E-Rechnungen: Neues vom BMF

Wesentliche Aussagen des Schreibens

Format- vs. Geschäftsregelfehler bei E-Rechnungen
Das BMF unterscheidet zwischen Format- und Geschäftsregelfehler.
Formatfehler liegen vor, wenn die E-Rechnung nicht die Anforderungen an das strukturierte elektronische Format erfüllt. Dies ist der Fall, wenn eine unzulässige Syntax verwendet wird oder die erforderliche Extraktion der notwendigen Daten nicht möglich ist. Überprüft werden kann dies mit einer geeigneten Validierungssoftware. 
Bestehen Formatfehler, so handelt es sich nicht um eine E-Rechnung, sondern um eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format. Diese ist derzeit nur noch ordnungsgemäß, sofern der Rechnungsempfänger dem zustimmt, bzw. sie ohne Widerspruch annimmt. Spätestens mit Auslaufen der Übergangsregelungen ab Beginn des Jahres 2027 handelt es sich regelmäßig um ein nicht zulässiges Format. 
Geschäftsregelfehler ergeben sich, wenn die Rechnungsdatei gegen die technischen Vorschriften zur Überprüfung der logischen Abhängigkeiten der in der E-Rechnung enthaltenen Informationen verstößt. Ursache hierfür können unvollständige Informationen (z. B. Nicht-Ausfüllung von Pflichtfeldern) oder widersprüchliche Angaben (Steuerbetrag passt nicht zum Steuersatz) sein. Diese werden z. B. in der Validierung als „critical Error“ festgestellt. Derartige Fehler können dazu führen, dass die betroffenen Rechnungen nicht ordnungsgemäß sind (s. u.).

Rechnungen von Kleinunternehmern, Kleinstbetragsrechnungen und Fahrausweise
Die aufgeführten Rechnungen können, aufgrund der bestehenden Ausnahmeregelungen, immer als sonstige Rechnung ausgestellt werden und als E-Rechnung. Die Ausstellung als sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format, erfordert dagegen die (konkludente) Zustimmung des Rechnungsempfängers.

Hinweise zum Vorsteuerabzug
E-Rechnungen können in einem rein strukturierten (X-Rechnung) oder in einem hybriden Format (ZUGFeRD-Rechnung) erstellt werden. Bei hybriden Formaten ist zwischen strukturiertem Teil (Datensatz) und unstrukturiertem Teil (z. B. pdf-Datei) zu unterscheiden. Die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen alle im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein, ansonsten ist die E-Rechnung nicht ordnungsgemäß. Ein Verweis in den strukturierten Daten auf Angaben im unstrukturierten Teil der E-Rechnung reicht nicht aus. So muss sich z. B. aus der Leistungsbeschreibung die abgerechnete Leistung eindeutig und leicht nachprüfbar ergeben. Lediglich hierzu ergänzende Angaben (z. B. Aufschlüsselung der Stundennachweise) können in einen Anhang zur E-Rechnung aufgenommen werden.
Rechnungen, die gegen die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben verstoßen, sind nicht ordnungsgemäß und berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug. Dies betrifft jedoch nur Fehler zu den Pflichtangaben (Inhaltsfehler). So sind z. B. Geschäftsregelfehler zu anderen Inhalten (z. B. die fehlende Angabe des Feldes „BT-10 Buyer reference“) umsatzsteuerlich unbeachtlich. Umgekehrt kann eine E-Rechnung auch umsatzsteuerlich inhaltlich fehlerhaft sein, obwohl im Rahmen der Validierung formal kein Fehler bzw. kein Verstoß gegen die Geschäftsregeln festgestellt wurde. Dies betrifft materielle Fehler, wie z. B. die Angabe eines falschen Steuersatzes oder eine falsche Leistungsbeschreibung.

Vertrauensschutz bei Einsatz von Validierungssoftware?
Unter Beachtung der Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns können Sie sich auf das Ergebnis der Validierung der E-Rechnung bei Einsatz einer geeigneten Validierungssoftware verlassen. Als Nachweis bietet sich die Aufbewahrung des Validierungsberichts an.
Zu beachten ist, dass die Validierung nur Aussagen zum Format und zur Einhaltung der Geschäftsregeln trifft. Die Prüfung möglicher materieller Mängel (Inhaltsfehler) ist anderweitig sicherzustellen.

Berichtigung von E-Rechnungen
Ändert sich lediglich die Bemessungsgrundlage, ohne dass sich der Umfang der abgerechneten Leistung ändert (z. B. Skonti), so ist keine Berichtigung der (E-)Rechnung erforderlich.
Ändert sich dagegen der Leistungsumfang, so erfordert dies die Berichtigung der E-Rechnung. Hierbei kann die Berichtigung auch vom Rechnungsempfänger mittels Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinne (Selbstfakturierung) vorgenommen werden.

Aufbewahrung von E-Rechnungen
Zumindest der strukturierte Teil der E-Rechnung ist acht Jahre lang so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Wird die E-Rechnung nicht in einem GoBD-konformen Datenverarbeitungssystem archiviert, so ist dies allein kein Verstoß gegen die relevanten umsatzsteuerlichen Vorschriften (§ 14b I UStG und § 14 III UStG). Unabhängig hiervon sind die Vorgaben des BMF zur Erfüllung der GoBD zu beachten.

Was ist zu tun?

Die Vorgaben des BMF sind im Rahmen der Rechnungsstellung zu beachten und umzusetzen. Hierbei sind nicht nur die zuvor aufgeführten Änderungen zu beachten, sondern die Regelungen in Gänze. 
Beim Rechnungsempfang ist durch adäquate Kontrollen, z. B. Einrichtung eines Tax-Compliance-Systems, sicherzustellen, dass diese ordnungsgemäß sind und zum Vorsteuerabzug berechtigen. Hierbei ist zu beachten, dass dies nicht nur die „klassische“ Prüfung der umsatzsteuerlichen Pflichtinhalte umfasst, sondern auch die Zulässigkeit des verwendeten Formats und die Einhaltung der Geschäftsregeln. So ist es z. B. erforderlich, zu prüfen, ob das Format zulässig und fehlerfrei ist und ob die erforderlichen Angaben bei ZUGFeRD-Rechnungen im strukturierten Teil enthalten sind. Im Jahr 2027 müssen Sie zudem bei Empfang von sonstigen Rechnungen sicherstellen, dass der Rechnungsausteller im Rahmen der Übergangsregelungen noch berechtigt ist, diese auszustellen (maßgeblicher Umsatz ≤ 800 T€) . 
Klären Sie auch, ob Sie im Rahmen der Übergangsregelungen aus verfahrensökonomischen Gründen überhaupt noch Rechnungen in zustimmungsbedürftigen Formaten akzeptieren wollen, oder eindeutig die E-Rechnung präferieren und kommunizieren Sie dies frühzeitig mit Ihren Lieferanten.
Unsere Experten unterstützen Sie hierbei gerne.

BMF, Schreiben v. 15.10.2025
BMF, Schreiben vom 14.7.2025 (GoBD)