Digital Business Concepts - Online-Handel / E-Commerce

 

Teil 4: Die zehn häufigsten Fehler in der E-Commerce-Buchführung 

In unserer Blog-Serie „Digital Business Concepts - Online-Handel / E-Commerce“ erfahren Sie, was für ein erfolgreiches „Digital Business Concept“ in Bezug auf

  • die steuerlichen Besonderheiten und
  • die rechtlichen Rahmenbedingungen des E-Commerce zu beachten ist.  
  • Sie erhalten erste Einblicke in die technischen Grundlagen des E-Commerce und
  • einen Überblick über die zehn häufigsten Fehler in der E-Commerce-Buchführung. 

 

Zum Start unserer Reihe haben wir Sie auf einige steuerliche Stolperfallen des E-Commerce hingewiesen, in die Unternehmen am besten gar nicht erst hineintreten. 

Im zweiten Beitrag geht es um wichtige rechtliche Aspekte, die beim Aufbau eines Webshops zu beachten sind

In dritten Teil der Reihe haben wir weitere steuerliche Besonderheiten, im technischen Kontext betrachtet, dargestellt.

Nun geht es um die zehn häufigsten Fehler in der E-Commerce-Buchführung und wie man sie vermeidet. 

 

Reihengeschäft übersehen

Ein Reihengeschäft ergibt sich, wenn mehrere Unternehmer hintereinander Geschäfte über denselben Liefergegenstand abschließen und der Gegenstand der Lieferung dabei unmittelbar vom ersten Unternehmer zum Endabnehmer gelangt. 

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Ein Reihengeschäft alleine aus den Buchführungsunterlagen zu erkennen, gestaltet sich in der Praxis relativ schwierig. Daher wird es häufig übersehen. Wenn ein Reihengeschäft bei einer Lieferung, die nicht nur innerhalb von Deutschland erfolgt, nicht erkannt wird, können sich ganz andere umsatzsteuerliche Konsequenzen ergeben, als wenn man die Lieferung an seinen Kunden einzeln ohne die anderen Unternehmer in der Lieferkette betrachtet. In einem Reihengeschäft kann nur einer der Unternehmer eine sogenannte bewegte Lieferung tätigen und nur diese kann als Ausfuhrlieferung oder innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei gestellt werden. Die Beurteilung, wer die bewegte Lieferung ausführt, ist relativ kompliziert und hängt vom genauen Sachverhalt ab. Wird das Reihengeschäft übersehen und es wird nur die Leistung eines einzelnen Unternehmers betrachtet, rechnet dieser unter Umständen steuerfrei an seinen Kunden ab, obwohl die Lieferung von ihm mit Umsatzsteuer abzurechnen gewesen wäre, weil ein anderer Unternehmer in der Lieferkette steuerfrei abrechnen kann. Weitere Fehler bei der Verbuchung von Reihengeschäften ergeben sich gerne in Form einer übersehenen Versteuerung eines innergemeinschaftlichen Erwerbs. Es kann sogar zu einer doppelten Versteuerung eines innergemeinschaftlichen Erwerbs kommen, wenn ein Unternehmer zwar mit einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) auftritt, diese aber nicht aus dem richtigen EU-Land stammt, welchem in dem Reihengeschäft die Besteuerung zugewiesen wurde. 

Kein Reverse-Charge-Verfahren angewendet

Während man beim Bezug von Leistungen von Unternehmen mit Sitz in der EU noch an eine mögliche Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens denken mag, wird die Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens nach § 13b Abs. 2 Nr. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) auf in Deutschland steuerbare „sonstige Leistungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers“ (mit Ausland ist hier das Drittland gemeint) gerne übersehen. Selbst wenn dem Unternehmer in gleicher Höhe ein Vorsteuerabzug zusteht (dieser kann in bestimmten Konstellationen ausgeschlossen sein), so ist hier die Versteuerung mit den entsprechenden Meldungen in der Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) und der Umsatzsteuererklärung unterblieben. 

