Neue Außenprüfungsordnung und neue Größenklassen ab 2027 - Betriebsprüfungen werden risikoorientierter, digitaler und planbarer

Die bisherige Betriebsprüfungsordnung 2000 wurde durch die neue Außenprüfungsordnung (ApO) ersetzt. Nachdem der Bundesrat der Neufassung am 10. Juli 2026 zugestimmt hatte, wurde sie am 9. September 2026 veröffentlicht und ist am 10. September 2026 in Kraft getreten. Die ApO bündelt die zwischenzeitlichen gesetzlichen Änderungen und richtet die steuerliche Außenprüfung stärker auf Beschleunigung, Risikoorientierung und digitale Abläufe aus.

Für Unternehmen kommt es damit mehr denn je darauf an, Unterlagen, Daten und Verantwortlichkeiten nicht erst nach Eingang einer Prüfungsanordnung zu organisieren.

Was ist neu? Risikoorientierte Prüfung

§ 2 ApO stellt die risikoorientierte Auswahl und Durchführung der Außenprüfung heraus. Prüfungsumfang und Prüfungsschwerpunkte können gezielter an steuerlichen Risiken ausgerichtet werden. Die frühere eigenständige Regelung zur zeitnahen Betriebsprüfung wurde nicht übernommen. Der Grundsatz der zeitnahen Prüfung bleibt jedoch erhalten: Nach § 2 Abs. 3 ApO soll die Außenprüfung grundsätzlich zeitnah nach Ablauf des letzten zu prüfenden Veranlagungs- oder Anmeldungszeitraums erfolgen. Die Größenklassen entfallen ebenfalls nicht. Sie bleiben für die Einordnung und Prüfungsplanung bedeutsam und werden ab 2027 teilweise angepasst.

Neue Größenklassen ab 2027

Mit Wirkung zum 1. Januar 2027 werden die Umsatz- und Gewinngrenzen für die Einordnung bestimmter Betriebe als Großbetrieb angepasst. Handelsbetriebe werden nach dem BMF-Schreiben vom 27. April 2026 insbesondere dann als Großbetriebe eingeordnet, wenn ihre Umsatzerlöse mehr als 14,7 Mio. € betragen oder ihr steuerlicher Gewinn 840.000 € übersteigt. Bisher lagen diese Werte bei 14,0 Mio. € bzw. 800.000 €. Auch für Fertigungsbetriebe und freie Berufe wurden die Umsatzgrenzen von bisher 12,0 Mio. € auf 12,6 Mio. € angehoben. Die Gewinnschwellen liegen jetzt bei 997.500 € bzw. 1,47 Mio. €.

Die allgemeinen Schwellenwerte für die Einordnung als Klein- oder Mittelbetrieb bleiben im Wesentlichen unverändert. Für Fälle mit bedeutenden Überschusseinkünften wird die Schwelle für die Erfassung als Mittelbetrieb zum 1. Januar 2027 jedoch von 500.000 € auf 750.000 € angehoben. Da je nach Betriebsart unterschiedliche Merkmale gelten, sollte die konkrete Einordnung stets anhand der einschlägigen Schwellenwerte geprüft werden.

Praktische Folge: Unternehmen sollten rechtzeitig prüfen, welcher Größenklasse sie nach den ab dem 1. Januar 2027 geltenden Abgrenzungsmerkmalen zugeordnet werden. Die Größenklasse bleibt für die Prüfungsplanung und insbesondere für die grundsätzliche Anschlussprüfung von Großbetrieben relevant. Innerhalb dieses Rahmens werden Auswahl, Umfang und Schwerpunkte der Prüfung stärker risikoorientiert bestimmt.

