Zukunft und Trends im Blick: Die digitale Abschlussprüfung

 

Interview: Prof. Dr. Andreas Blum und Andreas Lau

Gemeinsam haben synalis und die dhpg ein neues digitales Tool für die Abschlussprüfung entwickelt. Wie kam es dazu? 

Andreas Lau: Als IT-Dienstleister haben wir viele Berührungspunkte mit den Leistungserstellungsprozessen der dhpg. Mit Andreas Blum tausche ich mich regelmäßig darüber aus. Vor diesem Hintergrund treibt uns beide schon lange die Frage um, wie man die Qualität und Effizienz der Jahresabschlussprüfung steigern und deren Ergebnisse für die Unternehmenssteuerung noch besser nutzen kann. Ganz konkret: Wie kommt man aus einer Rückwärtsbetrachtung in eine kontinuierliche Unterstützung eines Betriebs? Wie kann man Trends erkennen? Wie können mögliche Fehlentwicklungen vermieden bzw. wie kann ihnen frühzeitiger gegengesteuert werden? Dies geht a) nur über eine kontinuierliche Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Mandant und b) über den Einsatz eines digitalen Tools. Und dann haben wir uns an die Entwicklung von oktant, so haben wir das digitale Tool genannt, gemacht. 

Verändert sich dadurch die Abschlussprüfung für ein Unternehmen?

Andreas Blum: Ganz entscheidend. Im Gegensatz zur punktuellen Jahresabschlussprüfung schauen wir als Prüfer das ganze Jahr auf die Daten. Gleichgültig, welche IT-Systeme im Unternehmen vorherrschen und welche Daten verarbeitet werden: oktant übernimmt und harmonisiert diese Daten. Allein das ist schon eine große Hilfestellung im Vorfeld einer Prüfung. Trends und Prognosen sind rasch erstellt. Verändern sich die Wachstumsraten des Unternehmens, gibt es einen Vertragspartner, der kontinuierlich verspätet zahlt, oder geht es um fehlerhafte Buchungen: All dies erkennen wir wesentlich schneller und nicht erst in der Prüfung des Folgejahrs. Mit oktant setzen wir auf eine automatisierte Auswertung und den damit verbundenen Zuwachs an Effizienz. Trotzdem spielt der Mensch eine wichtige Rolle. Denn es ist das Zusammenspiel zwischen Unternehmen und Prüfer, das diese neue Technologie besonders wirksam macht. Das bewährte Prüfungsteam bleibt also bestehen, kann aber – und auch das ist ein Vorteil – jederzeit um ein Mitglied ergänzt werden, wenn sich eine Aufgabenstellung abzeichnet, die eines Experten bedarf.  Letztlich gewinnt die Prüfung dadurch an weiterer Qualität.

Besteht nicht die Gefahr, sich bei einem „Mehr an Daten“ zu verlieren?

Andreas Lau: Eine kontinuierliche Jahresabschlussprüfung bedeutet natürlich, dass man tiefer in Daten und Prozesse einsteigt. Man gewinnt mehr Erkenntnisse, auf der anderen Seite wächst die Komplexität. Dem begegnen wir, indem wir eine Vielzahl an Prüfungen und Auswertungen standardisiert anbieten. oktant verfügt über mehr als 40 standardisierte Prüffelder, Reports und Kennzahlen. Der Nutzer braucht sich somit nicht mit der Vielzahl an Daten zu beschäftigen, sondern kann sich auf die Ergebnisse konzentrieren. So liegen Bilanz, GuV und SuSa jederzeit und tagesaktuell vor. Darüber hinaus können wir die für ein Unternehmen wichtigen Analysen im Vorfeld festlegen. Dann erhalten Prüfer und Geschäftsführer in definierten Zeitfenstern die Auswertung für die ausgewählten Analysen per E-Mail oder Teams. Ein Service, den viele Geschäftsführer sicher zu schätzen wissen. Interaktive Funktionen erweitern die Aussagekraft und ermöglichen einen tiefergehenden Einstieg in die Informationen als Basis für bessere Entscheidungen. Da oktant in der Lage ist, die Daten verschiedener ERP-Systeme zu harmonisieren, bedarf es nur einer Lösung – und das ist oktant. Denn das Dashboard bildet Daten von Vermögen und Ertrag ebenso ab wie betriebliche Daten. 

Wäre es denkbar, oktant außerhalb der Jahresabschlussprüfung einzusetzen?

Andreas Lau: Ja durchaus. Die aktuelle Version der Software ist auf die Jahresabschlussprüfung zugeschnitten. So setzt oktant auf die wichtigen Prüffelder wie Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Umsatzerlöse und Vorratsvermögen etc. auf. Ein Einsatz mit Blick auf die Interne Revision, steuerliche Fragen etc. ist daher von Anfang an Teil des Lösungsdesigns und steht den Unternehmen unter dem Namen oktant Finance zur Verfügung. 

Zum guten Schluss: Woher kommt der Name?

Andreas Blum: Wir haben nach einem Namen geschaut, der die Lotsenwirkung des Systems unterstreicht. Der Oktant war eines der ersten Navigationsgeräte auf See. Mit dem Oktanten begann die Neuzeit, denn seither ist die Bestimmung nicht nur des Breiten-, sondern auch des Längengrades möglich. Damit bekam die Navigation auf See eine neue Qualität. Wir haben uns vorgenommen, den Oktanten neu zu erfinden, und haben eine Lösung entwickelt, die ein Unternehmen mit stets neuen Daten und Standards auf Kurs hält. In ruhigen Fahrwassern und auf stürmischer See.

 

Einen schnellen Überblick über die Vorteile und die Funktionsweise sowie alle Ansprechpartner, die Sie zum oktant beraten können, finden Sie hier

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Prof. Dr. Andreas Blum

Wirtschaftsprüfer, Steuerberater

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