Neuerungen bei Meldepflichten für Entsendungen und Dienstreisen in andere EU-Staaten

Wenn ein Arbeitgeber einen Arbeitnehmer vorübergehend ins Ausland entsendet oder auf Dienstreise schickt, ist grundsätzlich immer eine A1-Bescheinigung gemäß EU-Verordnung 883/04 zu beantragen. Verkannt wird oftmals, dass dies auch bei kurzen Dienstreisen, d.h. ab dem ersten Tag, gilt. Der Antrag ist grundsätzlich vor Antritt der Dienstreise zu stellen. Wird kein Antrag gestellt, gefährdet dies den Fortbestand des Sozialversicherungsschutzes und ermöglicht dem ausländischen Staat die Festsetzung von Sozialabgaben. Zudem kann es Sanktionen nach sich ziehen, wenn der betreffende Mitarbeiter bei Kontrollen vor Ort keine A1-Bescheinigung vorlegen kann. Des Weiteren ist in einigen Ländern bei der Dienstreiseanmeldung (s.u.) bereits eine Kopie der A1-Bescheinigung beizufügen.

Seit 1.1.2019 sind die A1-Bescheinigungen für Sozialversicherungszwecke für Arbeitnehmer ausschließlich elektronisch zu beantragen. Damit schreitet die Digitalisierung auch in diesem Bereich voran und das bisherige papiergebundene Antragsverfahren ist abgeschafft worden. Die elektronische Beantragung kann über eine neue Meldeart per eingesetzter Lohnbuchhaltungssoftware (sofern diese Funktionalität bereits vorhanden ist) oder alternativ über SV-NET erfolgen.

Darüber hinaus bestehen mittlerweile in vielen Ländern zusätzliche Meldepflichten für Entsendungen und Dienstreisen. Die entsprechenden nationalen Regelungen wie Meldefristen und Ausnahmen unterscheiden sich von Staat zu Staat. Die Meldungen sind über das jeweilige Portal des betreffenden Staates vorzunehmen. Bei Verstößen gegen die Meldepflichten können gegen die Arbeitgeber (und teilweise auch Arbeitnehmer) empfindliche Strafen (z.B. Geld- und Freiheitsstrafen, Einreise- und Gewerbeverbot) verhängt werden.

Weitere Informationen zur A1-Bescheinigung und zu den Meldepflichten haben wir für Sie hier zusammengestellt.

Björn Spilles

Steuerberater, Fachberater für Internationales Steuerrecht

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Astrid Zuleger

Krankenkassen-Betriebswirtin

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