Kassennachschau: Lassen Sie sich nicht kalt erwischen

Kernaussage

Seit dem 1.1.2018 haben Finanzämter im Rahmen der „Kassennachschau“ die Möglichkeit, Bargeldkassen in Betrieben zu überprüfen. Prüfer des Finanzamts können unangekündigt während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten und die Kassenführung überprüfen. Davon können grundsätzlich alle Arten von Betrieben in sämtlichen Branchen betroffen sein, die eine Barkasse führen. Unternehmer sind in einem solchen Fall verpflichtet, dem Prüfer Zugriff auf Kassenaufzeichnungen und Bücher zu gewähren und – soweit verlangt – Unterlagen und Daten auszuhändigen. Vor diesem Hintergrund raten wir dringend, die Kassenführung täglich zum Ende des Geschäftstags vorzunehmen.

Da eine solche Kassennachschau regelmäßig ohne Ankündigung erfolgen wird, sollten vor allem auch alle Mitarbeiter eines Betriebs auf eine mögliche Kassennachschau vorbereitet werden. Dies gilt vor allem auch für die Situationen, in denen der Unternehmer im Falle einer Prüfung nicht unmittelbar vor Ort ist. Hierzu empfehlen wir Folgendes:

• Lassen Sie bzw. Ihre Mitarbeiter sich vor dem Beginn der Kassennachschau zunächst die ordnungsgemäße Legitimation und die Ausweispapiere der Prüfer zeigen und kopieren Sie diese. Im besten Fall fragen Sie bzw. Ihre Mitarbeiter zunächst auch noch beim Finanzamt an und lassen sich dort sowohl den Prüfer als auch die Beauftragung bestätigen.
• Im Rahmen der Kassennachschau können Mitarbeiter aufgefordert werden, Unterlagen herauszugeben sowie Auskünfte über Kassenbestände zu geben. Die Mitarbeiter werden in diesen Fällen regelmäßig aufgrund gesetzlicher Vorgaben verpflichtet sein, den Vorgaben
  der Prüfer nachzukommen. Hier empfiehlt es sich jedoch, im Rahmen einer nachweisbaren Mitarbeiteranweisung allen Mitarbeitern aufzugeben, dass im Falle einer Kassennachschau unverzüglich der Betriebsinhaber bzw. Vorgesetzte zu informieren ist, sowie die Anweisung, dass Auskünfte und die Herausgabe auch nur nach Rücksprache mit dem Betriebsinhaber erfolgen dürfen. Darüber hinaus sollten von den herausgegebenen Unterlagen Kopien gefertigt werden.