13. Februar 2023

Neuerungen im Personalwesen 2023

Abruf elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung durch Arbeitgeber (eAU) ab 1.1.2023

Die bisherige Papierausfertigung für den Arbeitgeber („gelber Schein”) wurde zum 1.1.2023 abgeschafft und durch die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ersetzt. Die Krankenkasse hat nach Eingang der Arbeitsunfähigkeitsdaten eine Meldung für den Arbeitgeber zum Abruf bereitzustellen. Sie enthält folgende Daten:

Namen des Beschäftigten
Beginn und (voraussichtliches) Ende der Arbeitsunfähigkeit
Datum der ärztlichen Feststellung
Kennzeichnung, ob Erst- oder Folgebescheinigung
Angaben, ob Anhaltspunkte für einen Unfall, Arbeitsunfall oder sonstigen Unfall vorliegen

Der Arbeitgeber bzw. die lohnabrechnende Stelle hat die Daten bei der zuständigen Krankenkasse abzurufen, sobald der/die Arbeitnehmer:in die Arbeitsunfähigkeit angezeigt hat. Aufgrund des gesondert durchzuführenden Abrufs ist mitzuteilen, ab dem wievielten Tag die Bescheinigung vorzuliegen hat. Dies ist üblicherweise ab dem dritten Tag gegeben, allerdings sind auch Individualregelungen möglich. Das beschriebene Verfahren zur eAU gilt nur für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer:innen. Der Arbeitgeber stellt die Anforderung an die Krankenkasse unter Angabe

der Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebs,
der Absendernummer,
der Versicherungsnummer,
des Familiennamens und des Vornamens,
des Geburtsdatums und
des Geschlechts des Arbeitnehmers/der Arbeitnehmerin.

Bestehen bleibt für Arbeitnehmer:innen aber weiterhin die Pflicht, sich bei einer Arbeitsunfähigkeit unverzüglich bei dem Arbeitgeber zu melden.

Aktuelles zum elektronischen Meldeverfahren – rvBEA und BA-BEA

Seit dem 1.1.2023 ist die BEA-Nutzung für Arbeitgeber verpflichtend (BEA: Bescheinigung elektro-nisch annehmen). Das bedeutet, dass die Arbeitsbescheinigungen und Nebeneinkommensbescheinigungen für Mitarbeiter nur noch elektronisch an die Bundesagentur für Arbeit übermittelt werden dür-fen. Gleichzeitig können Arbeitnehmer:innen auch nicht mehr, wie bisher, der elektronischen Datenübermittlung widersprechen. Für Arbeitgeber entfällt zeitgleich die Pflicht, über die elektronische Übermittlung der Personaldaten zu informieren. Die Arbeitnehmer:innen erhalten von der Agentur für Arbeit einen Ausdruck der übermittelten Daten zum Arbeitsentgelt. Sollten nachträglich Änderungen erforderlich sein, kann der Datensatz neu ausgefüllt und übermittelt werden. Für die Agentur für Arbeit ist immer die zuletzt übermittelte Bescheinigung für die Berechnung der Leistung maßgebend, sodass entsprechende Vorsorge im Rahmen der Datenübermittlung erforderlich ist.

Digitalisierungspflicht von Entgeltunterlagen

Seit dem 1.1.2022 sind Arbeitgeber verpflichtet, sämtliche in § 8 Beitragsverfahrensordung (BVV) genannten Unterlagen elektronisch zur Verfügung zu stellen und in elektronischer Form (insbesondere auch für zukünftige Prüfungszwecke) aufzubewahren. In der Praxis relevant sind insbesondere auch Aufzeichnungen von Arbeitszeiten nach dem Mindestlohngesetz, also vor allem für geringfügig Beschäftigte, und dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz. Außerdem betrifft die Vorgabe die nachfol-genden Unterlagen:

Anträge von Aushilfen zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
Unterlagen zu einer Versicherungsfreiheit oder Befreiung von der Versicherungspflicht und zu einer Entsendung
Erklärungen von kurzfristig Beschäftigten über weitere kurzfristige Beschäftigungen
Immatrikulationsbescheinigungen von Hochschulen bei Werkstudenten
der Nachweis der Elterneigenschaft
Mitgliedsbescheinigungen bei Krankenkassen

Für die Speicherung der Unterlagen gelten die GoBD. Das heißt, dass die Aufzeichnung der Arbeitszeiten bspw. für geringfügig Beschäftigte rein in der Papierform nicht mehr ausreichend ist; die einzelnen Aufzeichnungen müssten dann zumindest auch als separate pdf- oder Bilddatei abgespeichert werden. Von dieser Verpflichtung können sich Arbeitgeber noch bis zum 31.12.2026 durch einen Antrag bei der Deutschen Rentenversicherung befreien lassen.

