Anforderungen an eine wirksame Kündigung

Sachverhalt

Die wirksame Kündigung eines Arbeitsverhältnisses ist immer an wesentliche Frist-, Form- und Zugangsvoraussetzungen geknüpft. Während der Corona-Pandemie können sich erhebliche Schwierigkeiten für die formal ordnungsgemäße Kündigung vom Arbeitsverhältnis  ergeben, etwa durch mögliche Quarantänepflichten oder Einschränkungen der persönlichen Bewegungs- und Handlungsfreiheit. Was Arbeitgeber beachten sollten, damit der Zugang der von ihnen ausgestellten Kündigung nicht für unwirksam erklärt wird, erfahren Sie hier. 

Die eigenhändige Unterschrift

Die Kündigung eines Arbeitsvertrags bedarf stets der Schriftform, das heißt, die Kündigung muss eine eigenhändige Unterschrift tragen, um wirksam zu sein. In der aktuellen Situation stellt sich die Frage, ob es praktikable Alternativen gibt, wenn sich die kündigungsberechtigten Personen (in der Regel der Arbeitgeber) z.B. in einem anderen Land oder für mehrere Wochen in Quarantäne ohne physischen Kontakt zur Außenwelt befinden. 

Aus Sicht der Arbeitgeber wäre es praktisch, aber unzulässig, eingescannte Unterschriften oder Unterschriftenstempel zu verwenden. Ebenso wenig genügen ein Telefax, eine E-Mail, eine SMS oder eine Nachricht durch einen Instant-Messaging-Dienst der Schriftform. Auch die Abgabe in elektronischer Form durch die qualifizierte elektronische Signatur ist nicht möglich. Über die Kündigung hat also stets eine schriftlich abgefasste Urkunde vorzuliegen.

Die Kündigung muss vom Arbeitgeber bzw. Aussteller unterschrieben sein. Entscheidend ist allein die Unterschrift, die eigenhändig vom Aussteller stammt. Die Unterschrift deckt den Inhalt der Kündigung, steht also unter dem Text und schließt ihn räumlich ab. Die bloße Paraphierung der Erklärung mit einem Namenskürzel des Kündigenden genügt der Schriftform nicht. 

Immer wieder passiert es in der Praxis, insbesondere in Konzernen, dass eine Kündigung auf dem Briefpapier einer Schwestergesellschaft erklärt wird. Wenn nicht durch Auslegung, insbesondere über die Angaben in der Signaturzeile, klar wird, welcher Arbeitgeber kündigt, liegt keine wirksame Kündigung vom Arbeitsverhältnis vor.

Erklärung durch Stellvertreter

Schwierigkeiten, das Schriftformerfordernis zu wahren, kann es vor allem dann geben, wenn die kündigungsberechtigte Person nicht in der Lage ist, die eigenhändige Unterschrift zu leisten, weil sie z.B. aufgrund eines Auslandsaufenthalts oder einer coronabedingten Quarantäne nicht vor Ort sein kann. Dies kann insbesondere dann problematisch sein, wenn eine gesetzliche oder vertragliche Kündigungsfrist zu wahren ist. 

In einem solchen Fall – um etwa die Frist zu wahren – bietet sich die Kündigung durch einen Stellvertreter an. Die Kündigung kann dann durch eine bevollmächtigte Person vor Ort mit ihrem eigenen Namen unterschreiben und durch einen eindeutigen Zusatz zum Ausdruck bringen, dass sie die schriftformbedürftige Kündigungserklärung in fremdem Namen abgibt.

Aus Beweisgründen sollte der Zusatz „i.V.“ gewählt werden. Dann können aus Sicht des Empfängers der Kündigung (dies ist der Arbeitnehmer) keine Zweifel entstehen, dass der Unterzeichnende nicht für sich selbst tätig werden wollte. Von der Verwendung des missverständlichen Zusatzes „im Auftrag“ („i.A.“) sollte abgesehen werden, da diese Formulierung nahelegt, dass der Vertreter keine eigene Willenserklärung abgeben will, sondern lediglich als Erklärungsbote für den Arbeitgeber auftritt.

Vollmachterteilung

Eine Bevollmächtigung kündigungsberechtigter Personen kann auch vorsorglich erteilt werden. Dies ist im Hinblick auf die krisenbedingten besonderen Zeiten der Corona-Pandemie sicherlich empfehlenswert. 

Es ist generell angezeigt, dass Arbeitgeber für den Fall des Ausspruchs einer Kündigung gerüstet sind, indem sie schriftliche Vollmachten in ausreichender Anzahl vorhalten und allgemein bekannt machen, wer zur Unterzeichnung einer Kündigung berechtigt ist. 

Risiko der Zurückweisung

Eine mündliche Vollmachtserteilung ist zwar möglich, jedoch nicht risikolos. Ein einseitiges Rechtsgeschäft – wie die Kündigung – kann nämlich als unwirksam zurückgewiesen werden. 

