Der Einstieg in die Modellierung von Geschäftsprozessen – Wie gehe ich das an?

 

Viele Unternehmen stehen – beispielsweise aufgrund gesetzlicher Vorgaben oder einer anstehenden Zertifizierung – vor der Herausforderung, die eigenen Geschäftsprozesse aufzunehmen. Die Hürde ist groß, da man nach Lehrbuch erst einmal das richtige Tool zur Modellierung auswählt, Modellierungskonventionen verfasst, eine Übersicht der aufzunehmenden Prozesse erstellt, Verantwortlichkeiten festgelegt werden, etc. Dabei kann der erste Schritt in der Praxis schnell gemacht werden.

Starten Sie einfach

Suchen Sie sich einen wesentlichen Prozess mit geringer Komplexität aus und setzen Sie Grenzen. Legen Sie fest, womit Ihr Prozess beginnt und endet. Nachdem Sie Input und Output des Prozesses festgelegt haben, ermitteln Sie alle relevanten Aktivitäten dazwischen. Dazu eignen sich kurze Interviews mit den Mitarbeiter:innen, die den Prozess ausführen, nicht aber mit der Führungskraft. Führungskräfte kennen in der Regel den detaillierten Ablauf nicht, denn sie steuern und kontrollieren die Ergebnisse des Prozesses.

Verlieren Sie sich nicht

  • Nehmen Sie den gelebten Prozess auf, den Istprozess, nicht den Sollprozess, 
  • Bleiben Sie beim Standardablauf, die Ausnahmen können dann in Anlehnung an den Standardablauf bearbeitet werden,
  • Verwenden Sie einheitliche Begriffe und klären Sie mit allen Prozessbeteiligten, ob darunter auch alle das Gleiche verstehen – die Ablage kann beispielsweise ein physischer oder digitaler lokaler Ordner genauso wie das Archivsystem sein,
  • Nehmen Sie implementierte Prüfungen und Kontrollen als Prozessschritte auf,
  • Konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Aktivitäten (= Prozessschritte).

Fast geschafft

Nach der Prozessaufnahme wird der Prozess modelliert, das heißt bildlich dargestellt. Haben Sie sich noch nicht für ein Modellierungstool entschieden, können Sie zunächst eine der kostenlosen Softwarelösungen einsetzen. Diese bieten zwar eine eingeschränkte Funktionalität, machen andererseits aber auch sehr schnell deutlich, worauf es Ihnen bei einem Modellierungstool ankommt, und Sie können Ihre Suche entsprechend verfeinern.

Lassen Sie den modellierten Prozess anschließend allen Prozessbeteiligten noch einmal zur Prüfung zukommen. 

Nachdem der erste Prozess freigegeben wurde, erstellen Sie eine Übersicht Ihrer wesentlichen Prozesse und arbeiten diese nach gleicher Vorgehensweise sukzessive ab. Bleiben Sie am besten bei einer einheitlichen Darstellungsform für Ihre Prozesse. Zur besseren Übersicht können Sie diese später in einer Prozesslandkarte zusammenführen. 

Sie benötigen den Blick von außen?

Manchmal fehlt es einfach an der Zeit, sich der Prozessmodellierung gewinnbringend zu widmen, oder man wünscht sich zur Prozessoptimierung noch einmal den frischen Blick von außen. Das ist kein Problem. Gerne unterstützen wir Sie punktuell, wo Sie Bedarf haben, oder im Rahmen Ihres gesamten Prozessmanagements. So können wir Sie und Ihr Team in Workshops fit für das Thema Prozessmanagement und -modellierung machen oder die strukturierte Prozessdokumentation komplett für Sie übernehmen. 

Sprechen Sie uns gerne an. Wir beraten Sie persönlich. 

 

Im nächsten Teil unserer Blog-Serie zum Thema "Modern Finance" beschäftigten wir uns mit dem Thema Management-Informationssysteme

Christine Schierge

Prozessmanagerin

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