Bereit für die digitale Betriebsprüfung?

Steuerprüfung durch das Finanzamt – digital vorbereitet sein 

Im Rahmen einer Steuerprüfung durch das Finanzamt, sei es bei einer regulären steuerlichen Außenprüfung oder einer Umsatzsteuer-Nachschau, kann die Finanzverwaltung auf die digitalen Buchhaltungsdaten Ihres Unternehmens zugreifen. Dabei kommen spezialisierte Auswertungsprogramme in der digitalen Betriebsprüfung des Finanzamts zum Einsatz, um steuerlich relevante Informationen effizient zu analysieren. 

Für die digitale Betriebsprüfung stehen der Finanzverwaltung drei Wege offen:

• Die Prüfer greifen unmittelbar auf Ihr Buchhaltungssystem zu und werten die Daten direkt vor Ort oder remote aus. 
• Das Unternehmen stellt die angeforderten Auswertungen exakt nach den Vorgaben der Finanzverwaltung bereit.  
• Die relevanten Daten werden in einem maschinell auswertbaren Format übergeben – z. B. über einen Datenträger, eine Schnittstelle oder eine digitale Plattform. 

Diese Formen des Datenzugriffs sind heute Standard bei jeder digitalen Betriebsprüfung. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass ihre Systeme und Prozesse den Anforderungen entsprechen – sowohl technisch als auch organisatorisch. Worauf das Finanzamt in der Steuerprüfung ganz besonders achtet? Die Daten müssen jederzeit vollständig, korrekt, nachvollziehbar und unveränderbar verfügbar sein. Grundlage dafür sind die GoBD, zuletzt aktualisiert am 11. März 2024 und 14. Juli 2025.  

Mögliche Sanktionen bei Verstößen 

Werden angeforderte steuerrelevante Daten dem Finanzamt im Rahmen der Steuerprüfung nicht fristgerecht bereitgestellt, drohen Mitwirkungsverzögerungsgeld und weitere Sanktionen. Bei Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland ohne Genehmigung oder bei Hosting außerhalb der EU kann ein Verzögerungsgeld bis 250.000 EUR festgesetzt werden. Verstöße gegen die GoBD können in Steuerprüfung des Finanzamts Bußgelder, Schätzungen und im Extremfall die Verwerfung der Buchführung nach sich ziehen. Bereits erteilte Genehmigungen zur Auslandsverlagerung können widerrufen werden, wenn Auflagen nicht erfüllt sind. 

In vier Schritten zur perfekten Vorbereitung einer digitalen Betriebsprüfung 

Identifikation der steuerlich relevanten Daten 

In einem ersten Schritt sollten vor einer digitalen Betriebsprüfung die steuerrelevanten Daten eindeutig ermittelt und von den übrigen Unternehmensdaten abgegrenzt werden. Die Identifikation stellt sicher, dass alle steuerlich relevanten Daten für die Steuerprüfung vollständig erfasst sind. Die anschließende Separierung gewährleistet, dass nur diese steuerrelevanten Daten der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellt und keine weiteren Unternehmensdaten ausgewertet werden, die außerhalb des Umfangs der Steuerprüfung liegen und damit nicht den gesetzlichen Anforderungen unterliegen. 

Datenvalidierung: Ist die elektronische Auswertbarkeit gegeben? 

Steuerrelevante Daten müssen gemäß Abgabenordnung für einen Zeitraum von zehn Jahren in elektronisch auswertbarer Form aufbewahrt werden. Bei Änderungen in der IT-Landschaft, etwa durch die Ablösung alter Systeme, ist sicherzustellen, dass die Daten weiterhin vollständig und ohne Einschränkungen ausgewertet werden können. Wir unterstützen Unternehmen dabei, ihre Unterlagen und Daten ordnungsgemäß und revisionssicher zu archivieren, sodass die elektronische Auswertbarkeit in der digitalen Betriebsprüfung jederzeit gewährleistet ist. Darüber hinaus prüfen wir die technischen Voraussetzungen für einen GoBD-konformen Datenexport und die maschinelle Auswertbarkeit der Daten. 

Datenanalyse: Was kann der Betriebsprüfer aus Ihren Daten entnehmen? 

Die exportierten Daten werden zunächst auf Vollständigkeit geprüft. Die Finanzverwaltung nutzt bei der digitalen Betriebsprüfung spezialisierte Software wie IDEA, um Daten auf Plausibilität, Vollständigkeit und Auffälligkeiten zu prüfen. Auch wir setzen dieses Tool ein, um im Vorfeld einer digitalen Prüfung typische Prüfungsroutinen zu simulieren. In enger Zusammenarbeit mit dem Unternehmen und bei Bedarf auch mit den Betriebsprüfern führen wir steuerliche Standardauswertungen durch. Die umfassende Datenanalyse erleichtert es, die möglichen Konsequenzen der digitalen Betriebsprüfung realistisch einzuschätzen und durch vorzeitige Maßnahmen auf kritische Punkte vorbereitet zu sein. 

Dokumentation: Ist das System GoBD-konform dokumentiert? 

Das Finanzamt kann im Rahmen der Betriebsprüfung auch die Verfahrens- und Systemdokumentation anfordern. Dazu zählen z. B. zu Arbeitsabläufen, IT-Systemen und Buchhaltungsprozessen. Gemeinsam mit dem Unternehmen erfassen wir die IT-gestützten Prozesse und unterstützen bei der GoBD-konformen Dokumentation der Systeme und Verfahren. Damit erfüllen Unternehmen ihre handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Pflichten vollständig und reduzieren Rückfragen im Rahmen der digitalen Betriebsprüfung. 

Digitale Betriebsprüfungen zunehmend die Regel 

Die Erfahrung zeigt, dass das Finanzamt in der Steuerprüfung verstärkt digitale Datenzugriffe nutzt. Um Sanktionen oder andere negative Folgen zu vermeiden, wird es daher immer wichtiger, sich frühzeitig auf die Anforderungen einer digitalen Betriebsprüfung einzustellen. Wir unterstützen Unternehmen dabei mit fachlicher Begleitung während aller Phasen der Prüfung und helfen, die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten. Um eine anstehende digitale Betriebsprüfung möglichst gut vorzubereiten, besteht zudem die Möglichkeit, im Vorfeld eine „Betriebsprüfungssimulation“ durchzuführen.