Inflationsausgleichsprämie – Unterstützung für Mitarbeitende

Arbeitgeber haben die Möglichkeit, im Zeitraum vom 26. Oktober 2022 bis zum 31. Dezember 2024 eine freiwillige Zahlung an ihre Arbeitnehmer:innen in Höhe von bis zu 3.000 € zu leisten, die von Steuer- und Sozialversicherungsbeiträgen befreit ist. Möglich sind sowohl finanzielle Zuschüsse als auch Sachbezüge. Diese Prämie ist eine freiwillige Zahlung und kann den Mitarbeiter:innen auch in Teilbeträgen gewährt werden. Analog zur Vorgehensweise bei der Auszahlung der „Corona-Prämie“ ist für die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit der Prämie entscheidend, dass diese Zahlung zusätzlich zur vereinbarten Vergütung gewährt wird.

Nachweisgesetz – strengere Bedingungen für Arbeitsverträge

Seit dem 1.8.2022 gilt eine überarbeitete Fassung des Nachweisgesetzes, die die Liste der schriftlich niederzulegenden wesentlichen Bedingungen deutlich erweitert hat. Neu sind u.a. Angaben zur Dauer der Probezeit, zum Enddatum bei befristeten Verträgen, zur Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs, zu Pausen- und Ruhezeiten, ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung, Informationen zu einer betrieblichen Altersversorgung, zum einzuhaltenden Verfahren bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage und Hinweise auf mögliche anwendbare Tarifverträge. Der Nachweis ist – wie bisher auch – schriftlich festzuhalten, also auf Papier niederzulegen und arbeitgeberseitig im Original zu unterzeichnen. Die elektronische oder gar mündliche Form ist für den Nachweis ausgeschlossen. Für alle Arbeitsverhältnisse, die ab dem 1.8.2022 oder später begonnen haben, müssen die Vorgaben bei Beginn des jeweiligen Arbeitsverhältnisses erfüllt sein. Bei bereits vor dem 1.8.2022 bestehenden Arbeitsverhältnissen muss der Nachweis nur auf Verlangen der Arbeitnehmerin/des Arbeitnehmers ausgehändigt werden. Dafür hat der Arbeitgeber bis zum siebten Tag nach dem Eingang der Aufforderung Zeit. Verstöße gegen die Dokumentations- und Nachweispflichten werden als Ordnungswidrigkeit behandelt und können je Ver-stoß mit einem Bußgeld von bis zu 2.000 € geahndet werden.

Arbeitszeiterfassung – wegweisendes Urteil des Bundesarbeitsgerichts

Bereits seit mehreren Jahren beschäftigt das Thema Arbeitszeiterfassung die Unternehmen. Nun hat das Bundesarbeitsgericht eine wegweisende Entscheidung getroffen, die wohl das faktische Ende der verbreiteten Vertrauensarbeitszeit bedeuten dürfte. Nach dem Beschluss vom 13.9.2022 sind alle Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter:innen vollständig zu erfassen. Für die Praxis hat dieses Urteil deutliche Auswirkungen. So wurde bereits seit einer Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) von Mai 2019 stark diskutiert, ob Arbeitgeber auch in Deutschland verpflichtet sind, die vollständige Arbeitszeit aller Mitarbeiter:innen zu erfassen. Das Bundesarbeitsgericht hat nun Klarheit geschaffen. Gleichwohl hätte der Gesetzgeber noch Anlass zu reagieren, etwa um Einzelheiten der erforderlichen Dokumentation zu bestimmen – wie etwa Form und Frist, Detailgrad, Aufbewahrungsfristen und dergleichen. Es bleibt abzuwarten, wann und mit welchem Inhalt dies geschehen wird. Vorerst dürfte es gleich sein, ob im Betrieb manuelle Zettel ausgefüllt werden, die klassische Stechuhr verwendet wird oder moderne, IT-gestützte Systeme zur Anwendung kommen.