Die USt-IdNr. nicht angegeben

Wird bei Käufen oder dem Bezug von Dienstleistungen innerhalb der EU über das Internet (z.B. bei Apple, Amazon oder Atlassian) die USt-IdNr. des Unternehmens nicht angegeben, gehen die technischen Systeme bei der Erstellung der Rechnung häufig davon aus, dass es sich bei dem Kunden um eine Privatperson handelt. Hierdurch kann es zu einer falschen Abrechnung kommen, bei der Umsatzsteuer ausgewiesen wird, obwohl eigentlich als steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung oder im Reverse-Charge-Verfahren hätte abgerechnet werden können. Das Reverse-Charge-Verfahren müsste dann auf den Bruttobetrag angewendet bzw. der innergemeinschaftliche Erwerb in Höhe des Bruttobertrags versteuert werden. Sofern deutsche Umsatzsteuer in Rechnung gestellt wurde, schuldet der Leistungserbringer diese nach § 14c UStG, während der Leistungsempfänger die Vorsteuer aus dieser Rechnung nicht geltend machen kann. Der Unternehmer zahlt letztlich zu viel: nämlich die Umsatzsteuer, die bei Angabe der UStIdNr. nicht hätte ausgewiesen werden müssen. Wird bei der Verbuchung der Rechnung aufgrund der ausgewiesenen deutschen Umsatzsteuer nicht erkannt, dass eigentlich das Reverse-Charge-Verfahren bzw. die Versteuerung eines innergemeinschaftlichen Erwerbs Anwendung finden muss, so ist die entsprechende Versteuerung unterblieben, selbst dann, wenn in gleicher Höhe eine Vorsteuerabzugsberechtigung aus dem innergemeinschaftlichen Erwerb oder des Reverse-Charge-Verfahrens (dieser kann in bestimmten Konstellationen ausgeschlossen sein) vorliegt. 

Die Umsatzsteuer wurde falsch gebucht

Gerade im E-Commerce ist das frühzeitige Aufspüren von Fehlern aufgrund der Vielzahl an Datensätzen und häufig hohen Umsatzbeträgen unentbehrlich, um den Korrekturaufwand und das unternehmerische Risiko möglichst gering zu halten. Da zum einen die Verbuchung der Kundenrechnungen im E-Commerce in der Regel elektronisch erfolgt, wodurch eine händische Prüfung der Buchungen unterjährig aufgrund des Automatisierungsgrades immer mehr vernachlässigt wird und sich zum anderen durch Umprogrammierungen am System Fehler in die Buchführung einschleichen können, empfiehlt es sich, bereits unterjährig regelmäßig eine sogenannte Umsatzsteuerverprobung vorzunehmen. Hierbei sollten die gebuchten Umsätze je Steuersatz aufaddiert, die Summe mit dem Steuersatz multipliziert und das Ergebnis mit dem Wert des jeweiligen Umsatzsteuerkontos in der Buchführung abgeglichen werden. Abweichungen, die sich hieraus ergeben, sind in der Regel bei einer Vielzahl von Datensätzen nur schwer zu finden und können einen nicht unerheblichen Korrekturaufwand von Rechnungen und UStVA zur Folge haben. Auf die gleiche Weise sollte auch für die Umsatzsteuer und die Vorsteuer, die aus dem Reverse-Charge-Verfahren und den innergemeinschaftlichen Erwerben entsteht, eine Verprobung vorgenommen werden. Im nächsten Schritt sind von der so ermittelten deutschen Umsatzsteuer die Vorsteuern, die in der Buchführung ausgewiesen werden, sowie der Betrag aus den angemeldeten UStVA abzuziehen, um zu prüfen, ob sich hieraus eine Differenz in Form einer Umsatzsteuerzahllast oder -erstattung ergibt (z.B. aufgrund von Nachbuchungen), die eine Korrektur der UStVA zur Folge haben sollte. Sofern ausländische Umsatzsteuer abgeführt wird (ggf. im OSS-Verfahren) empfiehlt es sich, für diese zusätzlich eine Verprobung zu machen. Wichtig ist es auch, eine Verprobung der in der Zusammenfassenden Meldung (ZM) gemeldeten steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen mit der Buchführung zu machen, da eine fehlerhafte Meldung die Steuerfreiheit gefährden kann. 

Umsatzschwellen für den Fernhandel und elektronische Dienstleistungen übersehen

Im E-Commerce sollte insbesondere beim 

  • Verkauf von Waren an Privatpersonen in andere Mitgliedstaaten der EU als Deutschland sowie 
  • bei der Erbringung von elektronischen Dienstleistungen an Privatpersonen, die ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt in anderen Mitgliedstaaten der EU als Deutschland haben,

stets im Blick behalten werden, wieviel Umsatz mit diesen Leistungen erzielt wird. Denn bei Überschreitung einer Umsatzschwelle von 10.000,00 €, zusammengerechnet aus den innergemeinschaftlichen Fernverkäufen (ehemals Versandhandel genannt) und den sogenannten TRFE-Leistungen (Telekommunikationsdienstleistungen, Rundfunk- und Fernsehdienstleistungen sowie auf elektronischem Weg erbrachte sonstige Leistungen) verschiebt sich der für die umsatzsteuerliche Bewertung maßgebliche Ort der Leistung an das Ende der Beförderung oder Versendung, wodurch es zu einer Verlagerung des Besteuerungsrechts in die EU-Mitgliedstaaten kommt. Die Deklaration und die Abführung der ausländischen Steuer können bei rechtzeitiger Registrierung im OSS-Verfahren erfolgen. Diese Umsätze sollten daher schon vor dem Überschreiten der Grenze auf separate Konten gebucht werden, damit ein mögliches Überschreiten dieser Umsatzschwelle ohne händischen Mehraufwand direkt aus der Buchführung ersichtlich ist. 

