Wie funktioniert „Akteneinsicht“ während der Corona-Pandemie?

Sachverhalt

Eine GmbH war verurteilt worden, dem Antragsteller – einem ihrer Gesellschafter – sowie zwei von ihm Bevollmächtigten Einsicht in die vollständigen Handelsbücher und Geschäftsunterlagen für die Jahre 2008 bis 2019 betreffend der Verwaltung eigenen Vermögens zu gewähren. Die GmbH ermöglichte die Einsichtnahme Mitte Mai 2020 in ihrem 13 m2 großen Kellerraum, der mit zahlreichen Kartons vollgestellt war und in dem sich darüber hinaus ein Schreibtisch, ein Computertisch sowie eine Couch mit einem weiteren Tisch befanden. Die Bevollmächtigten des antragstellenden Gesellschafters brachen den Termin ohne Einsichtnahme wegen Unzumutbarkeit der Bedingungen ab. Das zuständige Landgericht verhängte daraufhin ein Zwangsgeld in Höhe von 5.000 € gegen die GmbH. Deren hiergegen eingelegte sofortige Beschwerde blieb ohne Erfolg.

Entscheidung

Die Richter waren der Ansicht, dass die GmbH ihre Verpflichtung zur Einsichtsgewährung nicht durch die bloße Bereitstellung der Unterlagen in zahlreichen Kartons in dem 13 m2 großen Raum erfüllt hatte. In Anbetracht der damaligen Pandemiesituation war es nicht zumutbar, die Einsicht in die Geschäftsbücher dort vorzunehmen. Zwar hat die Einsichtnahme grundsätzlich in den Geschäftsräumen der Gesellschaft zu erfolgen. Hier hätte aber wegen der möglichen Gesundheitsgefährdung der Einsichtnehmenden ein anderer, geeigneterer Ort bestimmt werden müssen, um mangels Bereitstellung anderer, überzeugender Hygienekonzepte der Verpflichtung zur Einsichtsgewährung nachzukommen. Nur in externen Räumen hätte der nach den Empfehlungen des Robert Koch-Instituts empfohlene Mindestabstand von 1,50 m eingehalten werden können. Die im Keller eingeschränkten Lüftungsmöglichkeiten oder das Tragen einer Mund-Nasen-Bedeckung waren ebenfalls keine Alternativen, da von einer längeren Zeit für die Einsichtnahme auszugehen war. Die Unterlagen befanden sich in deutlich mehr als zehn Umzugskartons sowie einem Aktenschrank, ohne dass eine Ordnung der zahlreichen Aktenordner nach Jahren oder Inhalt erkennbar gewesen wäre.

Konsequenz

Bei der Erfüllung des einem GmbH-Gesellschafter zustehenden Rechts auf Einsicht in die geschäftlichen Unterlagen „seiner“ GmbH muss die Geschäftsführung während der Dauer der Corona-Pandemiezeit darauf achten, für eine länger dauernde Einsichtnahme ausreichend große, belüftbare Räumlichkeiten zur Verfügung zu stellen. Angesichts der im Raum stehenden gesundheitlichen Folgen einer Ansteckung ist der GmbH auch die Bereitstellung eines externen Raumes unter Verhältnismäßigkeitsgesichtspunkten zumutbar, wenn eigene Raumkapazitäten nicht vorhanden sind. Ein Kellerraum, der nur wenige Quadratmeter groß ist und zudem noch vollgestellt, genügt jedenfalls nicht.

Dr. Andreas Rohde

Rechtsanwalt, Fachanwalt für Steuerrecht, Steuerberater

Zum Profil von Dr. Andreas Rohde

Christina Schrey

Rechtsanwältin, Fachanwältin für Steuerrecht

Zum Profil von Christina Schrey

Kontakt

Nehmen Sie mit uns Kontakt auf

Briefumschlag Kontaktformular Telefon +49 228 81000 0 Newsletter Newsletter
Durch das Laden des YouTube Videos erklären Sie sich damit einverstanden, dass Cookies durch YouTube und Google gesetzt werden, und dadurch Daten an diese Anbieter übermittelt werden. Wir verarbeiten die Daten um die Zugriffe auf unsere YouTube-Videos analysieren zu können oder die Wirksamkeit unserer Werbung und Anzeigen auszuwerten. YouTube und Google verarbeiten die Daten auch zu eigenen Zwecken. Zudem erklären Sie sich auch damit einverstanden, dass Ihre Daten in die USA übermittelt werden, obwohl in den USA das Risiko besteht, dass US-Behörden zu Überwachungszwecken Zugriff auf Ihre Daten erhalten und Ihnen dagegen möglicherweise keine ausreichenden Rechtsschutzmöglichkeiten zustehen. Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
YouTube Video laden
Permalink