Modern Finance: Grenze zwischen Accounting und Controlling zunehmend fließend

 

Derzeit startet die Planung für 2023 in vielen Unternehmen – auch in diesem Jahr unter ganz besonderen Bedingungen. Viele Betriebe haben mit Blick auf Energie- und Lieferengpässe, aber auch bedingt durch fehlende Mitarbeitende, ihre Planungszyklen verkürzt. Die enge Zusammenarbeit zuvor getrennter Disziplinen wird immer wichtiger und zu einem weiteren Treiber in der Modernisierung des Finanzbereichs. Verantwortliche in Finanzen und Controlling müssen sich neuen Aufgaben und Herausforderungen stellen. Und das gemeinsam.

Interview: Hagen Müller und Prof. Dr. Andreas Blum

 

Was sind die großen Herausforderungen, denen die Finanzbereiche in der Planung 2023 begegnen müssen?

Hagen Müller: Die Planung für das Jahr 2023 findet unter extremer Unsicherheit statt. Nicht nur die andauernden Energie- und Lieferengpässe machen es den Verantwortlichen schwer, sich für die Zukunft aufzustellen, auch fehlende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden zum Wachstumsbremser für Unternehmen. So heißt es also für die meisten: auf Sicht fahren. Statt langfristiger Aufstellungen bedarf es kurzer Planungszyklen und permanenter Status-quo-Auswertungen auf Basis von durchgängigen Datenmodellen und Prozessen. Im Mittelstand hat sich dieses Reportingmodell in vielen Unternehmen noch nicht etabliert, was eine gute Information des Managements schwieriger macht. Im Sinne einer guten Jahresplanung empfehlen wir den Geschäftsführungen, ihre Ziele für das nächste Jahr konkret festzulegen. Um für Transparenz zu sorgen und alle Beteiligten bestmöglich in die Planung einzubeziehen, gilt es, Prozesse mit den verantwortlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu definieren, Aufgaben zu verteilen und so alle an einem Strang ziehen zu lassen, um die gesteckten Ziele gemeinsam zu erreichen. 

Wie können Unternehmen ihren Finanzbereich dahin bringen?

Andreas Blum: Unternehmen, die ihre Reporting- und Planungszyklen verkürzen möchten, sollten kurzfristig den Transformationsprozess ihres Finanzbereichs starten. Damit zu beginnen ist gar nicht so kompliziert und hat zunächst auch nichts mit IT zu tun. Die Fachleute der einzelnen Abteilungen müssen sich darüber klar sein, dass sie das Gleiche wollen, sprich: Das Accounting kann nicht ohne das Berichtswesen oder das Controlling gedacht werden. Denn Accounting ist mehr als nur Rechnungen zu schreiben und Zahlungen anzuweisen. Besteht Konsens darüber, dass im Accounting die Grundlagen für verkürzte Berichtszyklen geschaffen werden, ist auch schon der Grundstein gelegt und man kann das Projekt richtig aufsetzen. Nun können die Beteiligten definieren, wie das Datenmodell für die Zukunft aussieht, welche Tools die richtigen sind und wie die Prozesse ablaufen sollen. 

Ist das nicht zeitaufwendig? Kaum ein Unternehmen hat jetzt die Zeit für einen Transformationsprozess.

Hagen Müller: Zeit hat man gefühlt nie, daher ist es wichtig zu priorisieren, sich ein Zielbild zu formulieren und sich sukzessive dorthin zu bewegen. Es geht also weniger um Buzzwords wie Big Data, sondern zunächst darum, das Mindset im Finanzbereich zu schärfen und dann mit ersten Schritten zu starten. Das kann z.B. der revisionssichere Archivierungsprozess sein, die Umstellung auf rein elektronische Rechnungen oder eben das angepasste Reporting. Und so treibt man den Transformationsprozess im eigenen Unternehmen Schritt für Schritt voran. Wichtig ist es, sich zu fragen, wo genau man am Ende des Geschäftsjahres stehen möchte. Hierfür kann es hilfreich sein, einen Maßnahmenplan zu erarbeiten oder eine Jahresziel-Mindmap auszuarbeiten. Auf diese Weise sind die Jahresziele klar definiert und messbar. 

Gibt es Hilfsmittel?

Andreas Blum: Unterstützung für das automatisierte Reporting bietet ein Continuous Auditing Tool, wie es die dhpg mit oktant anbietet. Die Cloudlösung oktant übernimmt und harmonisiert die Daten sämtlicher ERP-Systeme innerhalb eines Unternehmens. Durch diese Zusammenführung haben Finanzverantwortliche, Controller und die Geschäftsführungen jederzeit Informationen über die finanzielle Lage des Unternehmens, ohne Daten noch miteinander abgleichen zu müssen. Das senkt den Aufwand für Reportings erheblich und vereinfacht die Prozesse zwischen den Abteilungen. Reportings und andere wichtige Unternehmenskennzahlen sind kontinuierlich abrufbar. Da oktant KI-gestützt ist, haben die Verantwortlichen nicht nur die Möglichkeit, zurückliegende Daten vereinfacht abzurufen, sondern bei ausreichender Datengrundlage auch Prognosen für die Zukunft zu erstellen. Das ist in derart unsicheren Planungszeiten wie heute natürlich eine gute Stütze. 

Was heißt das für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Bereichen?

Hagen Müller: Der Einsatz eines Continuous Auditing Tools wie oktant unterstützt Unternehmen auf dem Weg zur digitalen Transformation. Zudem werden verwaltende Ressourcen frei und können anders eingesetzt werden. Zeitgleich erhöhen Unternehmen ihre Anforderungen über Detailkenntnisse im Rechnungswesen, in der Bilanzierung und im Berichtswesen. Die Vorteile liegen auf der Hand. Viele Unternehmen stehen aber immer noch am Anfang und der angestrebte Transformationsprozess wird oft dadurch verlangsamt, dass die Ziele der Transformation nicht klar definiert werden bzw. die hiervon abgeleiteten Vereinbarungen nicht klar umrissen sind. Wir haben schon viele Unternehmen auf dem Weg begleitet und unterstützen selbstverständlich gerne. 

Hagen Müller

Wirtschaftsprüfer, Steuerberater

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Prof. Dr. Andreas Blum

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