E-Rechnungen: Das finale BMF-Schreiben ist da

Die wichtigste Frage vorweg: Bleibt es bei der Einführung zum 1.1.2025?

Es bleibt bei der Einführung der E-Rechnung zum 1.1.2025.  Der Zeitplan, insbesondere für die Übergangsregelungen, wurde nicht geändert.

BMF-Schreiben vom 15.10.2024: Wichtige Hinweise und Änderungen

Sicherstellung der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts der E-Rechnung

Wird bei der Übermittlung der E-Rechnung eine qualifizierte elektronische Signatur oder ein zulässiges EDI-Verfahren verwendet, also ein Tool für den elektronischen Datenaustausch, gelten die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts als gewährleistet. Das Gleiche kann auch durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren erreicht werden.

Ausstellung von E-Rechnungen an juristische Personen
Die Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung an unternehmerisch tätige juristische Personen besteht auch für deren nicht wirtschaftliche Tätigkeiten im eigentlichen Sinne.

Ausstellung von E-Rechnungen bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Ausfuhrlieferungen

Innergemeinschaftliche Lieferungen und Ausfuhren sind zwar steuerfrei, begründen aber die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung, wenn diese an einen inländischen Unternehmer erfolgt (z.B. an die Betriebsstätte des deutschen Kunden in Frankreich).

E-Rechnungspflicht für „gemischte“ Rechnungen

Die E-Rechnungspflicht gilt auch dann für die gesamte Rechnung, wenn nur ein Teil der abgerechneten Leistungen für sich genommen der E-Rechnungspflicht unterliegt. Beispiel: Rechnung mit steuerpflichtigen Umsätzen und nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreien Umsätzen.

Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise

Für Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise besteht keine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung. Mit Zustimmung des Empfängers können diese auch als E-Rechnung ausgestellt werden. Die Zustimmung bedarf keiner besonderen Form und kann auch konkludent erfolgen, also stillschweigend und ohne ausdrückliche Erklärung.

Zusätzliche Umsatzsteuerschuld durch abweichende Bilddatei

Hybride Rechnungen, z.B. im ZUGFeRD-Format, bestehen aus einem strukturierten elektronischen Teil, der nur maschinell lesbar ist, und einer menschenlesbaren Bilddatei (z.B. PDF). Enthält die Bilddatei abweichende Rechnungsangaben, z.B. aufgrund manipulativer Eingriffe, löst dies grundsätzlich eine zusätzliche Umsatzsteuerschuld für den Rechnungsaussteller aus (§ 14c UStG). Dies gilt jedoch nicht bei technisch bedingten, geringfügigen Abweichungen (z.B. verkürzte Leistungsbeschreibung). Der Vorsteuerabzug des Empfängers richtet sich immer nach den Angaben im strukturierten Teil. 

Empfang von E-Rechnungen: Allgemeines E-Mail-Postfach reicht aus

Ab 1.1.2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können. Hierfür genügt ein E-Mail-Postfach. Laut BMF reicht hierzu ein allgemeines E-Mail-Postfach aus. Dennoch raten wir Ihnen ausdrücklich dazu, ein separates E-Mail-Postfach einzurichten, das nur für den Empfang von E-Rechnungen genutzt wird.

Dauerschuldverhältnisse und E-Rechnungen

Bei Dauerschuldverhältnissen (z.B. Mieten) reicht es aus, wenn einmalig für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung ausgestellt wird. Sobald sich in den folgenden Zeiträumen Änderungen der umsatzsteuerlichen Pflichtangaben ergeben, ist eine neue E-Rechnung auszustellen (z.B. bei einer Mieterhöhung). 
Für Dauerrechnungen, vor dem 1.1.2027 erstellt, gilt: Sie müssen erst dann als E-Rechnung ausgestellt werden, wenn sich etwas ändert. 

Endrechnung bzw. Abrechnung von Vorauszahlungen

E-Rechnungen können derzeit Endrechnungen noch nicht darstellen. Das BMF rät dazu, in diesen Fällen eine Restrechnung zu erstellen (vgl. Abschnitt 14.8 Abs. 11 Umsatzsteuer-Anwendungserlass – UStAE). Alternativ wird es bis zum 31.12.2027 nicht beanstandet, wenn ein Anhang, in dem die Anzahlungen im Sinne von Abschnitt 14.8 Abs. 8 Nr. 2 UStAE aufgeführt sind, als unstrukturierte Datei in der E-Rechnung enthalten ist. Der gesonderte Versand einer solchen Zusammenstellung ist dagegen nicht zulässig.

Berichtigung von Rechnungen

Rechnungen, deren Ausstellung noch zu Zeiten erfolgt, in denen keine Pflicht zur E-Rechnung besteht (vor dem 1.1.2025, innerhalb der Übergangsregelungen), können auch ohne Verwendung einer E-Rechnung korrigiert werden.

Vorsteuerabzug und E-Rechnungen

War der Rechnungsaussteller zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet und stellt Ihnen eine sonstige Rechnung aus, so verlieren Sie grundsätzlich den Vorsteuerabzug. Der Rechnungsaussteller muss die Rechnung durch Ausstellen einer E-Rechnung berichtigen. Macht er dies nicht, lässt das BMF den Vorsteuerabzug gegebenenfalls unter sehr engen Voraussetzungen aus der sonstigen Rechnung zu. Wir raten derzeit dazu, sich nicht generell auf diese Ausnahmeregelung zu verlassen, sondern eine Rechnungsberichtigung zu fordern. Nur wenn dies scheitert, kann gegebenenfalls hierauf zurückgegriffen werden.
Sofern Sie davon ausgehen konnten, dass der Rechnungsaussteller noch eine der Übergangsregelungen nutzen konnte, wird eine Ausstellung der Rechnung im falschen Format nicht beanstandet. Allerdings schränkt das BMF dies nun ein. Demnach wird von Ihnen erwartet, dass Sie Ihren Sorgfaltspflichten nachkommen. Hierzu gehört, dass Sie Ihre Kenntnisse über den Rechnungsaussteller, z.B. dessen Unternehmensgröße, berücksichtigen müssen.

Fazit

Das BMF hat an einigen Stellen noch Änderungen vorgenommen, die für die Praxis wichtig sind. Gerne unterstützen wir Sie dabei, die wichtige Umstellung auf die E-Rechnung vorzunehmen. Sprechen Sie uns gerne dazu an.

BMF-Schreiben vom 15.10.2024