E-Ausgangsrechnungen bald Pflicht: Sind Sie vorbereitet?

Hintergrund 

Seit dem 1.1.2025 sind die Unternehmen verpflichtet, E-Eingangsrechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Ab dem 1.1.2027 folgt die Verpflichtung, auch E-Ausgangsrechnungen für die meisten Inlandsumsätze zu erstellen. Ausnahmen gibt es lediglich für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG von bis zu 800.000 €, für die die Verpflichtung erst ab dem 1.1.2028 greift, sowie für Kleinunternehmer:innen, die keine E-Rechnungen erstellen müssen (vgl. dhpg Beiträge zur E-Rechnung).

Unterschätzen Sie die Umstellung nicht

Sicherlich gibt es ausreichend Softwarelösungen, um E-Rechnungen zu erstellen. Dennoch steckt der „Teufel“ bekanntlich im Detail. Unsere Erfahrungen zeigen, dass die Umstellung gut vorbereitet werden muss und einen entsprechenden Vorlauf sowie ausreichend Tests benötigt. Unternehmen, die bisher noch mit der Umstellung gewartet haben, verbleiben hierfür nur noch knapp fünf Monate. Hierbei ist zu beachten, dass die zur Umstellung benötigten Ressourcen, z.B. IT-Fachkräfte, bis zum Ende des Jahres zunehmend knapp werden. Erfolgt die Umstellung nicht rechtzeitig, so ist eine ordnungsgemäße Fakturierung nicht möglich. Die Kunden werden die Rechnungen nicht akzeptieren, da nur ordnungsgemäße E-Rechnungen den Vorsteuerabzug zulassen. Die Liquidität wird gefährdet.

Hinweise zu aktuellen Themen zur E-Rechnung (Praxisbeispiele)

Visualisierung der E-Rechnung
Sofern Ihre E-Ausgangsrechnungen im hybriden Format der ZUGFeRD-Rechnung erstellt werden bzw. werden sollen, so beachten Sie, dass nur der strukturierte Teil, das heißt der Datensatz, die eigentlich umsatzsteuerlich relevante Rechnung darstellt. Um die Korrektheit der ZUGFeRD-Rechnung zu prüfen, ist daher der Datensatz zu prüfen, nicht der PDF-Teil. Dies gilt sowohl für den ausstellenden Unternehmer als auch für den die ZUGFeRD-Rechnung empfangenden Unternehmer, der den Vorsteuerabzug begehrt. Zwar wäre zu erwarten, dass Abweichungen nicht vorkommen. Tatsächlich gab es schon erhebliche Abweichungen in der Praxis. So lagen uns z.B. E-Rechnungen vor, in denen der strukturierte Teil ein Entgelt auswies, das um das Tausendfache erhöht war, was aber zunächst nicht auffiel, da lediglich der PDF-Teil betrachtet wurde, der den „korrekten“ Wert beinhaltete. Ohne Korrektur schuldet der Unternehmer in einem solchen Fall die Umsatzsteuer auf den zu hohen Betrag. Um den Datensatz zu prüfen, bedarf es einer geeigneten Visualisierungssoftware.

Validierung der E-Rechnung
Während die Visualisierung der E-Rechnung der inhaltlichen Prüfung der E-Rechnung dient, soll die Validierung sicherstellen, dass die E-Rechnung in einem zulässigen Format erstellt wird und keine logischen Inkonsistenzen enthält. Sowohl der Rechnungsempfänger als auch der Rechnungsaussteller sollten eine zuverlässige Validierungssoftware einsetzen. Für den Rechnungsempfänger dient die Validierung der Sicherstellung des Vorsteuerabzugs, denn ab dem 1.1.2027 bzw. gegebenenfalls 1.1.2028 berechtigt nur eine E-Rechnung im zulässigen Format zum Vorsteuerabzug. Der Rechnungsaussteller kann mithilfe der Validierung prüfen, ob die von ihm ausgestellten E-Rechnungen vom Format her in Ordnung sind. Hierdurch kann er verhindern, dass die Kunden die Begleichung der Rechnung verweigern unter Hinweis auf ein fehlerhaftes Format.

Problematisch ist derzeit, dass die angebotene Validierungssoftware nicht zwingend identische Ergebnisse liefert. Es ist daher möglich, dass die Validierung Ihrer E-Ausgangsrechnung diese als ordnungsgemäß ausweist, während Ihr Kunde eine Fehlermeldung im Rahmen seiner Validierung erhält und die Rechnung zurückweist. Ursächlich hierfür ist u.a., dass zum Teil Fehler erkannt werden, die zwar vorhanden sind, aber für die konkrete E-Rechnung keine Relevanz besitzen. So wird z.B. das Fehlen einer Leitweg-ID moniert, obwohl diese nur für Aufträge an öffentliche Auftraggeber in der E-Rechnung zu erfassen ist. Um solchem Ärger entgegenzuwirken, gehen Unternehmen in der Praxis dazu über, vor dem endgültigen Einsatz der E-Rechnungen Test-E-Rechnungen an wichtige Kunden zu versenden, um zu prüfen, ob die eigenen, validierten E-Rechnungen beim Kunden die Validierung bestehen. Dies ist zwar umständlich und widerspricht der „Vereinfachung“, die die E-Rechnungen mit sich bringen sollen, stellt aber sicher, dass die Kunden später die tatsächlichen E-Rechnungen nicht zurückweisen werden. Gegebenenfalls wird sich die Situation zukünftig mit einer Weiterentwicklung der Validierungssoftware verringern. Derzeit ist dies jedoch ein akutes Thema, das einer Lösung bedarf.

Zum Abschluss

Sofern Sie bisher in Sachen E-Rechnung noch nicht tätig geworden sind, packen Sie es nun zeitnah an, denn die Zeit drängt. Sicherlich gibt es zahlreiche Hürden in der Phase der Implementierung zu überwinden, doch die Einführung der E-Rechnung ist alternativlos und sollte langfristig auch Einsparungen mit sich bringen. Sollten Sie bei der Einführung der E-Rechnung Hilfe benötigen, so unterstützen wir Sie hierbei gerne mit unseren Expert:innen aus den Bereichen IT, Rechnungswesen sowie Umsatzsteuer.