dhpg bietet softwarebasiertes Hinweisgebersystem an

Hintergrund

Digitale Hinweisgebersysteme sind ein wesentlicher Bestandteil eines effektiven Compliance-Management-Systems. Voraussetzung ist allerdings, dass für Mitarbeiter:innen die Möglichkeit der anonymen Meldung besteht; hierauf zielt die EU-Hinweisgeberrichtlinie ab.

Nach der Richtlinie müssen Unternehmen und Kommunen mit mehr als 250 Mitarbeiter:innen ab dem 17.12.2021 ein Hinweisgebersystem implementieren. Zwei Jahre später wird die Pflicht ausgeweitet: Dann ist jedes Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeiter:innen betroffen.

Hinweisgebersystem im Detail

Die betroffenen Unternehmen haben einen geschützten anonymen Meldekanal einzurichten. Eingehende Meldungen sind innerhalb von sieben Tagen zu bestätigen. Innerhalb von drei Monaten hat eine Rückmeldung zu erfolgen, wie mit der Meldung umgegangen wird und inwiefern Maßnahmen ergriffen werden. Infolge einer Beweislastumkehr muss der Arbeitgeber beweisen, dass aufgrund einer Meldung keine Repressalien für den Whistleblower erfolgen. Nach dem deutschen Entwurf eines die Richtlinie umsetzenden Hinweisgeberschutzgesetzes sind Sanktionen bei Nichterfüllung von bis zu 1 Mio. € vorgesehen. Die Richtlinie spricht von „wirksamen, angemessenen und abschreckenden Sanktionen“.

Inhaltlich bezieht sich der Hinweisgeberschutz auf EU-Recht, sprich z.B. auf Geldwäsche, Datenschutz, Produkt-/Verkehrs-/Lebensmittelsicherheit, Verbraucherschutz, öffentliche Gesundheit oder Wettbewerbsrecht. Die nationalen Gesetzgeber können hierüber hinausgehen. In Deutschland dürften sämtliche Verstöße gegen Straf- und Bußgeldvorschriften erfasst werden. Der persönliche Anwendungsbereich erfasst Mitarbeiter:innen und sämtliche Personen, die eine „arbeitsbezogene Verbindung“ haben.

Neben der Pflicht für Unternehmen und Kommunen zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems haben die nationalen Gesetzgeber die Pflicht, zudem eine Aufsichtsbehörde einzurichten, bei der ebenfalls gemeldet werden kann. In Deutschland wird dies voraussichtlich der Bundesdatenschutzbeauftragte sein.

dhpg bietet voll integrierte DSGVO-konforme Softwarelösung

Für den Mittelstand ist die Schaffung eines Hinweisgebersystems – trotz der hierin liegenden Chancen – zunächst eine weitere bürokratische Herausforderung. Daher hat die dhpg eine schlanke und preislich attraktive Lösung konzipiert. Das dhpg-Hinweisgebersystem basiert auf der Software Vispato, die folgende Vorteile vereint:

  • ISO-27001-zertifizierte Server
  • Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
  • Deutsches Rechenzentrum (Datev eG)
  • DSGVO-Konformität

Praktisch kann der Meldende über einen Link, der beispielsweise im Intranet platziert wird, seine Meldung abgeben. Eine Rückverfolgbarkeit ist nicht möglich. Seitens der dhpg wird die Meldung erstbeurteilt, weiterverarbeitet und etwaige weitere Maßnahmen werden empfohlen. Optional kann dann tiefer beraten werden, um mögliche Missstände abzustellen. Die Implementierung wird durch eine Auftaktschulungsunterlage und weitere optionale Beratungsleistungen begleitet. Gerne unterstützen wir Sie in diesem Zusammenhang im Hinblick auf ein ganzheitliches Compliance-Management-System (CMS) oder auch nur in Teilbereichen.

Schaffen Sie sich durch das Hinweisgebersystem einen Wettbewerbsvorteil

Erfolgreiche Unternehmen wissen es schon lange: Missstände in einem Unternehmen zu verhindern, aufzudecken und zu beseitigen lohnt sich, jedenfalls mittel- und langfristig. Die Höhe der Bußgelder in verschiedenen Bereichen (z.B. Kartellrecht, Datenschutz) nimmt drastisch zu und auch Reputationsschäden können sich im heutigen Online-Zeitalter sehr schnell verbreiten, damit nicht nur richtig teuer werden, sondern dem Unternehmen nachhaltig schaden. Auf der anderen Seite stärkt ein Compliance-Management-System – welches natürlich auch nicht überdimensioniert sein muss – das Vertrauen in das Unternehmen, optimiert Prozesse und schreckt Betrüger ab. Das Hinweisgebersystem hilft dabei, wirklich zu den neuralgischen Punkten vorzustoßen, und ist aus unserer Sicht ein bedeutsamer Bestandteil eines CMS.

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Dr. Christian Lenz

Rechtsanwalt, Fachanwalt für Steuerrecht

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