Die E-Rechnung kommt – was jetzt zu tun ist

Zum 1.1.2025 gilt bundesweit die neue E-Rechnungspflicht. Unsere Experten Oliver Lohmar und Fabrice Voigt erklären im Interview, welche Anforderungen dann für Unternehmen gelten und welche Maßnahmen sie am besten noch in diesem Jahr umsetzen.

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde auch die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung, der sogenannten E-Rechnung, beschlossen. Für wen ist die E-Rechnung von Bedeutung?

Lohmar: Betroffen von der Einführung der E-Rechnung ist jeder im Inland ansässige Unternehmer, der Rechnungen an andere inländische Unternehmer ausstellt oder sie empfängt. Auch Gutschriften, bei denen der Leistungsempfänger die Rechnung erstellt, sind betroffen. Für Leistungen an Kunden, die keine Unternehmer, sondern z.B. Privatpersonen sind, besteht zunächst keine E-Rechnungspflicht. Auch für grenzüberschreitende Lieferungen oder Dienstleistungen ergeben sich zunächst keine Änderungen. Ausnahmen gelten zudem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Leistungen. Diese Rechnungen können weiterhin auf Papier oder als PDF-Datei verschickt werden.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht und welche Übergangsregelungen gelten zur Einführung?

Lohmar: Grundsätzlich gilt die E-Rechnungspflicht ab dem 1.1.2025. Das bedeutet, dass jedes Unternehmen ab diesem Tag in der Lage sein muss, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Für den Versand von E-Rechnungen gibt es Übergangsregelungen. 

Bis zum 31.12.2026 kann statt der E-Rechnung auch eine Papierrechnung oder – vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers – eine Rechnung in einem anderen elektronischen Format (PDF) ausgestellt werden. Im Jahr 2027 gilt das nur noch, wenn der Gesamtumsatz des ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 € betragen hat. Bis zum 31.12.2027 können zudem die sog. EDI-Verfahren weitergenutzt werden. Spätestens ab dem 1.1.2028 muss in allen Fällen auf den Versand von E-Rechnungen umgestellt sein.

Bedeutet das, dass die Unternehmen noch Zeit haben mit der Umstellung?

Lohmar: Der Eindruck kann angesichts der Übergangsregelungen entstehen. Tatsächlich sollten alle Unternehmen sich aber jetzt zeitnah auf eine vollständige Umstellung vorbereiten. Für den Empfang von E-Rechnungen gibt es keinerlei Übergangsregelung. Dies muss also in jedem Fall ab dem 1.1.2025 sichergestellt sein. Darüber hinaus ist insbesondere der Versand von anderen elektronischen Rechnungen, wie etwa der PDF-Datei, von der Zustimmung des Rechnungsempfängers abhängig. Hat ein Kunde selbst aber bereits vollständig auf E-Rechnung umgestellt, so wird er die Zustimmung zum Empfang anderer Formate möglicherweise nicht mehr erteilen. Dies kann dazu führen, dass Unternehmen faktisch bereits vor dem Ablauf der gesetzlichen Übergangsregelung auf den Versand von E-Rechnungen umstellen müssen.

Was genau versteht man technisch betrachtet eigentlich unter einer E-Rechnung?

Voigt: Unter einer E-Rechnung versteht man eine Rechnung, die in einem strukturierten maschinenlesbaren Format erstellt ist und elektronisch übermittelt und empfangen werden kann. Die exakten Anforderungen an dieses Format sind in einer Norm festgehalten (EN 16931). Formate, die dieser Norm bereits entsprechen, sind unter XRechnung und ZUGFeRD 2.x bekannt.

Worin besteht der Unterschied bei diesen beiden Formaten?

Voigt: Die XRechnung besteht ausschließlich aus einem Datensatz (XML-Datei), der ohne zusätzliche Software nur maschinenlesbar, nicht aber menschenlesbar ist. Bei ZUGFeRD handelt es sich dagegen um ein hybrides Format, das neben dem XML-Datensatz auch eine visuelle Komponente (PDF-Datei) enthält. Die PDF-Datei lässt sich also wie gewohnt am Bildschirm ansehen und bearbeiten, während die eingebettete XML-Datei die Basis für die automatische Weiterverarbeitung bildet.

