GmbH-Gesellschafterliste: am besten sehr zügig aktualisieren

Was bedeutet „unverzügliche Aufnahme“ einer geänderten Gesellschafterliste in das Handelsregister?

Beim Wechsel von GmbH-Gesellschaftern oder im Falle einer Veränderung von deren Beteiligungsumfang kommt es nach den GmbH-Gesetz für die Wirksamkeit darauf an, dass die entsprechend aktualisierte Gesellschafterliste unverzüglich beim Handelsregister eingereicht wird. Mit der Frage, was nun „unverzüglich“ bedeutet, hatte sich kürzlich das Schleswig-Holsteiner Oberlandesgericht zu befassen und entschied, dass eine neue Gesellschafterliste innerhalb von höchstens zwei Wochen nach Vornahme der die Veränderung im Gesellschaftsverhältnis herbeiführenden Rechtshandlung im Handelsregister hinterlegt werden muss. 

Am Ende wird alles gut?

Der im Handelsregister einer GmbH eingetragene alleinige Geschäftsführer war zugleich auch deren Alleingesellschafter; so wies es die Gesellschafterliste korrekt aus. Am 4.5.2022 übertrug er sämtliche Geschäftsanteile an der GmbH mit notariellem Vertrag auf den Käufer als neuen Allein-Gesellschafter. Dieser hielt nach der Anteilsübertragung ausweislich derselben notariellen Urkunde eine Gesellschafterversammlung ab und beschloss die Abberufung des vorherigen Geschäftsführers. Sodann bestellte er sich selbst als Geschäftsführer und verlegte im Wege der Änderung des Gesellschaftsvertrags den Sitz der GmbH. Der beurkundende Notar reichte die entsprechenden Anmeldungen am 31.5.2022 beim zuständigen Handelsregister ein und fügte eine neue Gesellschafterliste bei, die den Käufer als neuen alleinigen Gesellschafter auswies. 

Leider nicht immer

Alle Beteiligten staunten nicht schlecht, als das Registergericht mitteilte, die Einreichung der Liste sei verspätet. Begründet wurde dies damit, dass zwischen den Rechtshandlungen vom 4.5.2022 und der aktualisierten Gesellschafterliste nahezu vier Wochen lagen, was nicht mehr als – vom GmbH-Gesetz gefordert – „unverzüglich“ gelten könne. Die Richter gingen sogar noch weiter und hielten die sämtlichen gefassten Beschlüsse der GmbH für endgültig unwirksam mit der Konsequenz, dass der neue Alleingesellschafter nicht wirksam zum Geschäftsführer bestellt worden war und deshalb die GmbH bei der Anmeldung auch nicht wirksam vertreten konnte. Das wollte der neue Gesellschafter auf keinen Fall hinnehmen, hatte aber letztendlich das Nachsehen. Das Oberlandesgericht Schleswig-Holstein erläuterte wie folgt: der Beschluss vom 4.5.2022, durch den sich der neue Gesellschafter zum Geschäftsführer bestellt und den Sitz der GmbH verlegt hatte, war deshalb unwirksam, weil eine neue Gesellschafterliste, die ihn als Gesellschafter auswies, zum Zeitpunkt der Beschlussfassung noch nicht in das Handelsregister aufgenommen worden war. Es reichte auch nicht aus, dass die Übertragung der Geschäftsanteile für das Handelsregister aus der eingereichten Urkunde vom 4.5.2022 erkennbar war. Vielmehr erforderlich wäre die Eintragung der Veränderung in die im Handelsregister aufgenommene Gesellschafterliste gewesen. Zwar gilt nach dem GmbHG eine vom Erwerber in Bezug auf das Gesellschaftsverhältnis vorgenommene Rechtshandlung als von Anfang an wirksam, wenn die (aktuelle) Liste unverzüglich nach Vornahme der Rechtshandlung in das Handelsregister aufgenommen wird. „Unverzüglich“ ist aber nach Ansicht der Richter eine Einreichung zum Handelsregister allenfalls dann, wenn sie innerhalb einer Frist von höchstens zwei Wochen nach Vornahme der Rechtshandlung erfolgt.

Schnelles Handeln ist gefragt!

Die Entscheidung zeigt einmal mehr, welche unterschiedlichen Stolperfallen es im Zusammenhang mit der GmbH-Gesellschafterliste gibt. Als Faustregel gilt: wann immer sich eine Änderung ergibt, sei es ein Gesellschafterwechsel oder eine Veränderung im Beteiligungsumfang eines Gesellschafters - am besten sofort eine neue Gesellschafterliste einreichen, um nicht Gefahr zu laufen, die zugrundeliegenden Beschlüsse und Rechtshandlungen wiederholen zu müssen. Denn vom Gesetz wird „unverzügliches“ Handeln gefordert und das ist nur gegeben, wenn die Einreichung innerhalb einer Frist von höchstens zwei Wochen nach Vornahme der verändernden Rechtshandlung erfolgt. Eine Zeitspanne von über zwei Wochen lässt sich nämlich schon begrifflich nicht mehr als „unverzüglich“ ansehen. Im Übrigen gilt auch bei Mitwirkung eines Notars nichts anderes: reicht dieser verspätet ein, liegt ebenfalls schädliches schuldhaftes Zögern vor. 

OLG Schleswig-Holstein, Beschluss vom 20.3.2023, 2 Wx 56/22