Die Notwendigkeit von Migrationsprüfungen im Rahmen der Jahresabschlussprüfung

Warum Migrationsprüfungen im Rahmen der Jahresabschlussprüfung?

Aufgrund des digitalen Wandels verändern und modernisieren sich regelmäßig die IT-Systemlandschaften bei unseren Mandanten. In diesem Zuge werden „veraltete“ IT-Systeme durch „neue“ IT-Systeme abgelöst bzw. upgedatet. 

Die Cloud-Transformation ist beispielsweise in vollem Gange und viele ERP-Systeme werden auf cloudbasierte IT-Anwendungen umgestellt. So migrieren u.a. aufgrund der Abkündigung des Supports bereits zahlreiche Unternehmen ihre On-premise-ERP-Systeme wie SAP ERP 6.0 auf die Cloud-basierte Lösung SAP S/4 HANA oder Microsoft Dynamics NAV auf Microsoft Dynamics 365 Business Central. 

Zudem nehmen IT-Outsourcing und die Auslagerung von IT-Infrastruktur und Daten durch die Inanspruchnahme von Rechenzentrums-Leistungen weiterhin zu. Das hat zur Folge, dass IT-Systeme nicht mehr inhouse betrieben, sondern die Daten auf Systeme von entsprechenden Dienstleistern migriert werden.

Oft ist den Verantwortlichen im Rahmen solcher Projekte nicht bewusst, dass auch in solchen Fällen gegebenenfalls rechnungslegungsrelevante Daten migriert werden und somit im Rahmen der Jahresabschlussprüfung entsprechende Prüfungshandlungen vorzunehmen sind. Dabei geht es nicht nur um die Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Datenmigration, sondern auch um die ordnungsgemäße Parametrisierung des Neusystems oder die Implementierung eines ordnungsgemäßen Berechtigungskonzepts.

Die wesentlichen Prüfungshandlungen im Rahmen eines solchen Migrationsprojekts im Rahmen der Jahresabschlussprüfung sind nachfolgend zusammengefasst:

• Sicherstellung einer angemessenen und nachvollziehbaren Migrationsdokumentation
• Prüfung, dass die Alt-Datenbestände vollständig und richtig ins Neu-System übertragen wurden
• Beurteilung, ob wesentliche Systemeinstellungen im Neusystem korrekt vorgenommen wurden – dabei ist auch die Integration in das bestehende interne Kontrollsystem (IKS) sicherzustellen
• Sicherstellung eines ordnungsgemäß implementierten Berechtigungskonzepts 
• Einhaltung von Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen

Was ist unser Prüfungsansatz?

Für die Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Migration im Rahmen der Jahresabschlussprüfung wählen wir einen projektbegleitenden Prüfansatz nach dem IDW Prüfungsstandard: Projektbegleitende Prüfung bei Einsatz von Informationstechnologie (IDW PS 850).

Die projektbegleitende Prüfung ist eine bereits während der Durchführung des Projekts vorgenommene prüferische Beurteilung der Entwicklung, Einführung, Änderung oder Erweiterung IT-gestützter Rechnungslegungssysteme. Dabei werden z.B. im Rahmen der Definitionsphase bereits die Einhaltung von internen Compliance-Anforderungen oder die angemessene Berücksichtigung von Ordnungsmäßigkeitsaspekten wie z.B. die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) beurteilt. Die Prüfung schließt mit der Prüfung der Produktivsetzungsphase und die damit zusammenhängende ordnungsgemäße Datenmigration in das Neusystem ab.

Was wollen wir für Sie erreichen?

Die projektbegleitende Migrationsprüfung im Rahmen der Jahresabschlussprüfung trägt dazu bei, frühzeitig Risiken während der Migration zu erkennen und stellt sicher, dass die neu eingeführten Systeme den regulatorischen Anforderungen sowie den Anforderungen der Jahresabschlussprüfung und Prüfungen durch die Finanzverwaltung standhalten. 

Ergebnis der projektbegleitenden Prüfung ist eine Zertifizierung nach IDW PS 850 und stellt eine Bescheinigung über die ordnungsgemäße Migration gegenüber Dritten wie z.B. der Finanzverwaltung dar.

Gerne klären wir Ihre Fragen in einem persönlichen Gespräch. Sprechen Sie uns einfach an.