Was ist mit Rechnungen, die bisher auf Papier oder per E-Mail als PDF-Datei verschickt werden?

Lohmar: Papierrechnungen und andere elektronische Formate, die nicht der Norm EN 16931 entsprechen, wie z.B. PDF-Dateien oder Bilddateien, gelten ab dem 1.1.2025 als „sonstige Rechnung“. Der Versand solcher sonstigen Rechnungen ist nur noch zulässig, wenn keine Pflicht zur elektronischen Rechnungsausstellung besteht, z.B. bei bestimmten steuerfreien Leistungen oder wenn der Leistungsempfänger kein inländischer Unternehmer ist. Ansonsten ist der Versand von sonstigen Rechnungen aber nur noch während eines Übergangszeitraums von höchstens drei Jahren zulässig. Bei anderen elektronischen Formaten wie etwa der PDF-Rechnung gilt das außerdem nur noch bei Zustimmung durch den Rechnungsempfänger.

Was bedeutet diese Umstellung für Unternehmerinnen und Unternehmer?

Voigt: Für Unternehmen, die ihre Prozesse bereits digitalisiert haben, ist der Schritt zur E-Rechnung nicht mehr weit. Für andere Unternehmen bedeutet die Einführung zunächst einmal die Umstellung gewohnter Prozesse und ist auch mit Aufwand und Kosten verbunden. Allerdings sollte man die E-Rechnung als Chance begreifen. Nicht nur spart man sich Papier und Porto beim Rechnungsversand. Auch die Chance der automatisierten Weiterverarbeitung, z.B. Zahlung und Verbuchung von eingehenden Rechnungen, bringt einen deutlichen Effizienzgewinn mit sich.

Was ist bei der automatisierten Weiterverarbeitung noch zu beachten?

Voigt: Die Einführung der E-Rechnung ist eng verknüpft mit den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (kurz: GoBD). So stellen die GoBD diverse Anforderungen an den Verarbeitungs- und Aufbewahrungsprozess der E-Rechnung sowie an eine entsprechend vorzuhaltende Verfahrensdokumentation. Die Einhaltung der GoBD-Anforderungen wird regelmäßig durch die Finanzverwaltung geprüft, sodass Steuerpflichtige neben den zu beachtenden Vorschriften des ‎Umsatzsteuergesetzes und der ‎Abgabenordnung auch die von der Finanzverwaltung aufgestellten GoBD im Blick haben sollten.

Wie sollten Unternehmen diese Umstellung angehen und wie kann die dhpg dabei unterstützen?

Lohmar: Zu Beginn des Prozesses sollten Unternehmen ihren Istzustand analysieren. Wie werden Rechnungen heute erstellt und übermittelt? Wie werden Rechnungen empfangen? Gibt es bereits einen zentralen Rechnungseingang? Werden Rechnungen bereits revisionssicher archiviert? Genau hier setzt auch die Unterstützung durch die dhpg an. Wir haben einen QuickCheck entwickelt, bei dem einer unserer Experten im Rahmen eines Interviews den Status quo aufnimmt und im Anschluss ein Analyseprotokoll sowie eine Handlungsempfehlung erstellt. Die empfohlenen Maßnahmen sollen das Unternehmen in die Lage versetzen, ab dem 1.1.2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Beim Thema GoBD unterstützen wir zudem bei der Implementierung von Prozessen und der Erstellung von Verfahrensdokumentationen. Außerdem bieten wir die Zertifizierung von verwendeter Software nach den relevanten Standards an.

Sprechen Sie uns bei Fragen zur E-Rechnung gerne an – wir beraten Sie persönlich. Gerne unterstützen wir Sie auch bei der Umstellung auf die E-Rechnung. Ergänzend laden wir Sie herzlich zu unserem dhpg Online-Seminar am 25.6.2024 ein. Hier gehen Oliver Lohmar und Fabrice Voigt auf weitere Details ein.