Digitalisierung des Entsendeverfahrens: Was Unternehmen ab 2026 wissen müssen

Ab dem 1.1.2026 tritt eine bedeutende Änderung im Sozialversicherungsrecht in Kraft: Das digitale Entsendeverfahren für Mitarbeiterentsendungen in Staaten mit Sozialversicherungsabkommen wird verpflichtend. Für mittelständische Unternehmen bedeutet das: neue Prozesse, neue technische Anforderungen – und die Chance auf mehr Effizienz.

Was ändert sich konkret?

• Digitale Antragstellung für Entsendebescheinigungen: Anträge für die Bescheinigung (vergleichbar mit der A1-Bescheinigung für EU/EWR-Staaten) müssen künftig elektronisch über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal gestellt werden.
• Geltungsbereich: Die Regelung betrifft alle Staaten mit Sozialversicherungsabkommen (z.B. USA, Kanada, China, Türkei).
• Verpflichtender Start: Ab dem 1.1.2026 ist die digitale Antragstellung Pflicht. Papierverfahren entfallen – mit wenigen Ausnahmen bei der Deutschen Rentenversicherung Bund.

Warum diese Umstellung?

Die Digitalisierung des Antragsverfahrens für Entsendungen soll:

• Bearbeitungszeiten verkürzen (i.d.R. drei Arbeitstage),
• Doppelversicherungen vermeiden,
• Bürokratie abbauen und die Nachweisführung vereinfachen.

Die elektronische Entsendebescheinigung gilt als Original und muss den Mitarbeiter:innen vor der Abreise ausgehändigt werden.

Was müssen Unternehmen jetzt tun?

• Systemcheck durchführen
  • Prüfen Sie, ob Ihre Entgeltabrechnungssoftware den neuen Datensatz „SVA-Antrag Entsendung“ unterstützt
• SV-Meldeportal nutzen
  • Falls keine geeignete Software vorhanden ist, registrieren Sie sich im SV-Meldeportal
• Prozesse anpassen
  • Stellen Sie sicher, dass die Bescheinigung rechtzeitig vor Reiseantritt vorliegt
• Mitarbeiter:innen informieren
  • Klären Sie Ihre Teams über die neuen Abläufe und Fristen auf

Unser Tipp für den Mittelstand

Die Umstellung auf das digitale Entsendeverfahren ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine Chance: Wer frühzeitig die technischen Voraussetzungen schafft, profitiert von schnelleren Prozessen und weniger Verwaltungsaufwand. Wir unterstützen Sie gerne bei der Integration des digitalen Entsendeverfahrens in Ihre HR- und Payroll-Prozesse oder auch konkret bei der Antragstellung.