Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte nach Ende des Arbeitsverhältnisses

Was versteht man unter einer Abmahnung?

Mit einer Abmahnung rügt der Arbeitgeber ein Fehlverhalten von Arbeitnehmer:innen in der Erwartung, dass diese Pflichtverletzung in der Zukunft nicht mehr vorkommt. Für Abmahnungen gibt es keine gesetzlichen arbeitsrechtlichen Regelungen. Eine bestimmte Form ist somit nicht vorgegeben, aus Beweisgründen empfiehlt sich jedoch die Schriftform. Um wirksam zu sein, muss die Abmahnung den Arbeitnehmer:innen nicht nur zugehen, sondern auch von ihnen zur Kenntnis genommen werden. Daher ist es ratsam, dass sich der Arbeitgeber den Erhalt schriftlich bestätigen lässt. Abmahnungen sind außerdem zumeist Voraussetzung für eine verhaltensbedingte Kündigung.

Was ist eine Personalakte?

Personalakten können digital oder in Papierform geführt werden. Der Arbeitgeber sammelt darin diejenigen Dokumente und Informationen zu Arbeitnehmer:innen, die das Arbeitsverhältnis betreffen. Dabei sind arbeitsrechtliche Vorgaben hinsichtlich Erstellung, Aufbewahrung und Weitergabe einzuhalten. Bei der Aufbewahrung von Personalakten ist zu berücksichtigen, dass manche Teile eine Aufbewahrungspflicht von bis zu zehn Jahren haben. Im Übrigen sollte auch bedacht werden, dass bis zum Ende der zivilrechtlichen Verjährung gegebenenfalls Unterlagen für eine Anspruchsabwehr benötigt werden. Allgemeine gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Abmahnungen gibt es jedoch nicht.

Gibt es ein Recht auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte?

Art. 17 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sichert einer Person das Recht zu, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, außer es besteht eine Rechtsgrundlage für die Aufbewahrung, wie beispielsweise ein überwiegendes berechtigtes Interesse. Weil Abmahnungen personenbezogene Daten enthalten, etwa die gerügte Verhaltensweise, haben Arbeitnehmer:innen das Recht, nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses die Entfernung bzw. Löschung einer Abmahnung aus ihrer Personalakte zu verlangen. Denn nach dem Ende der Beschäftigung sind Abmahnungen für den Zweck, für den sie ursprünglich in die Personalakte aufgenommen worden sind, nicht länger erforderlich. Insbesondere dient die Abmahnung nicht mehr der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen des früheren Arbeitgebers, es besteht also kein berechtigtes Interesse mehr.

Wie entwickelt sich die Rechtsprechung?

Im zugrunde liegenden Fall hat ein ehemaliger Auszubildender den Inhaber seines Ex-Ausbildungsbetriebs nach Beendigung der Ausbildung u.a. auf die Löschung einer Abmahnung aus der Personalakte verklagt. Das Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg gab der Klage in der zweiten Instanz auf Basis der DSGVO statt. Inzwischen wurde aber Revision beim Bundesarbeitsgericht eingelegt, sodass Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber die weitere Entwicklung verfolgen sollten.

Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg, Urteil vom 28.7.2023 – 9 Sa 73/21