GmbH-Versammlung: Wie beweist man eine ordnungsgemäße Ladung nicht erschienener Gesellschafter?

GmbH-Gesellschafterversammlung: Alle Gesellschafter müssen geladen werden …

Werden in einer GmbH-Gesellschafterversammlung, an der nicht alle Gesellschafter:innen teilnehmen, Beschlüsse gefasst, die zum Handelsregister angemeldet werden, muss dem Gericht nachgewiesen werden, dass die Nichterschienenen ordnungsgemäß geladen wurden. Ihr Teilnahmerecht darf nicht verletzt werden. Das Berliner Kammergericht hatte dazu aktuell die Frage zu klären, ob für den Nachweis die Erklärung in der Gesellschafterversammlung, dass alle Gesellschafter:innen ordnungsgemäß geladen worden sind, ausreicht. 

… sonst droht die Nichtigkeit der gefassten Beschlüsse

Eine seit 2012 im Handelsregister eingetragene UG (haftungsbeschränkt) hatte ausweislich des Registerauszugs und der Gesellschafterliste nur eine Geschäftsführerin und zwei Gesellschafter. Im Jahr 2024 beantragten zwei weitere natürliche Personen ihre Eintragung als Geschäftsführer und die Abberufung der bis dahin einzigen Geschäftsführerin der UG ins Handelsregister. Sie überreichten dazu das Protokoll einer Gesellschafterversammlung. Darin hieß es u.a., einer der beiden Gesellschafter als einziger Teilnehmer habe festgestellt, dass die Versammlung form- und fristgerecht von ihm durch einen eingeschriebenen Brief unter Mitteilung der Tagesordnung sämtlichen Gesellschaftern gegenüber einberufen worden sei und er dazu auch berechtigt war, weil die einzige Geschäftsführerin der UG verstorben sei. Im weiteren Verlauf der Versammlung wurden die beiden anderen natürlichen Personen sodann von dem allein anwesenden Gesellschafter einstimmig zu Geschäftsführern bestellt. Daran störte sich das Registergericht und wies darauf hin, dass ausweislich der letzten Gesellschafterliste noch ein weiterer Gesellschafter existiere, dessen ordnungsgemäße Ladung zur Gesellschafterversammlung bitte nachzuweisen sei. Als die UG der Aufforderung nicht nachkam, lehnte das Handelsregister die Eintragung der beiden neuen Geschäftsführer mit der Begründung ab, dass eine Nichtigkeit des Gesellschafterbeschlusses aufgrund einer fehlerhaften Ladung nicht ausgeschlossen werden könne. Die UG wollte das nicht hinnehmen, hatte aber mit ihrer Beschwerde keinen Erfolg. 

Registergericht verweigerte Eintragung der neu bestellten Geschäftsführer zu Recht 

Das Kammergericht Berlin stand auf der Seite des Handelsregisters und erläuterte, dass das Registergericht vor der Eintragung einer Geschäftsführerbestellung prüft, ob der zugrunde liegende Gesellschafterbeschluss formell ordnungsgemäß (wirksam) zustande gekommen ist und auch die nicht erschienenen Gesellschafter:innen ordnungsgemäß zur Versammlung geladen wurden. Es prüft zudem, ob die angemeldete Änderung ausreichend nachgewiesen ist. Hierzu bestimmt nämlich das GmbH-Gesetz, dass der Anmeldung die Urkunden über die Bestellung der Geschäftsführer oder über die Beendigung der Vertretungsbefugnis in Urschrift oder öffentlich beglaubigter Abschrift beizufügen sind. Um also die Richtigkeit der begehrten Eintragung zu beweisen, ist folglich ein urkundlicher Nachweis erforderlich, der nicht einfach dadurch erbracht werden kann, dass die reine Behauptung, es sei ordnungsgemäß geladen worden, ins Protokoll über die Gesellschafterversammlung aufgenommen wird. Die ordnungsgemäße Ladung der Mitgesellschafter, so das Gericht, war vielmehr durch Vorlage eines Ladungsnachweises zu belegen. Da die UG diesen Nachweis nicht führen konnte, war die Eintragung der neuen Geschäftsführer zu Recht abgelehnt worden. 

Gesellschafterversammlung muss sorgfältig vorbereitet werden!

Fehler bei Ladung und Vorbereitung einer GmbH-Gesellschafterversammlung können gravierende Folgen haben und zur Unwirksamkeit aller gefassten Beschlüsse führen. Die Beschlüsse sind insbesondere nichtig, wenn nicht alle Gesellschafter:innen geladen werden oder einzelnen Gesellschafter:innen die Teilnahme verweigert wird. Um nicht sämtliche Beschlussfassungen wiederholen zu müssen, ist besonderes Augenmerk auf die Formalien der Ladung zu legen: Hier lohnt immer ein Blick in den Gesellschaftsvertrag, um ganz sicherzugehen, dass alle vorgeschriebenen Formen und Fristen genau eingehalten werden. 

Kammergericht Berlin, Beschluss vom 20.2.2025 – 22 W 4/25