GoBD 2019 wieder veröffentlicht

Hintergrund

Im Jahr 2014 hatte das Bundesministerium der Finanzen umfangreiche Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) erlassen und damit die bis zu diesem Zeitpunkt geltenden verschiedenen Verwaltungsanweisungen ersetzt. Bereits im Juli 2019 war eine Neufassung der GoBD auf der Website des Bundesministeriums der Finanzen zunächst veröffentlicht, wenige Tage später aber wieder zurückgezogen worden. Nun sind die GoBD 2019 erneut und final veröffentlicht worden; anzuwenden sind sie ab dem 1.1.2020.

Änderungen gegenüber GoBD 2014

Die jetzt vorgenommenen Änderungen der GoBD sind eher punktueller Natur. Die Struktur des Schreibens und die Randziffern sind unverändert geblieben. Die Neufassung erhält ergänzende Regelungen zum Einsatz von (auch privaten) Smartphones, Tablets und Foto-Apps bei der bildlichen Erfassung (Scannen) von Belegen. Auch der Einsatz von Cloud-Lösungen bei der Archivierung von Unterlagen ist grundsätzlich zulässig, wenn bestimmte Voraussetzungen beachtet werden. Eine – für die Praxis hilfreiche – Klarstellung enthält die Neufassung für solche Fälle, in denen für einzelne Geschäftsvorfälle die Erfassung in den Grundbuchaufzeichnungen und die Buchung im Journal zeitlich auseinanderfallen; hier hatten die GoBD 2014 für erhebliche Rechtsunsicherheit gesorgt.

Datenzugriff und Datenträgerüberlassung

Im Rahmen von Betriebsprüfungen bereiten der Datenzugriff der Finanzverwaltung auf die Systeme des Steuerpflichtigen bzw. die Überlassung von Datenträgern an die Betriebsprüfung häufig praktische Schwierigkeiten. Das Bundesministerium der Finanzen hat darauf reagiert und zusätzlich zu den GoBD ein weiteres Dokument mit ergänzenden Informationen zur Datenträgerüberlassung veröffentlicht. Wenn der Steuerpflichtige sein Buchhaltungssystem gewechselt oder Aufzeichnungen aus dem Produktivsystem ausgelagert hat, muss nach einer gesetzlichen Neuregelung das Altsystem bzw. der Altbestand nur noch für einen Zeitraum von fünf Jahren für den Zugriff der Finanzverwaltung bereitgehalten werden; anschließend ist die Bereitstellung der Daten auf einem Datenträger (Z3-Zugriff) ausreichend. Eine entsprechende Regelung findet sich auch in der GoBD-Neufassung.

Empfehlungen

In Zeiten der zunehmenden Digitalisierung wird die digitale Archivierung von Dokumenten und Belegen auch für kleine und mittlere Unternehmen immer wichtiger. Immer häufiger werden bei steuerlichen Betriebsprüfungen die GoBD auch durch die Finanzverwaltung als Prüfungsmaßstab verwendet und beispielsweise aussagefähige Verfahrensdokumentationen angefordert. Können diese nicht vorgelegt werden, droht die Einordnung der Buchführung als nicht ordnungsgemäß. Sicherheit für die Unternehmen kann hier eine Zertifizierung durch einen externen Experten bringen. Mit dem Prüfungsstandard (PS) 860 des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW) existiert seit Kurzem ein Standard, gegen den die Archivierung nach GoBD geprüft und zertifiziert werden kann.

Als Unternehmen können Sie mit der Zertifizierung das Vertrauen in Ihr Unternehmen fördern und bereits proaktiv etwaige Schwachstellen erkennen. Sprechen Sie bei Interesse gerne Ihre Berater in unserem Haus an.