E-Rechnungen: Neues vom BMF

Kurzer Überblick zur Rechtslage

Seit dem 1.1.2025 sind Umsätze zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich mittels E-Rechnung abzurechnen. Übergangsregelungen gibt es lediglich für die Ausstellung von Rechnungen, nicht dagegen auf der Eingangsseite: Hier müssen Unternehmen von Beginn an in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen zu können.

Entwurf eines neuen Schreibens – was ist neu?

Der vorliegende Entwurf soll Schwächen bzw. Unklarheiten des bisherigen Schreibens beseitigen. Folgende wesentliche Regelungen bzw. Hinweise in Ergänzung zum bisherigen Schreiben sind in dem Entwurf enthalten:

Kleinunternehmer
Anpassung an die Änderung durch das Jahressteuergesetz 2024, wonach Umsätze von Kleinunternehmer:innen nicht unter die E-Rechnungspflicht fallen.

E-Rechnungen im falschen Format
Dateien, die die Formatvorgaben an E-Rechnungen nicht erfüllen, gelten als sonstige Rechnungen in einem anderen elektronischen Format, sofern sie die Rechnungsvorgaben des UStG erfüllen.

Pflichtangaben gemäß UStG
E-Rechnungen müssen alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben im strukturierten Teil der Rechnung enthalten, ansonsten sind sie nicht ordnungsgemäß. Hinweise in den strukturierten Daten auf eine Anlage, die die notwendigen Daten in unstrukturierter Form enthält, reichen nicht aus.

Rechnungsberichtigung in der Bauwirtschaft

• Ist nicht erforderlich bei Änderungen der Bemessungsgrundlage aufgrund von Unstimmigkeiten über die Höhe des Entgelts (z.B. Mängelrügen in der Bauwirtschaft).
• Ist erforderlich, sofern sich der Leistungsumfang ändert (z.B. Änderung des Aufmaßes).

Aufbewahrung
Zumindest der strukturierte Teil der E-Rechnung ist so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Wird die E-Rechnung nicht in einem GoBD-konformen Datenverarbeitungssystem archiviert, ist dies kein Verstoß gegen die relevanten umsatzsteuerlichen Vorschriften (§ 14b I UStG und § 14 III UStG).

Anpassung der GoBD an die Einführung der E-Rechnung

Neben redaktionellen Änderungen sind im Hinblick auf E-Rechnungen insbesondere die folgenden Regelungen zu beachten:

Aufbewahrung

• Wird ein Fakturaprogramm eingesetzt, so muss keine bildhafte Kopie der Ausgangsrechnung (z.B. PDF-Teil bei hybriden Formaten) archiviert werden, sofern diese jederzeit reproduziert werden kann.
• Die Aufbewahrung des menschenlesbaren Datenteils einer hybriden Rechnung (z.B. PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung) ist nur erforderlich, wenn diese zusätzliche Informationen enthält, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Mittelbarer Datenzugriff (Z2)
Die Finanzverwaltung kann von den Unternehmen verlangen, dass diese ihre Daten selbst nach Vorgaben der Finanzverwaltung auswerten und das Ergebnis in einem maschinell auswertbaren Format zur Verfügung stellen.

Einschätzung

Der Entwurf des BMF-Schreibens bietet einige für die Praxis wichtige Hinweise. Dennoch bleiben noch viele Fragen nach wie vor ungeklärt. Es bleibt daher die Hoffnung, dass das endgültige Schreiben mehr bietet. 
Die neu gefassten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind dagegen jetzt schon zu beachten. Während diese Vereinfachungen bei der Archivierung vorsehen, erhöhen sie die Anforderungen an die IT-Systeme hinsichtlich der Auswertbarkeit der Daten. Hier ist zu prüfen, ob Ihr System den neuen Anforderungen gerecht wird. Unsere Expert:innen unterstützen Sie gerne hierbei.

BMF: Entwurf eines BMF-Schreibens vom 25.6.2025
BMF-Schreiben vom 14.7.2025