Teil 1: Wirtschaftlicher Arbeitgeber & Lohnsteuer – Warum die neue Arbeitgeberbescheinigung jetzt einen einheitlichen Prozess braucht

Internationale Tätigkeiten gehören längst zum Alltag – nicht nur in globalen Konzernen, sondern auch bei Mittelständlern mit einer oder wenigen Auslandsgesellschaften. Sobald Mitarbeitende über Ländergrenzen hinweg tätig werden, stellt sich die Frage, welcher Staat das Besteuerungsrecht für den Arbeitslohn hat. Dabei geht es nicht nur um die bekannte 183‑Tage‑Regel. Nach Art. 15 Abs. 2 Buchstabe b OECD‑Musterabkommen kann das Besteuerungsrecht schon ab dem ersten Einsatztag ins Ausland wechseln, wenn dort der so genannte wirtschaftliche Arbeitgeber sitzt. Das erleben wir zunehmend in modernen Matrixstrukturen im Konzern, aber genauso in kleineren internationalen Unternehmensgruppen.

Wann liegt ein wirtschaftlicher Arbeitgeber vor?

Ein ausländisches Unternehmen gilt als wirtschaftlicher Arbeitgeber, wenn der Mitarbeitende im betrieblichen Interesse dieser Einheit arbeitet, dort fachlich eingebunden ist (1. Voraussetzung) und das Unternehmen den Arbeitslohn wirtschaftlich trägt oder nach Fremdvergleich hätte tragen müssen (2. Voraussetzung). Diese beiden Kriterien entscheiden über die steuerliche Zuordnung der Arbeitsleistung – und damit über die richtige Behandlung im Lohnsteuerabzug in Deutschland.

Lohnsteuerabzug – was passiert unterjährig?

Sobald und soweit die Voraussetzungen für den wirtschaftlichen Arbeitgeber im Ausland erfüllt sind, ist der entsprechende Lohnanteil in Deutschland ab dem ersten Tag freizustellen. In der Praxis empfiehlt sich eine Freistellungsbescheinigung im Lohnsteuerabzugsverfahren (pflichtig nur in bestimmten DBA-Fällen). Operativ verlangt das BMF-Schreiben vom 8.10.2024:‑Schreiben vom 8.10.2024:

• Zuerst direkt zuordenbaren Lohn erfassen (in‑/ausländische Tage etc.).
• Den verbleibenden Lohn unterjährig schätzen (Monat/Jahr).
• Zum Jahresende die Schätzung verproben und die finale Aufteilung steuerpflichtig/steuerfrei vornehmen (True‑up, ggf. Korrekturen).

Die neue Arbeitgeberbescheinigung als Prüfstein der Konsistenz.

Zum Jahreswechsel treffen zwei Welten aufeinander: Die HR-Abteilung muss die finale DBA-Aufteilung im Lohnsteuerabzug abbilden; Finance/Transfer Pricing müssen die endgültige Kostenquote (0/100/x %) ermitteln – inkl. Lohnverwaltungskosten, Boni/Aktienvergütung und der Bestätigung der Endgültigkeit (keine Rückbelastungen). Genau diese Angaben verlangt die gem. BMF-Schreiben vom 19.12.2025 standardisierte „Arbeitgeberbescheinigung über die Kostentragung zur Vorlage beim Wohnsitzfinanzamt“ zusätzlich zu den reinen Payroll-Daten. Nur wenn Aufteilung (Payroll-Abteilung) und Kostenquote (FiBu/TP) konsistent sind, greift die Indizwirkung und die Vereinfachung in der Veranlagung. Fehlt die Konsistenz, ist dies ein dankbarer Aufgriffspunkt in der Lohnsteueraußenprüfung oder auch der Betriebsprüfung.

Warum Unternehmen einen einheitlichen Prozess brauchen.

Die Arbeitgeberbescheinigung zeigt auf, dass die Entsendung von Mitarbeitenden insbesondere im Konzern ein Schnittstellenthema ist:

• Die Payroll-Abteilung rechnet unterjährig mit Schätzung und Jahres-True‑up.
• Die Finanzbuchhaltung ermittelt die tatsächliche Kostenquote (inkl. Verwaltungskosten).
• Transfer Pricing bewertet die Fremdüblichkeit und sorgt für korrekte Weiterbelastung.
• Die Arbeitgeberbescheinigung verlangt die endgültige, fremdvergleichskonforme Kostenquote – also mehr Informationen, als in der Lohnabrechnung verfügbar sind.

Nur wenn diese Bereiche integriert zusammenarbeiten, sind Lohnsteuerabzug und Bescheinigung konsistent.

Ausblick auf Teil 2.
Im nächsten Teil zeigen wir, warum die Arbeitgeberbescheinigung Informationen erfordert, die nur die Finanzbuchhaltung und Transfer Pricing liefern können – und wie Unternehmen die Kostenbasis so strukturieren, dass die Bescheinigung prüfungsfest wird.