dhpg: „Kassenführung – gut vorbereitet in das neue Jahr“

Bonn, 10. Dezember 2019 – Der Countdown läuft. Ab dem 1.1.2020 gelten – trotz Übergangsfrist bis zum 30.9.2020 – erneut verschärfte Regeln bei der Nutzung elektronischer Kassensysteme. Ab diesem Zeitpunkt sollten diese mit einem Sicherheitsmodul vor Manipulationen geschützt sein. Zudem gehört zur „ordnungsgemäßen Kassenführung“ zwingend eine Verfahrensdokumentation. Die dhpg hatte ihre Mandanten mit bargeldintensiven Betrieben eingeladen. Frank Güntgen und Klaus Zimmermann, beide Partner der dhpg, moderierten den Abend. Mehr als 50 Interessierte folgten der Einladung ins Büro der dhpg in Köln.

Kein Kassensystem verfügt derzeit über eine Zertifizierung

Der Abend startete zunächst mit einem Überblick darüber, wie unsere europäischen Nachbarn die Frage nach der Sicherung von Kassen vor Manipulation gelöst haben. Im Anschluss ging es um die konkreten Anforderungen des Finanzministeriums ab 2020 mit dem Hinweis, dass es bis dato in Deutschland kein einziges zertifiziertes Kassensystem gibt, welches diese Anforderungen erfüllt. Vor diesem Hintergrund gewährt das Finanzministerium den betroffenen Unternehmen eine Übergangsfrist bis zum 30.9.2020. Nun muss mit Nachdruck daran gearbeitet werden, die technischen Sicherheitseinrichtungen schnellstmöglich auf den Markt zu bringen. Denn: In vielen Bereichen besteht Unsicherheit über den Umgang mit der Belegausgabepflicht. Fakt ist: Die Belege können in elektronischer oder in Papierform zur Verfügung gestellt werden. Eine Pflicht zur Annahme und Aufbewahrung des Belegs durch den Kunden besteht nicht. Zum Schluss des Vortrags ging es um die Kassennachschau. So sind im Vorfeld die Beobachtung der Kassen, ihre Art der Handhabung in den Geschäftsräumen und Testkäufe durchaus erlaubt. Des Weiteren darf der Prüfer auch während der Prüfung Unterlagen und Belege scannen oder fotografieren. Weithin ist bereits bekannt, dass die Prüfung während der Öffnungszeiten keiner Ankündigung bedarf. Allerdings hat der Prüfer kein Recht zur umfassenden Durchsuchung der Geschäftsräume.

Tipps für die Verfahrensdokumentation und Insights einer Kassenprüfung

Carmen Fleck, Steuerberaterin der dhpg, schloss direkt an den Vortrag des Vorredners an und nahm den Hinweis auf die Verfahrensdokumentation auf. In einem kurzen Abriss ging sie auf die Struktur und Inhalte, die eine Verfahrensdokumentation enthalten sollte, ein. Neben sechs Schritten zur guten Dokumentation erhielten die Gäste eine Checkliste, die Verantwortliche darin unterstützt, alle wesentlichen Punkte zu berücksichtigen. Abschließend wies die Beraterin auf die Wichtigkeit einer revisionssicheren Archivierung hin und gab auch Lösungsempfehlungen. So solle man zur Ablage ein Dokumentenmanagementsystem wählen. MS Office sei dazu nicht geeignet, rät die Expertin. Zum Schluss des Abends wurde es dann noch einmal spannend. Fabrice Voigt, IT-Prüfer und Berater der dhpg IT-Services, zeigte anhand der IT-Software IDEA, die auch die Finanzverwaltung bei der Prüfung einsetzt, wie die Betriebsprüfer eine Kasse „auf Herz und Nieren“ prüfen und bot die Möglichkeit an, diese Checks auf für interessierte Unternehmen durchzuführen.

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Über dhpg
Die dhpg ist eines der führenden, mittelständischen Prüfungs- und Beratungsunternehmen in Deutschland, das sich auf die Kernbereiche Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung, Rechtsberatung sowie Insolvenzverwaltung und Sanierungsberatung spezialisiert hat. Das inhabergeführte Unternehmen gehört mit mehr als 600 Mitarbeitern an elf Standorten zu den 15 größten seiner Branche. Die dhpg ist Teil des Nexia-Netzwerks, das mit über 32.000 Mitarbeitern in 120 Ländern und einem Umsatzvolumen von 4 Milliarden US-Dollar zu den Top 10 der internationalen Beratungs-Netzwerke zählt.