Darauf kann sich der Arbeitnehmer bzw. der Empfänger der Kündigung dann berufen, wenn der Bevollmächtigte keine Vollmachtsurkunde vorlegt. Allerdings ist eine Zurückweisung ausgeschlossen, wenn der Vollmachtgeber den anderen von der Bevollmächtigung in Kenntnis gesetzt hat. 

Dies kann z.B. durch die Bekanntmachung der zur Kündigung befugten Personen im Arbeitsvertrag erreicht werden, aber auch betriebsinterne Bekanntmachungen, etwa durch eine E-Mail, sollen ausreichen. Außerdem reicht für die In-Kenntnis-Setzung in diesem Sinne aus, wenn eine Person die Kündigung unterschreibt, mit deren Stellung üblicherweise ein internes Kündigungsrecht verbunden ist (z.B. Leiter der Personalabteilung), soweit der Arbeitnehmer Kenntnis darüber hat, dass der Erklärende die entsprechende berufliche Stellung auch tatsächlich innehat.

Soweit durch die Corona-Krise und der dadurch bedingten eingeschränkten Handlungs- und Bewegungsfreiheit eine besondere Eilbedürftigkeit besteht, kann also auf eine Bekanntmachung der Bevollmächtigten durch den Kündigungsberechtigten per E-Mail oder auch per Anruf bei dem zu kündigenden Arbeitnehmer zurückgegriffen werden. Allerdings ist beim Anruf mit eventuellen Beweis- und Zugangsschwierigkeiten zu rechnen, sodass grundsätzlich die (vorsorgliche) Ausstellung einer Original-Vollmachtsurkunde zu empfehlen ist. In diesem Fall ist das Risiko einer wirksamen Zurückweisung der Kündigungserklärung durch den Arbeitnehmer ausgeschlossen. 

Sonderfall: Blanko unterzeichnete Kündigung 

Ein besonderer Fall ist die sogenannte blanko unterzeichnete Kündigung, bei der der andere Teil zur Ausfüllung des Blanketts ermächtigt wird. Diese Art der Kündigung ist aufgrund der Warnfunktion des Schriftformerfordernisses nur formgültig, wenn zugleich die Ermächtigung zur Ausfüllung des Blanketts schriftlich erteilt wird. 

Zugang der Kündigung

Die unterzeichnete Kündigung muss dem zu kündigenden Arbeitnehmer im Original fristgerecht zugehen, um wirksam zu sein. Die Frist ist dem Arbeitsvertrag zu entnehmen. Ist hier keine besondere Vereinbarung getroffen worden, greift die gesetzliche Kündigungsfrist. Da der Arbeitgeber den Zugang vor Gericht beweisen muss, sollte eine Übermittlungsart gewählt werden, die einen Zugangsnachweis im Rahmen der Frist bietet. 

Soweit ein zu kündigender Arbeitnehmer im Betrieb anwesend ist, ist die persönliche Übergabe durch den Arbeitgeber bei gleichzeitiger Quittierung oder Anfertigung eines Übergabeprotokolls unter Zeugen die beste Wahl. Sollte eine persönliche Übergabe nicht möglich sein, kann die Kündigung durch einen Boten zugestellt werden. 

Sollten Sie Fragen hierzu oder weitere arbeitsrechtliche Fragen haben, zögen Sie nicht, uns anzusprechen. Wir beraten Sie persönlich. 

Öffnet der Arbeitnehmer die Tür nicht, kann die Kündigung auch in den privaten Briefkasten eingeworfen und ein Einwurfprotokoll mit Datum und Uhrzeit des Einwurfs, am besten ergänzt durch ein Foto vom Briefkasten mit lesbarem Namensschild, gefertigt werden. Der Zeuge sollte den Inhalt des Schreibens kennen und den Einwurf dieses Schreibens durch seine Unterschrift bestätigen. Auch auf diese Weise wird die Kündigungsfrist gewahrt.

In Fällen der nicht persönlichen Übergabe ist zu beachten, dass nach der gefestigten Rechtsprechung ein Zugang beim Empfänger erst vorliegt, sobald nach der Verkehrsanschauung mit der nächsten Entnahme zu rechnen ist. Dies richtet sich regelmäßig nach den üblichen Postzustellzeiten vor Ort. Jedenfalls nach 14 Uhr dürfte es schwierig werden, rechtssicher anzunehmen, dass ein Zugang noch an diesem Tag erfolgt ist.

Fazit

Auf die formellen Voraussetzungen einer Kündigung ist stets besonderes Augenmerk zu richten. Vor dem Hintergrund der Corona-Pandemie ergeben sich eventuell zusätzliche Hürden, eine Kündigung wirksam zu veranlassen. Es gilt demnach besondere Vorsicht und eine sorgsame Prüfung der formellen Voraussetzungen, insbesondere im Hinblick auf die Schriftform. Sollten Sie Fragen rund um das Thema Kündigung haben, sprechen Sie uns gerne an. Wir beraten Sie persönlich. 

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