Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung

Kernaussage

Die OFD Karlsruhe hat mit Schreiben vom 22.02.2018 einen Überblick über die Voraussetzungen einer ordnungsgemäßen Kassenbuchführung gegeben.

Einzelaufzeichnungspflicht

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung erfordern grundsätzlich, dass der Steuerpflichtige jeden Geschäftsvorfall derart erfasst, dass ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit eine lückenlose Überprüfung der Grundlagen, des Inhalts, der Entstehung sowie der Abwicklung des Sachverhalts vornehmen kann. Darüber hinaus ergibt sich der Einzelaufzeichnungsgrundsatz aus den umsatzsteuerlichen Vorschriften nach § 22 Abs. 1 Nr. 1 UStG. Die Einzelaufzeichnungspflicht gilt dabei sowohl für Unternehmen, die eine Bilanz erstellen, als auch für Unternehmen, die ihren Gewinn mittels Einnahmen- Überschussrechnung ermitteln.

Es besteht jedoch keine Verpflichtung jeden Geschäftsvorfall einzeln zu verbuchen. Werden der Art nach gleiche Waren mit demselben Einkaufspreis in einer Warengruppe zusammengefasst, wird dies nicht beanstandet, sofern die verkaufte Menge ersichtlich bleibt. Entsprechendes gilt, wenn der Steuerpflichtige Dienstleistungen erbringt.

Des Weitern muss der Steuerpflichtige für jeden Vorgang die Zahlungsart erfassen. Dabei dürfen im Kassenbuch nur Barumsätze erfasst werden, unbare Geschäftsvorfälle sind auf separaten Konten abzubilden.

Werden Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlungen verkauft, kann aus Zumutbarkeitsgründen die Einzelaufzeichnung jedes Geschäftsvorfalls unterbleiben, wenn kein elektronisches Aufzeichnungssystem, sondern eine offene Ladenkasse verwendet wird. Sofern ein elektronisches Aufzeichnungssystem eingesetzt wird, gilt immer der Einzelaufzeichnungsgrundsatz.

Wird vom Steuerpflichtigen eine offene Ladenkassen sowie eine Waage verwendet, die lediglich das Gewicht und/oder den Preis anzeigt, aber über die Dauer des einzelnen Wiegevorgangs hinaus keine Speicherfunktion verfügt, ist es nicht zu beanstanden, wenn die Einzeldaten der Waage nicht aufgezeichnet werden. Anders muss eine Waage, die einer elektronische Registrierkasse gleichzusetzen ist, behandeln werden. Hier gilt ebenfalls immer die Einzelaufzeichnungspflicht.

Sofern der Steuerpflichtige Einzelaufzeichnungen führt, kann die Befreiung von der Aufzeichnungspflicht nicht in Anspruch genommen werden.

Offene Ladenkasse, elektronisches Registrierkassen und Kassennachschau

Der Einsatz einer offenen Ladenkasse ist auch weiterhin möglich, die Pflicht ein elektronisches Aufzeichnungssystem zu verwenden, besteht nicht. Bei einer offenen Ladenkasse besteht grundsätzlich die Verpflichtung jeden einzelnen Geschäftsvorgang ausreichend aufzuzeichnen. Sofern die Einzelaufzeichnung für den Steuerpflichtigen unzumutbar ist, müssen die Bareinnahmen mittels Kassenbericht nachgewiesen werden.

Für den Kassenbericht muss der Steuerpflichtige das gesamte geschäftliche Bargeld täglich zählen. Hierfür ist der Einsatz eines Zählprotokolls empfehlenswert, aber nicht zwingend erforderlich. Der Kassenendbestand ist dann rechnerisch um die Entnahmen und Ausgaben zu erhöhen und um die Einlagen und den Kassenanfangsbestand zu mindern (retrograde Ermittlung). Die Ausgaben, sowie die Privateinlagen und –entnahmen sind durch (Eigen-) Belege nachzuweisen.

Der Einsatz von Standardsoftware, wie z.B. Office-Programme, für die Erstellung Kassenaufzeichnungen entspricht nicht dem Grundsatz der Unveränderbarkeit. Software für die Kassenführung wird nur dann als ordnungsgemäß anerkannt, wenn keine nachträglichen Änderungen vorgenommen werden können.

Ab 1.1.2017 ist nur noch der Einsatz von elektronischen Registrierkassen, die eine komplette Speicherung aller steuerlich relevanter Daten (Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten) gewährleisten, erlaubt. Dabei ist zu beachten, dass die Daten vollständig und unveränderbar in digitaler Form aufbewahrt werden. Darüber hinaus empfiehlt die OFD die Alt-Kassen weiterhin aufzubewahren.

Das Fehlen von Programmierungsprotokollen des elektronischen Kassensystems stellt einen formellen Mangel der Buchführung dar. Die Journaldaten der Kasse, müssen 10 Jahre derart aufbewahrt werden, dass sie jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sind.

Der Finanzverwaltung steht im Rahmen einer Außenprüfung ein Datenzugriffsrecht für die digitalen aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Kassendaten zu. Im Rahmen dessen kann die Einsicht am Kassensystem vorgenommen oder eine Datenträgerüberlassung verlangt werden.

Seit dem 1.1.2018 kann die Finanzverwaltung die Ordnungsmäßigkeit von Kassenaufzeichnungen mittels Kassennachschau überprüfen. Der Kassennachschau unterliegen dabei nicht nur Steuerpflichtige, die ein elektronisches Kassensystem, sondern ebenfalls Steuerpflichtige die eine offene Ladenkasse verwenden.

Verwirft die Finanzverwaltung die Kassenführung als nicht ordnungsgemäß, bewirkt dies den Verlust der Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung. Was wiederum die Finanzverwaltung zu Zuschätzungen berechtigt.

Hinweis

Das OFD Schreiben lässt offen, ob die Einzelaufzeichnungspflicht ebenfalls entfällt, sofern der Steuerpflichtige Dienstleistungen an eine Vielzahl nicht bekannter Personen erbringt. Der BFH hat mit Urteil vom 12.7.2017 entschieden, dass Klein-Dienstleister ebenfalls von der Einzelaufzeichnungspflicht befreit sind. Ungeklärt ist jedoch weiterhin, welche Steuerpflichtige als Klein-Dienstleister anzusehen sind.

Das Schreiben der OFD bestätigt darüber hinaus die Auffassung des BMF, dass bare und unbare Vorfälle getrennt voneinander zu erfassen sind.

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