Management-Informationssysteme – Reporting ohne Excel

 

Unter dem Titel „Modern Finance“ hat die dhpg zu Beginn des Jahres eine Online-Seminarreihe aufgesetzt. Ziel ist es, die Eckpfeiler eines modernen Finanzbereichs zu betrachten und Interessierten Handlungsempfehlungen zu geben. Der erste Teil beleuchtet die Modernisierung des Reportings mithilfe eine Management-Informationssystems.

Ein Management-Informationssystem, kurz auch MIS genannt, sammelt automatisiert abteilungsintern, bereichs- oder spartenübergreifend Daten für alle Themen, die für ein Unternehmen relevant sind und stellt diese dem Management zur Verfügung. Auf Basis der Daten kann das Management selbstständig Analysen durchführen und strategische Entscheidungen treffen. Ein Management-Informationssystem bietet die Grundlage für ein effizientes Controlling und unterstützt die Verantwortlichen darin, ein Unternehmen chancen- und erfolgsorientiert zu führen, aber auch Krisen frühzeitig zu erkennen. 

Während in großen Unternehmen ein MIS zum Standard gehört, nutzt der Mittelstand in weiten Teilen immer noch Excel zu Controllingzwecken. Excelbasierte Dateien haben auch in Zukunft noch ihre Berechtigung, weil Excel insbesondere für punktuelle Teilauswertungen hilfreich und bekannt ist. Warum sollten sich mittelständische Unternehmen dennoch Gedanken über ein Management-Informationssystem machen? Hier einige Vorteile:

  • Automatisches Einlesen tagesaktueller Daten unterschiedlicher Quellen 
  • Import großer Datenmengen und leicht erfassbare, grafische Verarbeitung
  • Frühzeitiges Erkennen von Unregelmäßigkeiten
  • Schnellere und qualitativ bessere Entscheidungsfindung 
  • Webbasierte Anwendung und damit jederzeit und überall nutzbar
  • Verbesserung der erfolgsorientierten Planung
  • Erhöhen der Compliance-Qualität durch Analysen

Standardmäßig bieten verschiedene Anbieter, so z.B. Microsoft mit Power BI oder Lucanet, Management-Informationssysteme an. Das ein oder andere Unternehmen, so wird es uns in den Gesprächen gespiegelt, hat den Weg zur modernen Arbeitsweise jedoch bislang noch nicht gewagt. Der Respekt vor der Vorbereitung und Übernahme der Daten in ein neues Tool erscheint vielfach zu hoch. Anhand der nachfolgenden Punkte und des von der dhpg eingesetzten Tools „oktant“ auf Basis von Microsoft Power BI möchten wir Ihnen die Schritte skizzieren und zeigen, dass sich der Weg durchaus lohnt:

Schritt 1: Anbinden an das ERP-System 

Die Besonderheit des MIS liegt in der Nutzung von Echtzeitdaten und standardisierten Schnittstellen zu allen gängigen ERP-Systemen. Eine einfache Harmonisierung der Daten erfolgt bei oktant in der Microsoft Cloud im deutschen Rechenzentrum des Unternehmens. Die Anbindung dauert wenige Stunden.

Schritt 2: Konten zuordnen 

Damit das Auslesen von Bilanz, GuV oder individuellen Berichten tagesaktuell oder periodengerecht gelingt, ist es wichtig, alle Konten diesen Bereichen zuzuordnen. oktant hilft dabei, indem es die Konten, die noch nicht zugeordnet wurden, oder auch Änderungen dem User anzeigt – eine Funktion, die Excel nicht bietet. Dies kann jährlich geschehen, sodass das Management spezifische Gegebenheiten oder Zeitreihen gesondert betrachten kann. Ein weiterer Vorteil gegenüber Excel ist die direkte Analyse der Umsatzerlöse. Ein aufwendiges Zusammenstellen entfällt. 

Schritt 3: Stammdaten und Analyseaufträge anlegen

Natürlich starten auch wir mit der Eingabe der Basisdaten, wie z.B. Unternehmen, Sparten, Geschäftsjahr etc. Bereits an dieser Stelle erweist es sich als hilfreich, die Auswertungen zu skizzieren. Ein Brainstorming darüber, nach welchen Begriffen ein Unternehmen später filtern möchte, ist hilfreich. Ein Management-Informationssystem wie oktant greift auf bereits 40 Standardauswertungen und viele Kennzahlen zurück. So stehen den Verantwortlichen Risikoanalysen, die Aufdeckung von Auffälligkeiten und Prognosen zur Verfügung. Die Anwender können zudem unterschiedliche Nutzerrollen vergeben.

Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie weitere Fragen zur Implementierung eines Management-Informationssystem haben. Mehr Informationen zu oktant finden Sie auch auf www.oktant.eu.

 

In unserer Blog-Serie zum Thema „Modern Finance“ haben wir bereits folgende Themen beleuchtet

Prof. Dr. Andreas Blum

Wirtschaftsprüfer, Steuerberater

Zum Profil von Prof. Dr. Andreas Blum

Klaus Altendorf

Wirtschaftsprüfer, Steuerberater

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