Betriebsprüfung darf E-Mails mit Steuerbezug anfordern

Was darf eine Betriebsprüfung anfordern?

Im Rahmen von steuerlichen Betriebsprüfungen besteht nicht selten Streit darüber, welche Unterlagen eine steuerliche Relevanz haben und daher der Finanzverwaltung auf Anforderung vorzulegen sind. Die Fragestellung hat in den vergangenen Jahren deutlich an Relevanz gewonnen, da bei elektronisch gespeicherten Daten die Finanzbehörden im Rahmen einer Außenprüfung Einsicht in diese gespeicherten Daten nehmen und das IT-System des Steuerpflichtigen zur Prüfung dieser Unterlagen nutzen dürfen. Dieses Einsichtsrecht gilt grundsätzlich für alle Unterlagen, für die der Steuerpflichtige zur Aufbewahrung verpflichtet ist – und damit auch für Handels- oder Geschäftsbriefe.

Streit um die Vorlagepflicht von E-Mails

Im Streitfall, der jüngst die Finanzgerichte beschäftigte, ging es konkret um den Zugriff der Finanzverwaltung auf E-Mails. Die Betriebsprüfung hatte die Herausgabe des vollständigen Datenarchivs sowie eines Gesamtjournals aller E-Mails gefordert, weil sie sich hieraus Informationen über die Vereinbarung und Berechnung bestimmter Verrechnungspreise innerhalb des Konzerns sowie über die Durchführung von konzernintern abgeschlossenen Verträgen erhoffte. Der Steuerpflichtige hielt diese Anforderung dagegen für unbestimmt und unverhältnismäßig und verweigerte die Herausgabe sämtlicher E-Mails.

Alle steuerlich relevanten Mails, aber kein Gesamtjournal

Das Finanzgericht Hamburg und im Rahmen der beidseitig eingelegten Revision auch der Bundesfinanzhof stellen in ihren Entscheidungen klar, dass E-Mails auch Handels- und Geschäftsbriefe sein können und damit ebenso einer grundsätzlichen Aufbewahrungs- und Vorlagepflicht unterliegen wie sonstige digitale Unterlagen über Konzernverrechnungspreise. Daher darf die Finanzverwaltung im Rahmen einer Außenprüfung vom Steuerpflichtigen auch die Vorlage sämtlicher E-Mails mit steuerlichem Bezug anfordern. Unzulässig ist es hingegen, ein sogenanntes Gesamtjournal zu verlangen, das einerseits erst noch erstellt werden müsste und andererseits auch Informationen zu solchen E-Mails enthält, die keinen steuerlichen Bezug haben.

Archivierungssysteme können bei der Selektion helfen

Die beiden Gerichtsentscheidungen machen deutlich, dass die Betriebsprüfungen längst in der digitalen Welt angekommen sind. Die Tatsache, dass auch steuerlich relevante Informationen heutzutage regelmäßig in Form von E-Mails ausgetauscht werden, rückt die Frage nach deren Aufbewahrung und Vorlage gegenüber der Finanzverwaltung in den Fokus. Erfreulich ist die gerichtliche Klarstellung, dass nur E-Mails mit steuerlich relevantem Inhalt aufbewahrt werden müssen und angefordert werden dürfen; der Steuerpflichtige hat insoweit ein Selektionsrecht. Rein praktisch kann eine solche Differenzierung und Auswahl allerdings nur gelingen, wenn bereits beim Austausch der Mails entsprechende technische Vorkehrungen (z.B. Archivierungs- bzw. Dokumenten-Management-Systeme) implementiert sind, um Mails mit steuerlichem Bezug von der übrigen Korrespondenz zu trennen.

Bundesfinanzhof, Beschluss vom 30.4.2025 – XI R 15/23