Hinweisgeberschutz in Unternehmen kommt

Einführung eines Hinweisgebersystems wird noch 2021 Pflicht
Hinweisgeberschutz in Unternehmen kommt

Besonderer Schutz für Hinweisgeber und Whistleblower

Nach der EU-Hinweisgeber-Richtlinie müssen Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeiter:innen und Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohner:innen ab dem 17.12.2021 ein Hinweisgebersystem vorweisen. Ab 2023 soll dies für alle Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeiter:innen gelten. Damit sind die Unternehmen verpflichtet, die EU-Hinweisgeber-Richtlinie aus dem Jahr 2019 umzusetzen. Sie sieht vor, dass Hinweisgeber oder sogenannte Whistleblower besonderen Schutz genießen. Die von der EU-Hinweisgeber-Richtlinie betroffenen Unternehmen haben dazu einen anonymen Kanal einzurichten, der Hinweisgebern/Whistleblowern diesen besonderen Schutz bietet. Für die im System eingehenden Meldungen muss innerhalb von sieben Tagen eine Meldebestätigung und innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldung erfolgen, welche Maßnahmen ergriffen werden. 

Auch wenn die EU-Hinweisgeber-Richtlinie bislang nicht in deutsches Recht gegossen worden ist, sollten betroffene Unternehmen und Behörden nicht zögern. Die verbleibende Zeit ist für die Einführung geeigneter Kanäle und Verfahren zum Umgang mit Hinweisen zu nutzen. Die dhpg bietet Ihnen das komplette Leistungsspektrum rund um die Einführung eines Hinweisgebersystems auf Basis der EU-Hinweisgeber-Richtlinie. 

Das können Sie im Bereich des Hinweisgeberschutzes, Hinweisgebersystems und bei der Umsetzung der EU-Hinweisgeber-Richtlinie von uns erwarten:

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Warum dhpg?

Vom Konzept bis zur Bearbeitung von Meldungen

Die dhpg-Expert:innen stehen Ihnen für eine Beratung des gesamten Prozesses zur Verfügung. Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir ein regelkonformes Hinweisgeberkonzept, das sich in Ihr Compliance-Management einpasst. Wir entwickeln nicht nur ein System, sondern unterstützen Sie auch auf Wunsch in der Bearbeitung von Meldungen und der Entwicklung daraus resultierender Maßnahmen.

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Multidisziplinäres Team

Unsere Expert:innen beraten Sie gerne rund um die Entwicklung eines regelkonformen Hinweisgebersystems. Aber auch für alle angrenzenden Themenfelder von Compliance über Datenschutz bis hin zur Forensik haben wir Expert:innen an Bord.

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Ein Ansprechpartner für den gesamten Prozess

Bei der dhpg können Sie sicher sein, immer nur einen Ansprechpartner zu haben. Wir kümmern uns um die Implementierung eines Hinweisgebersystems genauso gern wie um mögliche Meldungen und deren Folgen.

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Höchste Sicherheit und Vertraulichkeit

Unsere IT-Spezialist:innen sorgen dafür, dass jeder Hinweis anonym und in sicherer Umgebung vollständig geschützt ist. Nur so kann ein Hinweisgebersystem regelkonform für alle Stakeholder gut funktionieren.

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Warum ein Hinweisgebersystem?

Mit dem Inkrafttreten der EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern am 16.12.2019 rücken die Themen Hinweisgeberschutz und Hinweisgebersystem zunehmend in den Fokus der breiten Öffentlichkeit. Ein Hinweisgebersystem soll den Mitarbeiter:innen und arbeitnehmerähnlichen Personen eines privaten Unternehmens oder einer Institution der öffentlichen Hand die Möglichkeit geben, anonym auf vermeintliche Missstände im Unternehmen aufmerksam zu machen. Whistleblower, also Hinweisgeber, können beispielsweise Beschäftigte, Bewerber:innen oder Leiharbeiter:innen sein. Die Anonymität dient hier vor allem dem Hinweisgeberschutz. Ziel ist es, diesen Zielgruppen die Angst vor möglichen negativen Konsequenzen zu nehmen, die mit der Meldung eines Regelbruchs oftmals einher gehen. So wird letztlich ein Beitrag zu guter Unternehmensführung und Compliance geleistet. Mögliche Missstände können kurzerhand aufgedeckt und intern beseitigt werden.

Wie funktioniert das dhpg-Hinweisgebersystem?