Prüfungsort und digitale Prüfung

Die Außenprüfung findet nach § 7 ApO jetzt grundsätzlich in den Geschäftsräumen des Unternehmens statt. Sind geeignete Geschäftsräume nachweislich nicht vorhanden, kann sie in den Wohnräumen des Steuerpflichtigen oder beim Finanzamt durchgeführt werden. Ein anderer Prüfungsort bleibt die Ausnahme. Unabhängig vom Prüfungsort gewinnt der digitale Datenzugriff weiter an Bedeutung. Steuerlich relevante Daten müssen vollständig, nachvollziehbar und in auswertbarer Form bereitgestellt werden können.

Rahmenvereinbarungen über den Ablauf einer Außenprüfung

§ 8 ApO regelt ausdrücklich schriftliche Rahmenvereinbarungen über den Ablauf einer Außenprüfung. Darin können insbesondere Ablaufpläne, Kommunikationswege, Bearbeitungsfristen, Besprechungstermine, Erreichbarkeiten, technische Voraussetzungen und Prüfungsschwerpunkte festgelegt werden. Die gesetzlichen Prüfungsbefugnisse der Finanzverwaltung und die Mitwirkungspflichten des Unternehmens können dadurch jedoch nicht beliebig eingeschränkt werden. Eine frühzeitig abgeschlossene Rahmenvereinbarung kann die Prüfung planbarer machen und Missverständnisse vermeiden.

Anpassungen des qualifizierten Mitwirkungsverlangens

Die Regelungen zum qualifizierten Mitwirkungsverlangen wurden in § 9 ApO überarbeitet und an die gesetzlichen Vorgaben angepasst. Kommt ein Unternehmen seinen Mitwirkungspflichten nicht ausreichend nach, kann die Finanzverwaltung die Vorlage bestimmter Unterlagen oder Auskünfte förmlich und unter Setzung einer Frist verlangen. Wird einem solchen qualifizierten Mitwirkungsverlangen nicht vollständig oder nicht rechtzeitig entsprochen, können finanzielle und weitere verfahrensrechtliche Folgen eintreten. Prüfungsanfragen sollten daher zentral erfasst, rechtlich und fachlich geprüft sowie innerhalb der gesetzten Fristen vollständig beantwortet werden.

Was Unternehmen jetzt prüfen sollten

• Ist die betriebliche Größenklasse nach den ab dem 1. Januar 2027 geltenden Abgrenzungsmerkmalen zutreffend ermittelt?
• Sind Verfahrensdokumentationen aktuell und entsprechen sie den tatsächlich gelebten Prozessen?
• Können Buchführungs-, Kassen-, Lohn-, Warenwirtschafts- und sonstige steuerlich relevante Daten kurzfristig exportiert werden?
• Sind eine zentrale Ansprechperson und eine belastbare Vertretungsregelung für Außenprüfungen festgelegt?
• Werden Prüferanfragen, Fristen, Antworten und herausgegebene Daten zentral dokumentiert?
• Sind bekannte Risikofelder, frühere Prüfungsfeststellungen und grenzüberschreitende Sachverhalte nachvollziehbar aufgearbeitet?
• Soll der Prüfungsablauf durch eine Rahmenvereinbarung strukturiert werden?

Unsere Empfehlung: Strukturierter Betriebspürfungs-Check

Nehmen Sie die Neuregelung und die ab 2027 geltenden Größenklassen zum Anlass für einen strukturierten Betriebsprüfungs-Check. Besonders wichtig sind aktuelle Verfahrensdokumentationen, funktionsfähige Datenexporte, klar geregelte Zuständigkeiten und eine frühzeitige Analyse steuerlicher Risikofelder. Je besser die Vorbereitung, desto effizienter und risikoärmer verläuft eine spätere Außenprüfung.

Wir unterstützen Sie bei der Überprüfung Ihrer Einordnung, der Aktualisierung von Verfahrensdokumentationen, der Vorbereitung digitaler Datenbestände, der Identifikation steuerlicher Risikofelder und der rechtlichen Begleitung einer angekündigten Außenprüfung.

Sprechen Sie uns gerne an.