Lohn- und umsatzsteuerliche Gestaltungsüberlegungen zu Betriebsveranstaltungen

Hintergrund

Die steuerliche Behandlung von Betriebsveranstaltungen stellt für die meisten Unternehmen ein Thema von wiederkehrender Relevanz dar. Dabei gilt es eine Vielzahl von steuerlichen Besonderheiten zu beachten. Durch eine zeitnahe Steuerplanung lassen sich in der Regel Steuerfolgen auf Arbeitgeber- und Arbeitnehmerseite minimieren sowie kosten- und aufwandsintensive Konflikte und Rechtsstreitigkeiten im Rahmen von späteren Betriebsprüfungen vermeiden.

Lohnsteuerliche Grundsätze

Übliche Zuwendungen des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer (und gegebenenfalls deren Begleitperson) im Rahmen von Betriebsveranstaltungen stellen grundsätzlich grundsätzlich steuerpflichtigen Arbeitslohn des Arbeitnehmers dar. Bei üblichen Zuwendungen handelt es sich beispielsweise um Aufwendungen für Speisen und Getränke oder die Aufwendungen für den äußerlichen Rahmen. Je Betriebsveranstaltung gilt ein Freibetrag von 110 € je Arbeitnehmer, bei dessen Unterschreiten kein steuerpflichtiger Arbeitslohn vorliegt. Dabei sind die gesamten Aufwendungen auf alle bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmer aufzuteilen. Der auf Begleitpersonen entfallende Teil der Aufwendungen ist dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen. Voraussetzung für die Gewährung des Freibetrags ist jedoch grundsätzlich, dass die Betriebsveranstaltung sämtlichen Angehörigen des Betriebs offensteht. Begünstigt sind jedoch auch Betriebsveranstaltungen für eine bestimmte Abteilung, sofern alle Arbeitnehmer dieser Abteilung teilnehmen können und somit keine Bevorzugung einer bestimmten Arbeitnehmergruppe vorliegt. Zu beachten ist im Weiteren, dass der Freibetrag für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich in Anspruch genommen werden kann. Nimmt der Arbeitnehmer an mehr als zwei Veranstaltungen teil, kann und sollte ausgewählt werden, für welche Veranstaltung der Freibetrag gelten soll. Bei mehr als zwei Betriebsveranstaltungen für Arbeitnehmer (und deren Begleitperson), für die der Freibetrag überschritten wird, liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Dem Arbeitgeber steht ein Besteuerungswahlrecht zu. Neben der Besteuerung durch den Arbeitnehmer kann der Arbeitgeber die Zuwendungen einem Pauschsteuersatz von 25 % (zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) unterwerfen und anstelle der Arbeitnehmer versteuern. Entscheidet sich der Arbeitgeber für die pauschale Besteuerung, entfällt auch die Sozialversicherungspflicht der Zuwendungen.

Umsatzsteuerliche Grundsätze

Zu beachten bleiben auch die Konsequenzen für Veranstaltungen, die steuerlich nicht als Betriebsveranstaltungen gelten. Insbesondere gemischt betriebliche und private Veranstaltungsaufwendungen, geschäftlich veranlasste Veranstaltungen für Geschäftsfreunde oder Kunden sowie Veranstaltungen zur Feier eines bestimmten Arbeitnehmers sollten aus steuerlicher Sicht geprüft werden.

Hinweis

Zu beachten bleiben auch die steuerlichen Konsequenzen für Veranstaltungen, die steuerlich nicht als Betriebsveranstaltungen gelten. Insbesondere gemischt betriebliche und private Veranstaltungsaufwendungen, geschäftlich veranlasste Veranstaltungen für Geschäftsfreunde oder Kunden sowie Veranstaltungen zur Feier eines bestimmten Arbeitnehmers sollten aus steuerlicher Hinsicht besonders geprüft werden.