Deutschland versus Österreich: Wenn digital nicht gleich digital ist

Nicht jedes digitale Notar-Beglaubigungsverfahren ist für deutsche Registeranmeldungen verwendbar – selbst innerhalb der EU ist Vorsicht geboten

Nicht jede Online-Beglaubigung ist europaweit gleichwertig: Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass eine österreichische Online-Beglaubigung den deutschen Formanforderungen für Handelsregisteranmeldungen nicht genügt. Für Unternehmen mit grenzüberschreitenden Bezügen ist das ein wichtiges Signal – und eine klare Warnung.

Deutscher oder österreichischer Notar – egal?

Eine in Deutschland im Handelsregister eingetragene GmbH wollte ihre inländische Geschäftsanschrift ändern. Der Geschäftsführer unterzeichnete die entsprechende Anmeldung zum Handelsregister elektronisch. Seine qualifizierte elektronische Signatur wurde allerdings nicht von einem deutschen Notar, sondern von einem österreichischen Notar beglaubigt – und zwar online per optischer und akustischer Zweiweg-Videoverbindung. Die Anmeldung wurde daraufhin beim deutschen Handelsregister eingereicht. Zur Überraschung des Geschäftsführers nahm das zuständige Registergericht sie nicht an und auch die Beschwerde blieb ohne Erfolg. 

Deutsches Recht ist maßgeblich

Der Bundesgerichtshof stellte klar, dass für Anmeldungen zum deutschen Handelsregister strenge gesetzliche Formvorgaben gelten. Zwar erlaubt das deutsche Recht inzwischen auch Online-Beglaubigungen per Videokommunikation. Diese dürfen aber nur unter genau festgelegten Bedingungen erfolgen. Kernpunkt dabei ist: Die Online-Beglaubigung muss entweder in Gegenwart des Notars erfolgen oder über das offizielle Videokommunikationssystem der Bundesnotarkammer. Im konkreten Fall nutzte der österreichische Notar jedoch ein eigenes österreichisches System, das nicht von der Bundesnotarkammer betrieben wird. Damit fehlte eine zentrale Voraussetzung des deutschen Rechts. Auch der Einwand, dass es sich immerhin um eine notarielle Online-Beglaubigung nach österreichischem Recht handelte, half nicht weiter.

Zwar können ausländische Notar:innen grundsätzlich für deutsche Gesellschaftsangelegenheiten tätig werden. Voraussetzung ist jedoch, dass ihre Tätigkeit sachlich gleichwertig zur deutschen Notartätigkeit ist und für die Errichtung der betreffenden Urkunde ein (ausländisches) Verfahrensrecht beachtet wird, das den tragenden Grundsätzen des deutschen Beurkundungsrechts entspricht. Nach Auffassung der Richter:innen des Bundesgerichtshofs ist das bei der österreichischen Online-Beglaubigung aber nicht der Fall. Das österreichische Online-Verfahren folgt anderen verfahrensrechtlichen Grundsätzen und entspricht damit nicht den tragenden Prinzipien des deutschen Beurkundungsrechts.

Entscheidung des Bundesgerichtshofs bringt Klarheit – und setzt klare Grenzen

Österreichische Online-Beglaubigungen sind für deutsche Handelsregisteranmeldungen nicht ausreichend. Entscheidend ist nicht, dass ein:e Notar:in tätig war, sondern wie das Beglaubigungsverfahren ausgestaltet ist. Für deutsche Registerverfahren gilt: Online ja – aber nur nach deutschem Recht und über die deutsche Infrastruktur. Unternehmen und Geschäftsführer:innen sollten daher bei elektronischen Anmeldungen sorgfältig prüfen, welches Notarverfahren sie nutzen. Formale Fehler können schnell zu Zurückweisungen, Zeitverlust und zusätzlichen Kosten führen – das lässt sich vermeiden. Unser Tipp: Lassen Sie Handelsregisteranmeldungen durch eine:n deutsche:n Notar:in begleiten oder klären Sie vorab, ob ein ausländisches Verfahren im konkreten Fall anerkennungsfähig ist, insbesondere bei Online‑Beglaubigungen und elektronischen Signaturen. Die Rechtsanwält:innen der dhpg stehen Ihnen gern beratend zur Seite.

Bundesgerichtshof, Beschluss vom 25.2.2026 – II ZB 13/24