Immer Probleme mit dem Fahrtenbuch

Fall

Strittig war die Zulässigkeit eines elektronischen Fahrtenbuchs. Der Kläger hatte ein „elektronisches Fahrtenbuch“ erworben. Dieses wurde nicht eingebaut, sondern (vereinfacht) mittels Stecker mit dem Fahrzeug verbunden. Mithilfe eines GPS-Empfängers wurden die Bewegungsdaten aufgezeichnet. Der Zweck einer Fahrt ist vom Anwender anzugeben und so lange veränderbar, bis der Anwender eine Periode im Programm „abschließt“. Hierzu muss er den tatsächlichen Kilometerstand eingeben, der mit den vom Programm ermittelten Werten abgeglichen wird. Gründe für Abweichungen können der Ausfall des GPS-Senders, das Abschalten des Gerätes oder Ähnliches sein.
Im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung beanstandete das Finanzamt die Aufzeichnungen. So wich der Kilometerstand von den Angaben in Werkstattrechnungen um circa 10.000 km ab, die Fahrten wurden lediglich nummeriert, statt den Zweck anzugeben, und im Anschluss an einen Fahrzeugwechsel führte das Programm den Kilometerstand des Altfahrzeugs weiter, statt mit null zu beginnen.
Das Finanzamt verwarf daher das Fahrtenbuch, was in den Streitjahren zu Nachzahlungen zwischen 3.000 und 7.000 € führte. Hiermit war der Kläger nicht einverstanden.

Entscheidung

Das Niedersächsische Finanzgericht verwirft das Fahrtenbuch ebenfalls. Entscheidend hierfür war, dass der Kläger das Fahrtenbuch nicht zeitnah geführt hatte. Denn hierzu hätte der Kläger auch die Angaben zum Zweck der Fahrten zeitnah ergänzen müssen, die Aufzeichnungen des Programms alleine reichten nicht aus. Auch der notwendige zeitnahe Abgleich der Kilometerstände unterblieb, woraus sich die hohen Abweichungen erklärten.

Konsequenz

Elektronische Fahrtenbücher mögen eine Hilfe im Hinblick auf die Ermittlung der privaten Kfz-Nutzung sein. Jedoch gilt es, Folgendes zu beachten:
Nicht alles, was sich elektronisches Fahrtenbuch nennt, erfüllt auch die Anforderungen der Finanzverwaltung. Wer ein zulässiges Fahrtenbuch nutzt, sollte die Nutzung auch beherrschen und in Zeitabständen die Qualität der Aufzeichnungen prüfen. Die Aufzeichnungen müssen unveränderlich sein und alle notwendigen Angaben zeitnah erfolgen, die zeitnahe Aufzeichnung der Bewegungsdaten alleine reicht hierfür nicht aus.
Fazit: Es bleibt kompliziert.