Anerkennung der Unterschriftsbeglaubigung durch ausländische Notare

Bloßer Schrift-Vergleich reicht nicht

Soll die Beglaubigung einer Unterschrift durch einen ausländischen Notar von deutschen Gerichten anerkannt werden, muss sie „dem deutschem Recht gleichwertig sein“; das bedeutet, dass lediglich ein Abgleich von Unterschriften mit Schriftproben – ohne dass der ausländische Notar bei der Unterschriftsleistung persönlich anwesend ist - nicht ausreicht. Dies entschied kürzlich das Berliner Kammergericht.

Keine wirksame Unterschriftsbeglaubigung…

Die vier Gesellschafter einer deutschen GmbH beschlossen eine Erhöhung des Stammkapitals. Zwei Gesellschafter mussten die Erklärungen zur Übernahme der neu geschaffenen Geschäftsanteile in notariell beglaubigter Form genehmigen und wandten sich dazu an einen Notar in Luxemburg. Sie unterzeichneten die Genehmigungserklärungen und gaben diese anschießend an den luxemburgischen Notar zur Beglaubigung. Bei Unterschreiben der Genehmigungserklärungen war der luxemburgische Notar nicht persönlich anwesend. Er beglaubigte die Unterschriften der beiden Gesellschafter in der Weise, dass er sie mit bei ihm hinterlegten Unterschriftsproben verglich. Das deutsche Registergericht monierte die Art der Beglaubigung als unzureichend, lehnte die Eintragung der Kapitalerhöhung ab und verlangte eine Unterzeichnung der Genehmigungserklärungen in Anwesenheit eines – ggf. auch ausländischen – Notars. Die hiergegen gerichtete Beschwerde der GmbH blieb erfolglos.

… ohne Anwesenheit eines Notars bei der Unterzeichnung

Ein deutsches Registergericht darf und muss prüfen, ob alle Erklärungen im Zusammenhang mit einer Kapitalerhöhung in der korrekten Form abgegeben wurden; hierzu zählen auch die Übernahmeerklärungen und deren Genehmigungen. Dass Erklärungen zur Übernahme von neu geschaffenen Geschäftsanteilen an einer GmbH notariell beglaubigt werden müssen, hat den Grund sicherzustellen, dass die erklärenden Personen auch tatsächlich diejenigen sind, die zur Übernahme der neuen Geschäftsanteile zugelassenen wurden. Insbesondere darf sich der beglaubigende Notar nicht lediglich durch telefonische oder schriftliche Nachfrage oder einen Schriftvergleich von der Identität der Unterschriften überzeugen. Das deutsche Recht verlangt für eine solche Beglaubigung eindeutig eine Unterschriftsleistung in Anwesenheit des Notars. Auch wenn der luxemburgische Notar vorliegend bestätigt hatte, dass die Unterschriften der Gesellschafter echt waren, reichte diese Art der Beglaubigung dennoch nicht aus, weil sie dem vorgeschriebenen Beglaubigungsvorgang nach deutschem Recht nicht gleichwertig war.

Was in der Praxis bei ausländischen Beglaubigungen zu beachten ist

Die Entscheidung verdeutlicht, welche strikten Formalien bei notariellen Beglaubigungen von Unterschriften (etwa bei Genehmigungen von beschlossenen Kapitalerhöhungen oder bei Vollmachten zur Neugründung einer deutschen Gesellschaft) zu beachten sind. Wenn die betreffende Unterschriftsbeglaubigung im Ausland erfolgen und in Deutschland anerkannt werden soll, muss die Art und Weise der Beglaubigung den deutschen Rechtsvorgaben entsprechen. Hierbei spielt es keine Rolle, ob die von dem ausländischen Notar vorgenommene Beglaubigung nach dem Recht seines Sitz-Staates ordnungsgemäß erfolgt ist, denn es geht um Rechtshandlungen im Zusammenhang mit einer deutschen Gesellschaft, sodass deutsches Recht anzuwenden ist. Besondere Vorsicht ist geboten bei Konstellationen, in denen die deutsche Gesellschaft eine ausländische Mutter-Gesellschaft hat, die nicht in einem Register eingetragen ist. Denn hier ist neben der erforderlichen Unterschriftsbeglaubigung desjenigen, der für die Mutter-Gesellschaft handelt, zusätzlich noch der – oft zeit- und kostenaufwändige – Nachweis über dessen Vertretungsberechtigung und die tatsächliche Existenz der Mutter-Gesellschaft zu erbringen.