Nicht alle Rechnungsangaben beachtet

Notwendige Rechnungsangaben, wie der Hinweis auf die Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens oder die Steuerfreiheit einer Rechnung, die bereits auf den Rechnungen enthalten waren, können nach einer Umprogrammierung des technischen Systems schlicht und ergreifend einfach „verloren“ werden. Deshalb empfiehlt es sich, regelmäßig auch Verprobungen der einzelnen in der Finanzbuchhaltung automatisch verbuchten Sachverhalte mit den dazugehörigen Belegen vorzunehmen, damit Änderungen am Quellcode nicht zu einem Qualitätsverlust führen. 

Nachweispflichten nicht erfüllt

Selbst wenn ein Unternehmer seine USt-IdNr. bei einer Bestellung im Onlineformular hinterlegt, diese auch auf der Rechnung erscheint, das System automatisiert eine qualifizierte Abfrage der USt-IdNr. beim Bundeszentralamt für Steuern vornimmt und das Ergebnis der Abfrage über eine gültige USt-IdNr. anschließend aufbewahrt, reicht dies alleine noch nicht unbedingt aus, damit alle Nachweispflichten an eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung oder das Reverse-Charge-Verfahren erfüllt sind. Neben entsprechenden Meldepflichten dieser Sachverhalte in der ZM sind für steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen zusätzlich diverse Buch- und Belegnachweise nach §§ 17a-17d Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) zu erbringen. Auch für steuerfreie Ausfuhrlieferungen müssen entsprechende Buch- und Belegnachweise, die in §§ 8-17 UStDV geregelt sind, erfüllt werden. Diese Nachweise setzen regelmäßig die Aufbewahrung von bestimmten Dokumenten von Versanddienstleistern und Spediteuren voraus. Aber Vorsicht: Nicht alle Dokumente, die von den gängigen Versanddienstleistern kommen, erfüllen diese Anforderungen. Diese sollten daher auf Erfüllung der Anforderungen geprüft und entsprechend aufbewahrt werden. Bei einer Bereitstellung der Dokumente über einen Onlinezugang des Versanddienstleisters kann auch nicht ohne Weiteres davon ausgegangen werden, dass diese dauerhaft zum Abruf bereitstehen. Nicht mehr vorhandene Nachweise gehen zulasten Ihres Unternehmens, sorgen Sie daher entsprechend vor. 

Richtige Aufteilung der Aufwandsarten nicht beachtet

Im E-Commerce wird häufig eine Vielzahl von Internet-Tools, Software und IT-Dienstleistungen in Anspruch genommen. Für die Buchhaltung ist es oft schwierig, diese den richtigen Buchführungskonten zuzuordnen, weil fachliche Kenntnisse oder Informationen über den Einsatz von Tools und Leistungen fehlen. Wichtig ist dabei, sich die einzelnen zugrundeliegenden Vertragstypen im Detail anzusehen und zu prüfen, ob diese Elemente eines Miet-, Leasing- oder Lizenzvertrags beinhalten oder ob es sich lediglich um einen Dienstvertrag handelt, da steuerlich eine richtige und übersichtliche Zuordnung schon alleine aufgrund der gewerbesteuerlichen Hinzurechnung von Miet- und Pachtzinsen sowie Leasingraten und Lizenzaufwendungen relevant ist. Die Inanspruchnahme von Lizenzen aus dem Ausland kann zudem unter bestimmten Voraussetzungen eine Pflicht zur Abführung von Kapitalertragsteuer in Form einer Quellensteuer durch das Unternehmen, das die Lizenz bezieht, auslösen. Häufige Kostenarten, die im E-Commerce anfallen und separat abgegrenzt werden sollten, sind dabei:  

  • Herstellungskosten für die Webseite, einer wesentlichen Erweiterung oder einer umfassenden Änderung dieser 
  • laufender Aufwand für die Webseite (z.B. Generierung von laufendem Content)
  • laufende Softwarekosten (z.B. monatliche Gebühren für die Nutzung von Software oder Internet-Tools)
  • Lizenzkosten – aktivierungspflichtig oder nicht aktivierungspflichtig 
  • Werbekosten
  • Hostingkosten
  • Kosten für Cloud-Computing

Wirtschaftlichkeitsprinzip nicht beachtet 

Was für die heutigen digitalen Systeme noch schwierig ist, ist die wirtschaftliche Zuordnung von Erträgen und Aufwendungen in komplexeren Fällen zum richtigen Wirtschaftsjahr. Zwei Beispiele sollen dieses Thema nachfolgend verdeutlichen. 

