Entwurf zur Neufassung der GoBD

Anforderungen an Finanzbuchhaltung und Vor-/Nebensysteme

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD) ersetzen seit dem 1.1.2015 die zuvor gültigen GoBs (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung). Im Rahmen der GoBD werden die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT-Systemen bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen konkretisiert. Die GoBD beziehen sich dabei nicht nur auf die Finanzbuchhaltung, sondern sind ebenfalls auf Vor- und Nebensysteme (z.B. Warenwirtschaftssystem, Zeiterfassung, Kassensysteme, Zahlungsverkehrssysteme, elektronische Waagen, Fakturierungsprogramme, Archivsysteme etc.) anzuwenden.

Entwurf vom 5.10.2018

Der Entwurf zur Neufassung der GoBD vom 5.10.2018 enthält folgende Neuerungen im Vergleich zum BMF-Schreiben vom 14.11.2014:

Bildliche Erfassung vs. