen Sie die Umstellung deshalb am besten zeitnah an. Zwar bedeutet die Umstellung auf das neue Format Arbeit, bietet aber vor allem Chancen: Denn der elektronische Rechnungsversand spart nicht nur Papier und Porto, sondern bringt durch die Digitalisierung der Prozesse auch Effizienzsteigerungen bei der Zahlung und Verbuchung von Rechnungen. Die Expertinnen und Experten der dhpg unterstützen Sie bei Umstellung auf die E-Rechnung in Ihrem Unternehmen.
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