Drei Jahre GoBD Eine Bestandsaufnahme

Interview: Thomas Nöthen, Markus Müller, Andreas Lau

Seit dem 1.1.2015 gelten die GoBD – die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Die Finanzverwaltung hatte damals die Anforderung an die Buchführung und Aufzeichnungen konkretisiert und umfangreiche Vorgaben für die Erfassung, Verarbeitung und Speicherung steuerrelevanter Daten und Dokumente verabschiedet. Nach drei Jahren ist es Zeit für eine Bestandsaufnahme.

Drei Jahre sind nun seit Inkrafttreten der GoBD vergangen. Wie ist der Stand der Dinge?

Thomas Nöthen: Der Stand der Dinge ist sehr unterschiedlich. Unternehmen mit hohen Compliance-Vorgaben, beispielsweise im öffentlichen Sektor, oder größere Unternehmen haben die GoBD bereits sehr umfassend umgesetzt. Sie mussten vielfach schon wegen bestehender Dokumentationsanforderung bei nötigen Zertifizierungen tätig werden und konnten dies für die GoBD mitverwerten. Bei den kleineren und mittleren Unternehmen gibt es immer noch Handlungsbedarf. Das verwundert nicht, denn die Unternehmensleitung hat dort für die vielen administrativen Prozesse oft schlicht und ergreifend zu wenig Zeit. In den letzten Jahren hat der Verwaltungsaufwand noch einmal massiv zugenommen. Nun steht die Umsetzung des EU-Datenschutzes an. Das alles raubt den Unternehmern massiv Zeit. Aktuelle Studien belegen, dass nicht einmal ein Drittel der sogenannten KMU teilautomatisiert arbeitet.

Markus Müller: Dabei sind die Vorteile ganz offensichtlich. Jeder wird bestätigen, dass er digital abgelegte Dokumente in einer gut funktionierenden Struktur viel schneller findet, als das im Papierordner der Fall ist. Somit lohnt der Aufwand, sich Zeit zu nehmen, die Prozesse zu überprüfen und gegebenenfalls zu digitalisieren. Alle Abläufe, die in EDV-Vorsystemen im Unternehmen buchhaltungsrelevante Geschäftsvorfälle unterstützen – von der Angebots- bis zur Rechnungserstellung.

Sie schildern dies so einfach, als gäbe es keine Anforderungen an die Archivierung und Datensicherung.

Markus Müller: Natürlich gibt es hohe Anforderungen an die Archivierung und Sicherung. Alle Belege müssen vollständig, nicht veränderbar, nachvollziehbar und verfügbar sein. Somit bedeutet es zunächst Aufwand, die im Rechnungswesen relevanten Prozesse zu automatisieren, um diese Vorgaben einzuhalten. Aber: Laut GoBD darf man Papiere einscannen und danach sogar vernichten. Voraussetzung ist, dass neben revisionssicherem Archiv und dazugehöriger Software der ebenfalls revisionssichere Prozess gut dokumentiert ist. Drei gute Gründe sprechen für ein gutes digitales Dokumentenmanagement: 1. Sie archivieren revisionssicher. Das heißt, Sie erfüllen alle genannten Anforderungen. 2. Im Falle einer Betriebsprüfung ist man ad hoc gut vorbereitet, was per se beim Prüfer einen guten Eindruck macht. 3. Der Papieraufwand wird reduziert, dadurch werden Suchzeiten verbessert und Archivraum wird eingespart.

Somit fallen Programmformate wie Excel, Word und PDF aus. Ebenso alle Datenträger wie Sticks oder CDs. Also, was wo und wie sichern?

Andreas Lau: Ja, diese Programme oder Medien können nachträglich verändert werden und sind damit nicht revisionssicher. Für kleinere Unternehmen bietet sich die Nutzung von standardisierten Diensten für die revisionssichere Aufbewahrung von E-Mails und Dateien an, die von einigen großen Herstellern als Fertiglösung angeboten werden (Microsoft, Google, Telekom etc.). Für größere Unternehmen, die auch eine Vielzahl an Buchungsvorfällen aufweisen, führt im Prinzip kein Weg an einem elektronischen Dokumentationssystem vorbei. Das können beispielsweise marktgängige Dokumentenmanagementsysteme von ELO, Easy oder Develop sein, die dann auch mit den jeweils eingesetzten ERP-Systemen der Unternehmen integriert werden können. Das Unternehmen wird somit durch die Struktur in die revisionssichere Archivierung geführt. Eine Investition, die sich aber langfristig lohnt.

In vielen Unternehmen stellt sich in diesem Zusammenhang immer die Frage: Cloud nutzen oder lieber doch nicht?

Andreas Lau: In der Cloud werden sowohl Dienste angeboten, die sich für eine Umsetzung der GoBD eignen, als auch solche, die dafür nicht geeignet sind. An dieser Stelle empfiehlt sich ein genauer Blick auf das jeweilige Angebot, da gerade die Compliance-Funktionen häufig nur in Diensten zu finden sind, die explizit für den Einsatz in Unternehmen entworfen wurden. Somit lässt sich die Frage nach Cloud ja oder nein nicht eindeutig und pauschal beantworten.

Was sagen Sie einem Mandanten, der morgen mit seinen Aktenordnern vor Ihnen steht?

Thomas Nöthen: Natürlich richten wir uns nach den Wünschen des Mandanten. Wir regen jedoch an, über eine Automatisierung der Buchhaltung nachzudenken, weil wir überzeugt sind, dass sie viele Vorteile hat. Wir zeigen unseren Mandanten, die beispielsweise DATEV nutzen, dass es mit dem DATEV-Produkt „Unternehmen online“ bereits heute einen Zugang gibt, mit dessen Hilfe sie uns ihre Belege online zukommen lassen können. Zudem sind die Belege dann dauerhaft verfügbar und mit der Buchhaltung verknüpft. Das spart Ressourcen beim Mandanten und beim Steuerberater. Wir zeigen unseren Mandanten die Nutzung von „DATEV Unternehmen online“ frei nach dem Motto: Digitalisierung zum Anfassen. Damit wird rasch deutlich, wie einfach die Nutzung dann später im Unternehmen ist.

Markus Müller: Der Digitalisierungsdruck entsteht von vielen Seiten. Da sind die GoBD auf der einen Seite, jetzt kommt der EU-Datenschutz hinzu, der den Umgang mit personenbezogenen Daten noch einmal auf eine andere Ebene hebt. Die Frage nach der IT-Sicherheit steht bei vielen Unternehmen ganz oben auf der Agenda. Bei all diesen Anlässen gilt es, die Prozesse auf Regelkonformität zu durchleuchten. Auch wenn Verfahrensdokumentationen zunächst als lästig erscheinen: Einmal erstellt, sind sie sehr hilfreich. Somit sind GoBD und EU-DSGVO gute Anlässe, jetzt beherzt ans Werk zu gehen und Prozesse zu optimieren und zu dokumentieren. Wir unterstützen unsere Mandanten dabei.

Vielen Dank.

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