Zum Schutz und zur Wahrung der Anonymität des Hinweisgebers wird eine Software, meist auf der Internetseite des Unternehmens, installiert. Damit ist die digitale Plattform für den Hinweisgeber einfach und rund um die Uhr erreichbar. Der Hinweisgeber, auch Whistleblower genannt, kann seinen Hinweis bzw. seine Meldung anonym oder aber auch namentlich abgeben. Ein Hinweisgebersystem ist Teil eines Compliance-Management-Systems. Ein Compliance-Manager oder eine extern dafür bestimmte Person nimmt die Medung des Whistleblowers entgegen und leitet Maßnahmen ein. Dabei gilt: Eingehende Meldungen sind innerhalb von sieben Tagen zu bestätigen. Innerhalb von drei Monaten hat eine Rückmeldung zu erfolgen, wie mit dem Hinweis bzw. der Meldung umgegangen wird und inwiefern Maßnahmen ergriffen werden.

Wer muss ein Hinweisgebersystem installieren?

Whistleblower- oder Hinweisgebersysteme werden keinesfalls nur für Großkonzerne oder den Finanzbereich zur Pflicht. Im Gegenteil: Ab 17.12.2021 ist ein solches System für alle Unternehmen ab 250 Mitarbeiter:innen und Kommunen ab 10.000 Bewohner:innen Pflicht. Ab 2023 sieht die EU-Hinweisgeber-Richtlinie für alle Unternehmen ab 50 Mitarbeiter:innen ein Hinweisgebersystem vor.

Was ist ein Whistleblower?

Spätestens seit der großen medialen Berichterstattung um den WikiLeaks-Gründer Julian Assange und Edward Snowden ist der Begriff des Whistleblowers auch in Deutschland bekannt. Ins Deutsche übersetzt bedeutet whistleblowing, eine Trillerpfeife zu blasen. Whistleblower haben es sich zum Ziel gesetzt, Missstände oder das Fehlververhalten einer Gesellschaft oder eines politischen Systems aufzudecken und öffentlich zu machen.

Kann sich an der Gesetzeslage noch etwas ändern?

Die EU-Hinweisgeber-Richtlinie ist verabschiedet: Deutschland muss diese noch in die deutsche Gesetzgebung überführen. Bei den Vorgaben der EU-Hinweisgeber-Richtlinie handelt es sich um Mindeststandards, die also in jedem Fall in das deutsche Recht zu integrieren sind. Es bleibt abzuwarten, ob der deutsche Gesetzgeber gegebenenfalls sogar strengere Anforderungen aufstellt. Mit der Umsetzung muss sich der Gesetzgeber sputen, denn die Richtlinie tritt zum 17.12.2021 für Unternehmen ab 250 Mitarbeiter:innen und Gemeinden mit 10.000 Einwohner:innen in Kraft. Sollte bis dahin noch kein entsprechendes deutsches Gesetz vorliegen, können sich Hinweisgeber unter Umständen direkt auf die EU-Hinweisgeber-Richtlinie berufen.

Was ist, wenn ein Unternehmen kein System installiert?

Nach der EU-Hinweisgeber-Richtlinie haben Unternehmen, die einen Hinweis bzw. eine Meldung behindern oder zu behindern versuchen, die Identität des Hinweisgebers nicht vertraulich behandeln oder Vergeltungsmaßnahmen gegen Hinweisgeber ausüben, mit Sanktionen zu rechnen. Wie hoch diese Sanktionen in Deutschland ausfallen werden, ist Sache des deutschen Gesetzgebers. Die Umsetzung der Richtlinie ins deutsche Recht bleibt abzuwarten. Dem ersten Referentenentwurf des deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes zufolge kann mit Sanktionen von bis zu 1.000.000 € gerechnet werden. Nach der Richtlinie bedarf es wirksamer, angemessener und abschreckender Sanktionen, um den Schutz des Hinweisgebers zu gewährleisten. 

Die EU-Hinweisgeber-Richtlinie

Die EU-Hinweisgeber-Richtlinie gilt nach dem Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG) als wegweisend. Ziel des Gesetzes ist der besondere Schutz des Hinweisgebers, umgangssprachlich auch Whistleblower genannt. Ab 2023 müssen Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeiter:innen ein System eingerichtet haben, über das Stakeholder anonym mögliche Regelverstöße melden können. Daher steht für Unternehmen kurzfristig an, sich mit der Einführung eines Hinweisgebersystems, der Einbindung in die eigene Compliance-Richtlinie und dem Umgang mit Meldungen zu beschäftigen. Die dhpg berät Sie dazu gerne.

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