Ab dem 1.1.2027 werden digitale Entgeltunterlagen Pflicht – Handlungsbedarf für Arbeitgeber

Zum 1.1.2027 tritt eine wichtige Änderung im Bereich der Lohn- und Gehaltsunterlagen in Kraft: Die bisher bestehende Möglichkeit, sich von der elektronischen Führung bestimmter Entgeltunterlagen befreien zu lassen, entfällt. Künftig müssen Arbeitgeber die relevanten Entgeltunterlagen grundsätzlich elektronisch führen und für Betriebsprüfungen digital bereitstellen können. 

Wer ist betroffen?

Die Regelung betrifft alle Arbeitgeber, unabhängig von der Unternehmensgröße. Bereits Unternehmen mit einem sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten oder einem Minijobber fallen unter die Vorgaben der Beitragsverfahrensverordnung (BVV).

Was ändert sich konkret?

Während die eigentlichen Abrechnungsdaten bereits heute regelmäßig elektronisch in der Lohnsoftware vorliegen, wurden viele ergänzende Unterlagen bislang noch in Papierform aufbewahrt. Ab dem 1.1.2027 müssen auch diese Unterlagen elektronisch geführt werden.

Zu den betroffenen Dokumenten gehören beispielsweise:

• Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen
• Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht bei Minijobber:innen
• Immatrikulationsbescheinigungen von Werkstudent:innen
• Nachweise zur Elterneigenschaft für die Pflegeversicherung
• Arbeitszeitaufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz
• Aufenthaltstitel und Arbeitserlaubnisse
• Unterlagen zu Statusfeststellungsverfahren
• Weitere sozialversicherungsrechtlich relevante Nachweise

Welche Unterlagen konkret vorzuhalten sind, hängt jeweils vom einzelnen Beschäftigungsverhältnis ab.

Was müssen Arbeitgeber beachten?

Die Anforderungen gehen deutlich über das bloße Einscannen von Papierdokumenten hinaus. Die elektronische Ablage muss insbesondere:

• vollständig und nachvollziehbar sein,
• revisionssicher erfolgen,
• einen schnellen Zugriff bei Betriebsprüfungen ermöglichen,
• datenschutzrechtliche Anforderungen erfüllen und
• eine strukturierte Dokumentenverwaltung gewährleisten.

Darüber hinaus gelten konkrete Vorgaben für die Dateibenennung. Die Deutsche Rentenversicherung verlangt „sprechende Dateinamen“, die Rückschlüsse auf Dokumentenart, Person und Zeitraum zulassen.

Beispiel:
rv-befreiung-mustermann-max-2026

Dabei sind u.a. folgende Vorgaben zu beachten:

• maximal 64 Zeichen,
• keine Umlaute,
• kein „ß“,
• keine Leerzeichen,
• keine Sonderzeichen,
• keine beliebigen Dateinamen wie „Scan001.pdf“ oder „Dokument(3).pdf“.

Müssen Papierunterlagen weiterhin aufbewahrt werden?

Wichtig: Werden unterschriebene Papierdokumente digitalisiert, dürfen die Originale derzeit nicht sofort vernichtet werden. Diese sind grundsätzlich bis zum bestandskräftigen Abschluss der nächsten Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung aufzubewahren.

Müssen auch Altakten digitalisiert werden?

Häufig stellt sich die Frage, ob sämtliche Personal- und Entgeltunterlagen aus vergangenen Jahren bis zum 1.1.2027 digitalisiert werden müssen. Dies ist grundsätzlich nicht der Fall. Die Verpflichtung zur elektronischen Führung der Entgeltunterlagen bezieht sich auf die laufende Dokumentation ab dem 1.1.2027. Für Zeiträume bis einschließlich 31.12.2026 gelten bestehende Aufbewahrungspflichten weiterhin fort. Wurde für diese Zeiträume bislang eine zulässige papiergebundene Aufbewahrung vorgenommen, müssen diese Unterlagen nicht zwingend nachträglich digitalisiert werden. Aus Gründen der Vereinfachung von Prozessen und künftigen Betriebsprüfungen kann eine freiwillige Digitalisierung jedoch sinnvoll sein.

Welche Folgen drohen bei Nichtbeachtung?

Fehlende oder nicht ordnungsgemäß geführte digitale Entgeltunterlagen können bei einer Betriebsprüfung zu erheblichen Problemen führen. Mögliche Folgen sind:

• Erschwernisse bei der Betriebsprüfung,
• Nachforderungen von Sozialversicherungsbeiträgen,
• Schätzungen durch die Deutsche Rentenversicherung,
• Bußgelder bei Verstößen gegen Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten.

Unser Praxistipp

Nutzen Sie die verbleibende Zeit bis Ende 2026, um Ihre Prozesse zu überprüfen:

• Welche Entgeltunterlagen werden noch in Papierform geführt?
• Ist eine digitale Personalakte oder ein geeignetes Dokumentenmanagementsystem vorhanden?
• Sind Zugriffsrechte und Datenschutzanforderungen geregelt?
• Besteht eine einheitliche Struktur für die Ablage und Benennung von Dokumenten?
• Sind Altbestände zu digitalisieren?

Frühzeitiges Handeln vermeidet unnötigen Zeitdruck und sorgt dafür, dass die nächste Betriebsprüfung problemlos durchgeführt werden kann.
 

Unterstützung durch die dhpg

Gerne unterstützen wir Sie dabei, rechtzeitig die notwendigen organisatorischen und technischen Voraussetzungen zu schaffen und die neuen Anforderungen effizient und rechtssicher umzusetzen. Dazu gehören die Bewertung Ihrer bestehenden Prozesse sowie die praktische Umsetzung der neuen Anforderungen. Wir beraten Sie bei der Auswahl geeigneter Softwarelösungen, wie beispielsweise Zeiterfassungs-, HR- oder Mitarbeiterportal-Lösungen, und begleiten Sie bei der Einführung passender Systeme. 

Sprechen Sie uns gerne an.