Vereinfachung der Bestandsaufnahme von Vorräten durch permanente Inventur


Hintergrund

Üblicherweise erfolgt die Inventur am oder in zeitlicher Nähe zum Bilanzstichtag. Dies führt zu einer nicht unerheblichen zeitlichen und personellen Belastung, die konzentriert an ein oder zwei Tagen im Jahr auftritt. Aufgrund immer besserer technischer Softwarelösungen wird zunehmend das Verfahren der permanenten Inventur angewendet. Diese Methode kann eine vereinfachte Aufnahme der Vorratsbestände ermöglichen.

Welche Voraussetzungen müssen für die Anwendung einer permanenten Inventur erfüllt sein?

Bei Anwendung der permanenten Inventur muss sichergestellt sein, dass jeder Artikel mindestens einmal im Jahr gezählt wird. Eine entsprechende Inventuranweisung muss die Aufnahme regeln. Die Lagerbuchhaltung ist nach dem Ergebnis der Aufnahme zu korrigieren. Zudem muss ein Verfahren existieren, das es ermöglicht, die Bestände am Bilanzstichtag selbst auch ohne körperliche Bestandsaufnahme zu ermitteln. Überdies darf dieses Inventurverfahren nicht angewendet werden für Bestände, die anfällig sind für Verderb, Schwund, Verdunsten, leichte Zerbrechlichkeit oder vergleichbare Vorgänge, bei denen es zu unkontrollierten Abgängen kommen kann. Auch bei besonders wertvollen Vorratsbeständen muss von einer permanenten Inventur abgesehen werden.

Im Rahmen der Jahresabschlussprüfung muss der beauftragte Wirtschaftsprüfer prüfen, ob die Anwendungsvoraussetzungen für eine permanente Inventur vorliegen und ob die Ordnungsmäßigkeit der Lager- und Bestandsbuchführung gegeben ist. Zudem ist eine Inventurbeobachtung und bei vollautomatischen Lagersystemen auch eine Wirksamkeitsprüfung der Prozesskontrollen vorzunehmen. Werden die notwendigen Voraussetzungen erfüllt, können im Unternehmen auch mehrere Inventurmethoden angewandt werden.

Wie kann die Aufnahme der Bestände durch eine permanente Inventur vereinfacht werden?

Der grundsätzliche Unterschied zwischen der permanenten Inventur und anderen Inventurverfahren besteht darin, dass Letztere nicht am oder um den Bilanzstichtag herum stattfinden, sondern an beliebigen Zeitpunkten über das Geschäftsjahr verteilt. Wichtig ist nur, dass zwischen dem vorhergehenden und dem neuen Inventurstichtag mindestens einmal für jeden Artikel eine Zählung erfolgt. Die Besonderheit der permanenten Inventur besteht zudem darin, dass die Lagerbestände zum Bilanzstichtag allein aus der Lagerbuchführung in das Inventar übernommen werden.

Da keine Vorgaben bestehen, wann die einzelnen Inventurvorgänge erfolgen, besteht die Möglichkeit, eine Zählung gerade dann vorzunehmen, wenn nach der Lagerbuchführung ein besonders niedriger Sollbestand oder sogar ein Nullbestand (sogenannte Nulldurchgangsinventur) vorliegt. Zum Ende des Geschäftsjahrs können dann die restlichen noch nicht auf diesem Wege aufgenommenen Bestände gezählt werden.

Wenn sogenannte vollautomatische Lagersysteme eingesetzt werden, bei denen Ein- und Auslagerungen eine systemgestützte Bestandsfortschreibung ermöglichen, können weitere Effizienzsteigerungen für das Inventurverfahren erreicht werden. So kann unter bestimmten Voraussetzungen die Inventuraufnahme im Zeitpunkt der Einlagerung der Artikel vorgenommen werden (sogenannte Einlagerungsinventur).

Insbesondere bei Unternehmen mit umfangreichen Vorratsbeständen ist es aus Gründen der Wirtschaftlichkeit wichtig, unterjährig Kenntnis über die genaue Höhe der einzelnen Lagerbestände zu haben. Hier können moderne IT-Systeme helfen, die Bestände und damit auch die Kapitalbindung möglichst gering zu halten.

Fazit

Permanente Inventurverfahren können zu einer Rationalisierung des Prozesses der Vorratsaufnahme  beitragen. Bei Einsatz automatisierter Lagersysteme kann zudem die Bestandssicherheit erhöht werden. Vor der Einführung einer permanenten Inventur sollte geprüft werden, ob die Voraussetzungen dafür erfüllt sind. Sprechen Sie uns gerne hierzu an.

Andreas Stamm

Wirtschaftsprüfer, Steuerberater

Zum Profil von Andreas Stamm

Sascha Erger

Wirtschaftsprüfer, Steuerberater

Zum Profil von Sascha Erger

Permalink