Umsatzsteuer-Sonderprüfung: Was erwartet Sie?

Wann findet eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung statt?

Unabhängig vom Turnus allgemeiner Außenprüfungen führt die Finanzverwaltung besondere Außenprüfungen in Form von Umsatzsteuer-Sonderprüfungen durch. Dabei prüft sie in der Regel nur einzelne Sachverhalte (z.B. Vorsteuerabzug und Vorsteueraufteilung bei der Vermietung von Gebäuden) und führt keine Vollprüfung durch wie bei einer regulären Betriebsprüfung. Die Sonderprüfung betrifft nur die Umsatzsteuer und kann bei einem Unternehmen mehrfach im Jahr erfolgen. Sie umfasst nur einzelne Monate oder Quartale, für die Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgegeben wurden, und nicht drei Jahre. Häufig sind auch Auffälligkeiten in den abgegebenen Umsatzsteuer-Voranmeldungen Anlass für eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung, etwa die wiederholte Abgabe berichtigter Umsatzsteuer-Voranmeldungen oder die Anmeldung eines ungewöhnlich hohen Erstattungsanspruchs (Vorsteuer-Überhang). 

Eine ordentliche Sonderprüfung wird immer angekündigt

Wie bei einer umfassenden Außenprüfung braucht es auch bei der Umsatzsteuer-Sonderprüfung eine schriftliche Prüfungsanordnung, die die Finanzbehörde unter Berücksichtigung folgender Angaben mindestens zwei Wochen vor Beginn der Prüfung bekannt geben muss:

• Auf welchen Zeitraum erstreckt sich die Prüfung?
• Welche Sachverhalte stehen im Fokus (z.B. Vorsteuerabzug, Belegnachweise zu steuerfreien Lieferungen, zeitgerechte Versteuerung)?
• Hat der Prüfer die Absicht, auf elektronisch geführte Buchführungsunterlagen zuzugreifen?

In der Regel meldet sich der Prüfer vor einer Prüfungsanordnung telefonisch bei dem Unternehmer oder seinem Steuerberater, um einen Termin für die Sonderprüfung zu vereinbaren – im Gegensatz zur Umsatzsteuer-Nachschau, zu der der Prüfer unangekündigt erscheint. Nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung ist in Fällen von Steuerstraftaten grundsätzlich keine Selbstanzeige mit strafbefreiender Wirkung mehr möglich. 

Ablauf der Umsatzsteuer-Sonderprüfung

In aller Regel findet die Umsatzsteuer-Sonderprüfung in den Geschäftsräumen des Unternehmens statt und ist oft mit einer Betriebsbesichtigung verbunden. Ausnahmen bestätigen die Regel: Je nach zu prüfenden Sachverhalten kann die Prüfung komplett oder auch teilweise in den Räumen der prüfenden Behörde durchgeführt werden.

Zu Beginn einer Prüfung empfiehlt es sich, mit dem Prüfer ein einleitendes Gespräch zu führen und ihm einen allgemeinen Überblick über die Organisation des Betriebs zu geben. Auch ist zu empfehlen, Einzelheiten und den Ablauf der Prüfung zu besprechen und abzustimmen, um das Verfahren für alle Beteiligten zu erleichtern und den Verlauf zu beschleunigen.

Die Sonderprüfung ist abgeschlossen, wenn die prüfende Behörde den Abschluss ausdrücklich oder konkludent erklärt und sie den Prüfbericht zugeschickt hat. Ändern sich durch die Prüfung die Besteuerungsgrundlagen, hat der Unternehmer das Recht auf eine Schlussbesprechung, um einzelne Prüfungsfeststellungen nochmals zusammenfassend zu erörtern.

Was passiert, wenn es zu Prüfungsfeststellungen kommt?

Kommt es zu Prüfungsfeststellungen, ändert die Finanzverwaltung die Steuerfestsetzung entsprechend für die geprüften Zeiträume. In der Regel führt die geänderte Festsetzung zu Umsatzsteuernachzahlungen. Jedoch sind die Prüfer:innen verpflichtet, auch Fehler zugunsten des Unternehmers zu korrigieren, sodass es in Ausnahmefällen auch zu Umsatzsteuererstattungen kommen kann. Im Gegensatz zu allgemeinen Außenprüfungen, die häufig erst Jahre nach der Realisierung der zu prüfenden Sachverhalte durchgeführt werden, finden Umsatzsteuer-Sonderprüfungen regelmäßig zeitnah statt. Nachzahlungs- oder Erstattungszinsen fallen daher im Zusammenhang mit der geänderten Steuerfestsetzung regelmäßig nicht an. War die Umsatzsteuer-Sonderprüfung wie üblich auf bestimmte Sachverhalte beschränkt, ergeben sich hinsichtlich der verfahrensrechtlichen Einordnung der geänderten Steuerbescheide erhebliche Unterschiede: Der Vorbehalt der Nachprüfung nach § 164 Abgabenordnung (AO) bleibt in der Regel bestehen und die Änderungssperre nach § 173 Abs. 2 Satz 1 AO tritt nicht ein. Das bedeutet, dass die durch die Umsatzsteuer-Sonderprüfung geänderten Bescheide später erneut geändert werden können, z.B. durch eine allgemeine Außenprüfung. 

Wie kann man sich vor Unregelmäßigkeiten in der Sonderprüfung schützen? 

Deckt die Umsatzsteuer-Sonderprüfung Unregelmäßigkeiten auf, hat dies Konsequenzen: Die Prüfung kann auf vorhergehende bzw. nachfolgende Voranmeldungszeiträume ausgedehnt werden oder es erfolgt die Anordnung einer allgemeinen Außenprüfung. Größere Unregelmäßigkeiten begründen möglicherweise auch den Anfangsverdacht einer Steuerstraftat oder Steuerordnungswidrigkeit. In diesem Fall wägt der Prüfer ab, ob er ein Strafverfahren einleitet. Bevor er weitere Ermittlungen durchführt, muss er den Unternehmer über die Einleitung des Verfahrens informieren. Eine Steuerstraftat oder Steuerordnungswidrigkeit liegt auch dann vor, wenn die Unregelmäßigkeiten auf Organisationsverschulden zurückzuführen sind, wie fehlende fachliche Kompetenz oder fehlende Kontrollsysteme im Unternehmen. Daher ist ein internes Kontrollsystem, das auch die Einhaltung umsatzsteuerlicher Vorschriften umfasst (Tax Compliance Management System, kurz Tax CMS), sehr zu empfehlen: Bei einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung trägt es u.U. dazu bei, den Vorwurf einer Steuerstraftat zu entkräften. Zudem schützt es bei nachträglicher Korrektur unter Umständen auch vor zu hohen Zinsbelastungen: Denn unentdeckte Fehler bei der Umsatzsteuer erstrecken sich häufig über lange Zeiträume und summieren sich zu hohen kreditfinanzierten Nachzahlungsbeträgen.