Neues BMF-Schreiben zu den GoBD veröffentlicht

GoBD angepasst – neue Regelungen vor allem beim Datenzugriff

Aufgrund gesetzlicher Änderungen in der Abgabenordnung (AO) bei der Umsetzung von EU-Richtlinien im Jahr 2021 ergab sich an verschiedenen Stellen Änderungsbedarf bei den GoBD. Die vorher gültige Fassung der GoBD aus dem Jahr 2019 wurde mit dem BMF-Schreiben vom 11.3.2024 angepasst. Die Änderungen betreffen insbesondere den Datenzugriff.

Bedeutung der GoBD

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die GoBD regeln, welche grundsätzlichen Prinzipien Unternehmer:innen für ihre Bücher und sonstigen Aufzeichnungen beachten müssen, damit diese für steuerliche Beweiszwecke von den Finanzbehörden anerkannt werden. Ein Verstoß gegen die GoBD kann im Rahmen einer Außenprüfung der Finanzverwaltung u.a. zu einer Hinzuschätzung oder bei wesentlichen Mängeln zu einer Vollschätzung der Besteuerungsgrundlagen führen. In solchen Fällen drohen hohe Steuernachzahlungen.

Die wichtigsten Grundprinzipien der GoBD

Bei der Führung von Büchern in elektronischer oder in Papierform sind die folgenden Anforderungen der GoBD zu beachten: 

• Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, 
• Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung, 
• Vollständigkeit, Einzelaufzeichnungspflicht, Richtigkeit, zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen, 
• Ordnung und Unveränderbarkeit.

Wesentliche Neuerungen im BMF-Schreiben

Durch Änderung von § 147 AO kann die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung bei einer digitalen Buchführung 

• Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen, 
• die Aufbereitung der Daten verlangen sowie 
• diese auch in einer maschinell auswertbaren Form zur Übertragung verlangen. 

Die Außenprüfer:innen dürfen die Daten auch auf einem mobilen Gerät aufbewahren und bearbeiten.

Im BMF-Schreiben vom 11.3.2024 sind wesentliche Inhalte genannt:

• Eine nicht ordnungsgemäße Buchführung liegt auch vor, wenn die elektronischen Daten nicht nach den Vorgaben einer der vorgeschriebenen digitalen Schnittstellen der Finanzbehörde zur Verfügung gestellt werden.
• Bei Kleinunternehmen mit Gewinnermittlung nach Einnahmen-Überschuss-Rechnung (§ 4 Abs. 3 EStG) ist die Erfüllung der Anforderungen an die Aufzeichnungen nach den GoBD regelmäßig auch mit Blick auf die Unternehmensgröße zu bewerten.
• Regelungen zur Ausnahme von der Pflicht zur Einzelaufzeichnung bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung
• Ergänzungen zur Kontoart und zum Kontotyp bei den Angaben zur Erfüllung der Journalfunktion
• Neuregelung zur Verlagerung der elektronischen Buchführung in einen EU-Staat oder einen Drittstaat
• Neufassung zur Datenüberlassung (sogenannter Z3-Zugriff) und die Möglichkeit der Zurverfügungstellung der Daten über eine Austauschplattform, für die die Finanzbehörde einen Zugang eröffnet hat.
• Die Datenüberlassung umfasst auch die Mitnahme der Daten aus der Sphäre des Steuerpflichtigen. Eine Verarbeitung und Aufbewahrung der Daten durch die Finanzbehörden ist unabhängig vom Einsatzort zulässig. 
• Löschung der Daten bzw. Rückgabe der überlassenen Datenträger nach Bestandskraft der aufgrund der Außenprüfung ergangenen Bescheide
• Neufassung der Anlage zu den GoBD unter dem Titel „Ergänzende Informationen zur Datenüberlassung“ – mit Angaben zum Beschreibungsstandard für die Datenüberlassung, zu verschiedenen digitalen Schnittstellen sowie unterstützten Dateiformaten der Prüfsoftware IDEA.