Beispiel 1

Der aus einer Lieferung resultierende Ertrag ist in der Regel nicht schon dann in der Buchführung zu erfassen, wenn der Kunde eine Bestellung tätigt, sondern erst, wenn der Unternehmer seine Leistung erbracht hat. Wenn vertraglich geregelt wird, dass die Lieferung erst erbracht ist, wenn diese beim Kunden eingeht, kann es zu einem sogenannten schwebenden Geschäft kommen, wenn die Lieferung über den Wechsel des Wirtschaftsjahres bereits abgesendet, dem Kunden aber noch nicht zugestellt wurde. Der Ertrag darf dann erst bei Zustellung im neuen Wirtschaftsjahr erfasst werden. 

Beispiel 2

Werden Aboverträge über die Laufzeit eines Wirtschaftsjahres hinaus mit Kunden geschlossen, z.B. vom 1.4.2021 bis zum 31.3.2022, ist der Ertrag hieraus über die Laufzeit auf die beiden Wirtschaftsjahre zeitanteilig abzugrenzen, sodass 9 von 12 Monaten auf das Wirtschaftsjahr 2021 und 3 von 12 Monaten auf das Wirtschaftsjahr 2022 entfallen würden. Wird das Entgelt aus dem Abovertrag bereits in voller Höhe im Jahr 2021 bezahlt, dann ist im Wirtschaftsjahr 2021 ein sogenannter passiver Rechnungsabgrenzungsposten in Höhe von 3/12 des Ertrags zu bilden. Die Verbuchung der Umsatzsteuer erschwert in diesem Fall die bilanzielle Erfassung des Sachverhalts noch zusätzlich, denn diese hängt von dem individuellen Einzelfall ab. Der umgekehrte Fall, in dem ein Unternehmer einen solchen Abovertrag als Leistung bezieht und bereits im Jahr 2021 im Voraus bezahlt, würde ebenfalls zu Aufteilung des Aufwands auf die beiden Wirtschaftsjahre und damit in Höhe von 3/12 zu einem sogenannten aktiven Rechnungsabgrenzungsposten führen. Beide Rechnungsabgrenzungsposten wären im Wirtschaftsjahr 2022 aufzulösen, sodass sich der Ertrag bzw. Aufwand dann entsprechend im Wirtschaftsjahr 2022 auswirken würden. Sind derartige Sachverhalte bei Ihnen bekannt, sollten die automatisierten Buchungen händisch überprüft werden.   

Keine Zeit für Abstimmarbeiten 

Wenn erst kurz vor Beginn des Jahresabschlusses mit der Abstimmung der Buchführung begonnen wird, ist dies meist schon zu spät. Die Abstimmung der OffenePosten-Listen kann aufgrund einer Vielzahl von Buchungen immer noch sehr zeitaufwendig sein. Fällt ein Fehler auf, dann ist meist nur noch wenig Zeit übrig, um diesen zu korrigieren, wenn der Jahresabschluss fertig werden muss. Was zudem gerne übersehen wird: Auch wenn dies in dem heutigen digitalen Zeitalter kaum noch möglich erscheint, kann der gebuchte Banksaldo trotz digitalem Erhalt der Bankdaten von dem tatsächlichen Banksaldo abweichen und wenn dies nur dadurch passiert, dass jemand durch eine händische Buchung versehentlich den Banksaldo verändert. Ein derartiger Fehler sollte niemals erst kurz vor Beginn des Jahresabschlusses auffallen, da die Abstimmarbeiten bei der Vielzahl an Bankbewegungen im E-Commerce kaum zeitgerecht zu bewerkstelligen sein werden. Wir empfehlen daher mindestens mit Ablauf eines jeden Quartals einen kurzen Check-Up der E-Commerce Buchführung zu machen, in dem u.a. die Banksalden noch einmal geprüft und eine Umsatzsteuerverprobung vorgenommen wird.

Ramona Fleck

Steuerberaterin

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Gert Klöttschen

Steuerberater

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