Aktuelles zur E-Rechnung – Überarbeitung von EN 16931

Ab dem 1.1.2027 muss eine Vielzahl von Unternehmen E-Rechnungen ausstellen. Das Europäische Komitee für Normung (CEN) hat jetzt eine Überarbeitung des der E-Rechnung zugrunde liegenden Standards verabschiedet und die EN 16931-1:2026 als neue Referenz für das semantische Datenmodell festgelegt. Derweil hat das Bundesfinanzministerium FAQ zur E-Rechnung veröffentlicht. 

Schrittweise Einführung der E-Rechnung

Während die Verpflichtung zum Empfang von E-Rechnungen für inländische Unternehmen bereits seit dem 1. Januar 2025 besteht, gelten für den Versand von E-Rechnungen noch Übergangsregeln. Viele Unternehmen müssen spätestens ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen versenden. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro beginnt die Pflicht erst zum 1. Januar 2028. Der strukturierte Datenteil von E-Rechnungen muss dabei der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder mit dieser interoperabel sein.

Aktuelle Entwicklungen 

Während die ursprüngliche Version der Norm EN 16931 aus dem Jahr 2017 in erster Linie zur Unterstützung der elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor (B2G) entwickelt wurde, erweitert die Überarbeitung von 2026 das semantische Modell, um komplexe B2B-Rechnungsszenarien besser abzubilden und den Standard im Hinblick auf EU-weite digitale Meldepflichten zukunftssicher zu gestalten. 

Geplante Änderungen

1. Auflösung der „1 Bestellung – 1 Lieferung – 1 Rechnung“-Beziehung
   Bisher war eine E-Rechnung stark auf den Anwendungsfall ausgerichtet, bei dem eine Bestellung, eine Lieferung und eine Rechnung zusammengehören. Mit EN16931-1:2026 wird diese Einschränkung aufgehoben. Künftig sollen komplexere Geschäftsprozesse, wie etwa Sammelrechnungen oder Teillieferungen, abgebildet werden können. Dies erleichtert die Abbildung von Geschäftsbeziehungen und sorgt für mehr Flexibilität im elektronischen Rechnungsaustausch.
    
2. Neues Datenmodell und ViDA-Anforderungen:
   Die Überarbeitung des Datenmodells orientiert sich an den Anforderungen der EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA). Ziel ist es, die Mehrwertsteuerberichterstattung europaweit zu vereinfachen und zu digitalisieren. Dazu werden neue Datenfelder und Strukturen eingeführt, die eine automatisierte Auswertung und Verarbeitung der Rechnungsdaten ermöglichen.
    
3. Branchen- und Erweiterungslogik (Extension Component Library):
   Ein weiteres zentrales Element ist die sogenannte Extension Component Library. Sie erlaubt es, branchenspezifische oder nationale Anforderungen in das Standardformat einzubinden. Damit wird die E-Rechnung für verschiedene Wirtschaftszweige anpassbarer, ohne die Kompatibilität zum europäischen Standard zu verlieren.

Technische Umsetzung in Deutschland

Die Überarbeitung von EN 16931 stellt kein neues Rechnungsformat dar, sondern bildet weiterhin die semantische Grundlage bestehender Rechnungsformate. Die in Deutschland gängigsten E-Rechnungs-Formate X-Rechnung und ZUGFeRD basieren auf der europäischen Norm und werden die Änderungen in neuen Versionen entsprechend übernehmen.

FAQ des Bundesfinanzministeriums

Das Bundesfinanzministerium hat auf seiner Webseite FAQ zur Einführung der E-Rechnung veröffentlicht (Bundesfinanzministerium - Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025). Darin geht das BMF z.B. auch auf die Visualisierung, Validierung und Aufbewahrung von E-Rechnungen ein.

Fazit und Handlungsempfehlung: Jetzt auf E-Rechnung umstellen

Die Weiterentwicklung der EN 16931 ist im Hinblick auf die stärkere Ausrichtung auf B2B-Geschäftsprozesse sowie die anstehenden umsatzsteuerlichen Meldepflichten zu begrüßen. Für Unternehmen ergeben sich hierdurch mehr Möglichkeiten der individuellen Anpassung und der Automatisierung. Gleichzeitig steigen jedoch auch die Anforderungen an die Struktur und Validität der Rechnungsdaten. Mit Blick auf die ablaufende Übergangsregelung zum Versand sollten sich jetzt alle betroffenen Unternehmen mit der Umstellung auf die E-Rechnung befassen.

Unsere Expert:innen stehen Ihnen dabei gerne beratend zur Seite.