Wann können Sachbezüge noch steuerfrei an Arbeitnehmer ausgegeben werden?

Hintergrund

Zum 1.1.2020 wurde die Abgrenzung zwischen Geldleistung und Sachbezug verschärft. Bislang übliche Kostenerstattungen und zweckgebundene Geldleistungen sind seitdem per Gesetz als Barlohn definiert und die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs ist somit überholt.

Bisher wurde die Abgrenzung zwischen Bar- und Sachlohn danach vorgenommen, welchen Anspruch der Arbeitnehmer gegenüber dem Arbeitgeber hatte. Demnach konnte ein Sachbezug auch dann vorliegen, wenn der Arbeitgeber eine Zahlung an den Arbeitnehmer mit der Bedingung tätigte, den empfangenen Geldbetrag nur in einer bestimmten Weise zu verwenden. 

Nun gibt es eine genaue Definition darüber, was Geldleistungen sind. Hierdurch ergibt sich eine genaue Abgrenzung zu den Sachbezügen. Somit wird die Herausgabe von Gutscheinen und Geldkarten nur noch unter bestimmten Voraussetzungen als Sachbezug gewertet. Gutscheine und Geldkarten sind dann als Sachbezug einzustufen, wenn ausschließlich Waren oder Dienstleistungen erworben werden können. Darüber hinaus muss eine Auszahlung in Bargeld oder eine Überweisungsfunktion ausgeschlossen sein. Aus diesem Grund scheiden nachträgliche Kostenerstattungen oder zweckgebundene Geldleistungen per se als Sachbezug aus.

Ebenfalls müssen Gutscheine und Geldkarten weitere Voraussetzungen erfüllen, jedoch hat das Bundesministerium der Finanzen aus Vereinfachungsgründen eine Nichtbeanstandungsregelung für bis zum 31.12.2021 herausgegebene Gutscheine und Geldkarten ermöglicht, sodass diese bis Jahresende als Sachbezug gelten, auch wenn die folgenden Bedingungen (noch) nicht erfüllt sind: 

Der Gutschein ist

• nur beim Aussteller des Gutscheins selbst (Gutschein eines bestimmen Einzelhändlers)
• innerhalb eines begrenzten Netzes von Dienstleistern, 
  • städtische Einkaufs- und Dienstleistungsverbünde im Inland,
  • Einkaufs- und Dienstleistungsverbünde, die sich auf eine bestimmte inländische Region erstrecken,
  • bestimmte Ladenkette,
• für ein sehr begrenztes Waren- oder Dienstleistungsspektrum oder
• nur im Inland für bestimmte soziale oder steuerliche Zwecke einlösbar. 

Ausgeschlossen sind Prepaid-Kreditkarten mit überregionaler Akzeptanz ohne Einschränkungen hinsichtlich der Produktpalette, auch wenn die Verwendung zweckgebunden ist. Kritisch ist auch die Ausgabe von Gutscheinen von Online-Händlern mit Verkauf über einen Marketplace anzusehen, da der Kreis der Verkäufer in der Regel nicht auf das Inland begrenzt ist.

Wird für den Erhalt allerdings eine Entgeltumwandlung oder ein Entgeltverzicht vereinbart, liegt kein Sachbezug, sondern Barlohn vor, da der Erhalt von Gutscheinen und Geldkarten immer zusätzlich zum Entgelt gewährleistet werden muss.
Sind die Voraussetzungen des Sachbezugs erfüllt, können Arbeitgeber die 44-€-Sachbezugsfreigrenze (ab 1.1.2022 50 €) anwenden. 

Wenn Sie Fragen hierzu haben, sprechen Sie uns gerne an – wir beraten Sie persönlich!