Praxistipp: Wie prüfen Sie die Identität bei einem Auskunftsersuchen?

Hintergrund

Auskunftsersuchen der Betroffenen können auf allen erdenklichen Kommunikationswegen bei Ihnen eingehen. Nur selten wird es aber wohl dazu kommen, dass Ihnen die betroffene Person dabei persönlich gegenübersteht und Sie sich den Ausweis zeigen lassen können.

Egal, ob also postalisch, mittels elektronischer Kommunikation oder per Telefon: Sie sollten sich vor Auskunftserteilung sicher sein, dass Sie diese tatsächlich dem Betroffenen selbst zukommen lassen und es nicht zu einer Verwechslung bei Namensidentität mit einem anderen Kunden kommt.

Zusätzliche Informationen erfragen oder abgleichen

Eine Möglichkeit, die Identität sicherzustellen, ist es, die für die Anfrage genutzte E-Mail-Adresse oder Telefonnummer mit den bekannten Daten abzugleichen. Nicht immer sind diese jedoch mit den Bestandsdaten identisch. In diesem Fall können weitere Informationen, etwa Geburtstag oder Wohnort, abgefragt werden. Eine abschließende Sicherheit stellen diese zusätzlichen Informationen zwar nicht dar, aber im Regelfall eine verhältnismäßige Identifikationsmaßnahme.

Identifizierung über das Nutzerkonto

Nicht immer hat der Betroffene ein Nutzerkonto bei dem Unternehmen, an das er sein Auskunftsersuchen richtet. Ist dies jedoch der Fall, genügt für eine sichere Identifizierung, dass der Betroffene sein Ersuchen über dieses an Sie richtet oder Sie sich dieses im Nutzerkonto bestätigen lassen.

Video- oder Post-Ident-Verfahren

Aufwendiger für den Betroffenen und mit zusätzlichen Kosten für das Unternehmen verbunden sind die Identifikationsverfahren über die Post oder Anbieter von Video-Ident-Verfahren. Sie bieten jedoch auch eine hohe Sicherheit.

Qualifizierte elektronische Signaturen

Bei einem Auskunftsersuchen, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist, etwa durch Nutzung des Dienstes De-Mail oder die Verwendung der Online-Ausweisfunktion des Personalausweises, kann auf die Richtigkeit des übermittelten Namens geschlossen werden. Diese Verfahren werden zum einen jedoch noch nicht von vielen genutzt und es bleiben auch Restrisiken, wie Verwechslungen durch Namensidentität.

Kopie des Ausweises/Passes

Eine relativ einfache Möglichkeit, die Identität zu überprüfen, ist die Anforderung einer Ausweiskopie. Dabei ist jedoch zu beachten, dass Sie den Betroffenen darauf hinweisen, dass er alle Angaben außer dem Namen, der Anschrift, dem Geburtsdatum und dem Gültigkeitsdatum schwärzen darf. Zudem dürfen Sie die Ausweiskopie nur zur Identifizierung verarbeiten und müssen Sie im Anschluss sofort löschen.

Unser Tipp

Die Wahl der Identifikationsmethode sollten Sie davon abhängig machen, wie hoch die Gefahr ist, dass die Daten in die falschen Hände geraten. Kriterien sollten hier insbesondere die Größe des Datenbestands und die Art der Datenkategorien sein. Je größer die Datenmenge und je sensibler die Daten, desto sicherer sollte die gewählte Identifikationsmethode sein.

Dr. Christian Lenz

Rechtsanwalt, Fachanwalt für Steuerrecht

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Kirsten Garling

Rechtsanwältin

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Alexandra Hecht

Rechtsanwältin, Fachanwältin für Arbeitsrecht

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