A1-Reform der EU: Künftig auch operative Auslandseinsätze bis zu drei Tagen ohne A1 möglich?
Was ist beschlossen worden?
Mit der Reform der Verordnungen (EG) Nr. 883/2004 und 987/2009 hat die EU die bislang umfassendste Überarbeitung der sozialversicherungsrechtlichen Koordinierungsvorschriften seit vielen Jahren auf den Weg gebracht. Ziel ist es, kurzfristige grenzüberschreitende Tätigkeiten von unnötiger Bürokratie zu entlasten und gleichzeitig Missbrauch bei längerfristigen Entsendungen wirksamer zu bekämpfen.
Besonders relevant sind die Neuregelungen zur A1-Bescheinigung.
Geschäftsreisen sollen künftig von der A1-Pflicht ausgenommen werden
Eine wesentliche Neuerung ist die Einführung einer eigenständigen Ausnahme für bestimmte Geschäftsreisen.
Künftig soll weder eine vorherige Meldung noch die Beantragung einer A1-Bescheinigung erforderlich sein, wenn die Reise ausschließlich geschäftlichen Unternehmensinteressen dient und vor Ort weder Dienstleistungen erbracht noch Waren geliefert werden. Die Verordnung nennt ausdrücklich die Teilnahme an Besprechungen, Konferenzen, Seminaren sowie Schulungsmaßnahmen als typische Anwendungsfälle.
Für viele Unternehmen könnte dies den administrativen Aufwand erheblich reduzieren. Gerade bei kurzfristigen Meetings, Workshops oder Konferenzbesuchen mussten bislang A1-Bescheinigungen beantragt werden, obwohl keine operative Tätigkeit im Einsatzstaat ausgeübt wurde. Nicht von der Ausnahme erfasst werden dagegen Tätigkeiten mit Leistungscharakter, etwa Beratungsleistungen beim Kunden, Installations- oder Reparaturarbeiten oder andere operative Einsätze. In diesen Fällen bleiben die regulären Entsendungsregelungen anwendbar.
Neue Dreitage-Regel für kurze Auslandseinsätze
Zusätzlich sieht die Reform eine weitere Erleichterung für kurzfristige operative Tätigkeiten vor.
Für Tätigkeiten mit einer Gesamtdauer von höchstens drei aufeinanderfolgenden Arbeitstagen innerhalb eines Zeitraums von 30 aufeinanderfolgenden Tagen sollen die bisherigen Vorabmelde- und Antragspflichten ebenfalls entfallen. Arbeitgeber müssen jedoch nachweisen können, dass die Voraussetzungen der Ausnahme tatsächlich erfüllt waren. Bei Kontrollen durch Behörden des Tätigkeitsstaates sind entsprechende Belege vorzuhalten.
In der Praxis dürfte diese Regelung insbesondere für kurzfristige technische Einsätze, Projekttermine oder Servicebesuche von Bedeutung sein.
Sonderregelung für das Baugewerbe
Für den Bausektor gelten die Erleichterungen nur eingeschränkt.
Die neue Dreitage-Ausnahme findet auf Tätigkeiten im Baugewerbe keine Anwendung. Hintergrund sind die in diesem Bereich besonders häufig festgestellten Fälle von Missbrauch und Sozialversicherungsbetrug sowie erhöhte Arbeitsschutzrisiken.
Unternehmen der Bauwirtschaft werden daher auch künftig regelmäßig bereits vor Beginn eines Auslandseinsatzes die erforderlichen sozialversicherungsrechtlichen Nachweise vorhalten müssen.
Entsendungen werden künftig strenger kontrolliert
Den Erleichterungen bei Kurzreisen stehen deutlich verschärfte Anforderungen für klassische Entsendungen gegenüber.
Künftig muss der Arbeitgeber die zuständige Sozialversicherungsinstitution grundsätzlich vor Beginn einer Entsendung informieren und die entsprechende Bescheinigung beantragen. Die bislang in einigen Mitgliedstaaten praktizierten nachträglichen Verfahren sollen dadurch erheblich eingeschränkt werden.
Außerdem wird eine Vorversicherungszeit eingeführt. Für bestimmte Fallgestaltungen müssen Beschäftigte bereits mindestens drei Monate dem Sozialversicherungssystem des Entsendestaates unterlegen haben, bevor die Entsenderegelungen angewendet werden können. Ziel ist es, kurzfristige Einstellungen allein zum Zweck einer unmittelbaren Auslandsentsendung zu vermeiden.
Neue Regeln bei längeren Entsendungen
Auch die bislang häufig diskutierten Kettenentsendungen werden neu geregelt. Nach Ausschöpfung der maximalen Entsendedauer von 24 Monaten soll dieselbe Person grundsätzlich erst nach einer Unterbrechung von mindestens zwei Monaten erneut in denselben Mitgliedstaat entsandt werden können. Zudem werden die Regelungen für die Ablösung bereits entsandter Arbeitnehmer angepasst. Die aufeinanderfolgenden Entsendezeiträume werden künftig stärker in die Betrachtung der zulässigen Höchstdauer einbezogen.
Digitalisierung des A1-Verfahrens
Ein weiterer Schwerpunkt der Reform ist die Digitalisierung.
Kann die zuständige Behörde eine Bescheinigung nicht sofort ausstellen, muss künftig automatisiert eine elektronische Eingangsbestätigung erzeugt werden. Diese dient als Nachweis dafür, dass die erforderliche Meldung und Antragstellung erfolgt sind. Zugleich werden die Informations- und Prüfungsverfahren zwischen den Mitgliedstaaten weiter vereinheitlicht und mit verbindlichen Fristen versehen. Ziel ist eine schnellere und rechtssicherere Bearbeitung grenzüberschreitender Sachverhalte.
Gilt das bereits in Deutschland?
Nein.
Trotz der politischen Beschlussfassung bleiben die derzeitigen Regelungen zunächst bestehen. Für Arbeitgeber in Deutschland bedeutet das insbesondere, dass auch weiterhin grundsätzlich für grenzüberschreitende Tätigkeiten eine A1-Bescheinigung beantragt werden muss. Die neuen Ausnahmen für Geschäftsreisen und kurzfristige Einsätze sind noch nicht anwendbar.
Die reformierten Vorschriften zu Entsendungen und A1-Verfahren sollen nach dem verabschiedeten Verordnungstext grundsätzlich erst 24 Monate nach Inkrafttreten der Änderungsverordnung zur Anwendung kommen. Damit wird derzeit vielfach ein praktischer Anwendungsbeginn spätestens im Jahr 2028 erwartet. Der konkrete Zeitpunkt hängt jedoch von der Veröffentlichung der Verordnung im Amtsblatt der Europäischen Union und den daran anknüpfenden Fristen ab bzw. der konkreten Umsetzung der zuständigen Stellen in Deutschland.
Handlungsbedarf für Unternehmen
Auch wenn die Neuregelungen noch nicht gelten, sollten international tätige Unternehmen die Entwicklungen bereits heute beobachten. Die künftigen Ausnahmen können zwar zu einer deutlichen Entlastung bei kurzfristigen Geschäftsreisen führen. Gleichzeitig werden die Anforderungen an die Dokumentation, die Entsendeplanung und die Prüfung sozialversicherungsrechtlicher Voraussetzungen weiter steigen. Insbesondere Unternehmen mit häufigen Dienstreisen innerhalb Europas oder langfristigen Entsendungen sollten ihre internen Prozesse frühzeitig auf die neuen Regelungen vorbereiten.