Übernahme von Fortbildungskosten durch den Arbeitgeber steuerfrei gestalten 

Liegt ein eigenbetriebliches Interesse des Arbeitgebers vor?

Damit die Erstattung von Fortbildungskosten durch den Arbeitgeber lohnsteuerfrei erfolgen kann, ist einiges zu beachten. Übernimmt der Arbeitgeber die Fortbildungskosten, führen diese nicht zu Arbeitslohn, sofern sich ein überwiegend eigenbetriebliches Interesse des Arbeitgebers an der Fortbildung ergibt. Dies liegt vor, wenn sich die Einsatzfähigkeit des Arbeitnehmers im Betrieb des Arbeitgebers durch die Fortbildung erhöhen soll. 

Schriftliche Vereinbarung im Vorfeld treffen

Ist der Arbeitnehmer Rechnungsempfänger der Fortbildungsmaßnahme, ist das überwiegend eigenbetriebliche Interesse des Arbeitgebers anzunehmen, wenn dieser vor Vertragsabschluss die Übernahme oder den Ersatz der zukünftigen Fortbildungskosten schriftlich zusagt. Es ist nicht erforderlich, dass der Arbeitgeber die Teilnahme an der Bildungsmaßnahme auf die Arbeitszeit anrechnet, um das eigenbetriebliche Interesse zu gewährleisten. Sofern er die Teilnahme aber ganz oder teilweise auf die Arbeitszeit anrechnet, ist das eigenbetriebliche Interesse nicht weiter zu prüfen, außer es zeigen sich konkrete Anhaltspunkte für einen Belohnungscharakter der Maßnahme. 

Vereinbarung im Ausbildungsvertrag

Vom Arbeitgeber übernommene Studiengebühren für ein berufsbegleitendes Studium sind von den Fortbildungskosten abzugrenzen. Auch hier empfiehlt sich im Vorfeld eine schriftliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zum Ausbildungsvertrag. Ist der Arbeitgeber Schuldner der Studiengebühren, ist das überwiegend eigenbetriebliche Interesse anzunehmen und es entsteht kein steuerpflichtiger Arbeitslohn. Sofern jedoch der Arbeitnehmer der Rechnungsempfänger der Studiengebühren ist und der Arbeitgeber diese übernimmt, ist das überwiegend eigenbetriebliche Interesse nur gegeben, wenn der Arbeitgeber die getragenen Studiengebühren arbeitsvertraglich oder basierend auf einer anderen arbeitsrechtlichen Rechtsgrundlage ganz oder zeitanteilig zurückfordern kann, sofern der Arbeitnehmer das Unternehmen auf eigenen Wunsch innerhalb von zwei Jahren nach dem Studienabschluss verlässt. Eine Ausnahme gilt, wenn der Arbeitnehmer zwar auf eigenen Wunsch austritt, der Grund dafür aber allein der Verantwortungs- oder Risikosphäre des Arbeitgebers zuzurechnen ist (z.B. im Fall einer Verlagerung des Arbeitsplatzes durch Wechsel des Unternehmensstandorts).  

Werbungskosten geltend machen

Übernimmt ein neuer Arbeitgeber die Rückzahlungsverpflichtung für einen Arbeitnehmer, führt dies für ihn zu steuerpflichtigem Arbeitslohn. Der Bundesfinanzhof hat 2020 aber entschieden, dass der Arbeitnehmer im Gegenzug die vom neuen Arbeitgeber übernommenen Kosten in seiner privaten Einkommensteuerveranlagung als Werbungskosten aus nicht selbstständiger Arbeit geltend machen kann, da er sie auch als abziehbare Werbungskosten ansetzen dürfe, hätte er sie selbst getragen. Verpflichtet sich der Arbeitgeber zur Kostenübernahme, ist ein Beleg der übernommenen Kostenrechnung zum Lohnkonto aufzubewahren. Erstattet der Arbeitgeber die Fortbildungskosten steuerfrei, darf der Steuerpflichtige diese nicht mehr in seiner privaten Einkommensteuerveranlagung als Werbungskosten geltend machen. 

Arbeitgeberdarlehen zur Fortbildungsmaßnahme 

Gewährt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer für die Fortbildungsmaßnahme lediglich ein Darlehen, und das zu marktüblichen Bedingungen (das heißt marktübliche Verzinsung, Kündigung und Rückzahlung), liegt kein Arbeitslohn vor. Sowohl eine nicht marktübliche Verzinsung als auch der (Teil-)Erlass) des Darlehens können jedoch zu Arbeitslohn führen. So urteilte der Bundesfinanzhof jüngst, dass sogar der (Teil-)Erlass von Fortbildungsgebühren durch die KfW zu Einnahmen aus nicht selbstständiger Arbeit führt, selbst wenn gegenwärtig gar kein Arbeitsverhältnis besteht. 

Keine Übernahme der Fortbildungskosten durch den Arbeitgeber 

Sofern der Arbeitgeber die Fortbildungskosten nicht übernimmt, sollten Arbeitnehmer:innen sich vor Abschluss der Fortbildungsmaßnahme informieren, ob sie einen Anspruch auf staatliche Unterstützung haben und durch die Bundesagentur für Arbeit oder die KfW Unterstützung erhalten.  Trägt der Arbeitnehmer die Fortbildungskosten selbst, kann er diese in der privaten Einkommensteuerveranlagung als Werbungskosten zur nicht selbstständigen Arbeit geltend machen. 

Fazit

Fortbildungsmaßnahmen bieten personelle Anreize, um neue Mitarbeiter:innen zu gewinnen und bestehendes Personal zu halten. Schriftliche Vereinbarungen zu einer Fortbildungsmaßnahme können daher nicht nur steuerliche Vorteile mit sich bringen, sie setzen auch klare Rahmenbedingungen für alle Beteiligten. Sollten Sie Unterstützung bei der Ausgestaltung vertraglicher Vereinbarungen benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.