Mandanteninformation: Die E-Rechnung kommt – jetzt umstellen

Wer ist von der E-Rechnung betroffen?

Jeder im Inland ansässige Unternehmer, der Rechnungen für Umsätze, die im Inland steuerbar sind, an andere inländische Unternehmer ausstellt oder von diesen empfängt, unterliegt der E-Rechnungspflicht. Das gilt auch für Gutschriften, bei denen der Leistungsempfänger die Rechnung erstellt.

Für Leistungen an Kunden, die Privatpersonen sind, besteht zunächst keine E-Rechnungspflicht. Für grenzüberschreitende Lieferungen oder Dienstleistungen ergeben sich in der Regel zunächst keine Änderungen. Ausnahmen gelten zudem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und bestimmte steuerfreie Leistungen. Diese Rechnungen können weiterhin auf Papier oder als PDF-Datei verschickt werden.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten maschinenlesbaren Format erstellt ist und elektronisch übermittelt und empfangen werden kann. Die exakten Anforderungen an dieses Format sind in einer europäischen Norm festgehalten (EN 16931). Formate, die dieser Norm bereits entsprechen, sind unter XRechnung und ZUGFeRD bekannt. 

Eine reine PDF-Datei ist ab dem 1.1.2025 keine E-Rechnung mehr und nur noch übergangsweise mit Zustimmung des Rechnungsempfängers zulässig.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Grundsätzlich gilt die E-Rechnungspflicht ab dem 1.1.2025. Das bedeutet, dass jedes Unternehmen ab diesem Tag in der Lage sein muss, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. 

Für den Versand von E-Rechnungen gibt es Übergangsregelungen: 

• Ab dem 1.1.2025 kann jedes Unternehmen E-Rechnungen versenden. Es entfällt der Vorrang der Papierrechnung. Andere elektronische Formate wie PDF-Dateien dürfen nur noch mit Zustimmung des Empfängers versendet werden.
• Papierrechnungen können noch bis zum 31.12.2026 ausgestellt werden. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) von nicht mehr als 800.000 € gilt dies bis zum 31.12.2027.
• Ab dem 1.1.2027 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) von nicht mehr als 800.000 € gilt dies erst ab dem 1.1.2028.
• Sogenannte EDI-Verfahren, bei denen sich die Vertragsparteien auf ein bestimmtes Format geeinigt haben, bleiben bis zum 31.12.2027 anwendbar.

Spätestens ab dem 1.1.2028 muss in allen Fällen auf den Versand von E-Rechnungen umgestellt sein. 

Achtung: Fordert Ihr Kunde Sie bereits zuvor zur Abrechnung mittels E-Rechnung auf oder verweigert die Zustimmung zur Übermittlung in einem anderen elektronischen Format (z.B. PDF-Datei), gilt die Verpflichtung zur E-Rechnung faktisch bereits früher.

Was bedeutet die Umstellung auf die E-Rechnung für mein Unternehmen?

Die Umstellung auf die E-Rechnung erfordert eine Digitalisierung der Rechnungseingangs- und -ausgangsprozesse. Dadurch lassen sich nicht nur Kosten für Papier und Porto einsparen, sondern mit der Umstellung geht ein weiterer großer Vorteil einher: Manuelles Scannen, Erfassen und Verarbeiten der Rechnungen entfallen, sodass die Prozesse effizienter sind. Der Aufwand der Umstellung hängt mit dem Stand der Digitalisierung und der verwendeten Softwaresysteme ab. An erster Stelle sollte daher eine Analyse des Status quo stehen.

Wie unterstützt die dhpg mein Unternehmen bei der Umstellung?

Gerne unterstützen wir Sie mit einem ersten QuickCheck zur E-Rechnung. Im Rahmen eines Interviews analysieren wir, ob Sie bereits für die Einführung der E-Rechnung zum 1.1.25 gewappnet sind oder welche Maßnahmen noch zu ergreifen sind. Dabei berücksichtigen wir zudem die Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) in der aktuellen Fassung vom 1.4.2024.

Unsere Analyse erfolgt anhand einer toolbasierten Checkliste, die sowohl fachliche als auch technische Anforderungen für die Umstellung auf die E-Rechnung berücksichtigt. Im Anschluss an den QuickCheck erhalten Sie eine individuelle Auswertung mit den Ergebnissen und auf Sie zugeschnittene Handlungsempfehlungen. Natürlich lassen wir Sie nach dem Quick Check nicht alleine und begleiten Sie gerne auf dem gesamten Weg zur elektronischen Rechnung.

Sie lassen Ihre Finanzbuchhaltung von uns erstellen und/ oder nutzen DATEV Unternehmen Online? Damit ist der Empfang von E-Rechnungen bereits heute möglich. Auch für den Versand von E-Rechnungen hält die DATEV entsprechende Zusatzmodule bereit. Kontaktieren Sie Ihre Ansprechperson bei der dhpg, um eine optimale Lösung für Sie zu finden.

Fordern Sie jetzt Ihr Angebot für den QuickCheck an

Unsere Beraterinnen und Berater freuen sich darauf, Sie bei der Umstellung auf die E-Rechnung zu unterstützen. Sprechen Sie uns gerne an.