Neufassung des BMF-Schreibens zu GoBD bringt zahlreiche Änderungen mit sich

Das am 11.7.2019 veröffentlichte Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF-Schreiben) zu den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) bringt rund viereinhalb Jahre nach ihrer Erstveröffentlichung zahlreiche Änderungen mit sich. Einige der Änderungen waren bereits in der Entwurfsversion des neuen BMF-Schreibens aus Oktober 2018 enthalten und wurden nun in der finalen Version veröffentlicht.
Neu hinzugekommen ist in Randziffer 20 des BMF-Schreibens die Möglichkeit, dass neben der vom Steuerpflichtigen selbst angeschafften Hard- und Software auch Datenverarbeitungssysteme genutzt werden, die in einer Cloud betrieben werden. Bisher war dies nicht klar geregelt und führte zu Unsi-cherheit auf Seiten der Steuerpflichtigen. Mit der nun explizit genannten Möglichkeit der Nutzung von Cloud-Diensten, dürfte die Unsicherheit nun beseitigt worden sein.

Digitalisierung per Smartphone möglich

Eine weitere Änderung betrifft die Digitalisierung von Belegen. In Randziffer 130 wird jetzt auch die Möglichkeit eröffnet in Papierform empfangene Belege zu fotografieren und so elektronisch bildlich zu erfassen. Für die bildliche Erfassung dürfen neben Multifunktionsgeräten nun ausdrücklich auch Smartphones genutzt werden. Die Randziffer 130 wurde auch insoweit ergänzt, dass Belege, die im Ausland entstanden sind bzw. dort empfangen wurden (zum Bespiel Belege über eine Dienstreise im Ausland), auch direkt vor Ort durch mobile Geräte wie beispielsweise Smartphones bildlich erfasst werden dürfen.

Erleichterung für aufbewahrungspflichtige Unterlagen im unternehmenseigenen Format

Zu einer deutlichen Erleichterung kommt es auf Seiten der Steuerpflichtigen, die aufbewahrungspflich-tige Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format (so genanntes Inhouse-Format) konvertieren. Bis-her mussten beide Versionen archiviert, derselben Aufzeichnung zugeordnet, mit demselben Index verwaltet und die konvertierte Version als solche gekennzeichnet werden. Durch die Neuregelung der Randziffer 135 entfällt die Aufbewahrung beider Versionen in den Fällen, in denen keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen wird, bei der Konvertierung keine aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren gehen, die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung dokumentiert wird (Verfahrensdokumentation) und die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Fi-nanzbehörde nicht eingeschränkt wird.

Mehr Rechtssicherheit für Unternehmen

Ebenfalls beseitigt die Neufassung der GoBD die Unsicherheit auf Seiten der Steuerpflichtigen hin-sichtlich des Verbringens von Papierbelegen ins Ausland mit anschließender Digitalisierung. Gemäß Randziffer 136 wird es nicht beanstandet, wenn Steuerpflichtige ihre Papierbelege im Rahmen einer genehmigten Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland verbringen und dort den pa-pierersetzend digitalisiert.
Die Novellierung der GoBD bedeutet für die Unternehmen mehr Rechtssicherheit. Die an der digitalen Entwicklung ausgerichteten Änderungen werden sowohl der Unternehmenspraxis als auch den IT-technischen Gegebenheiten besser gerecht, was zu erheblichen Erleichterungen führt sowie Möglich-keiten zur Prozessoptimierung mit sich bringt.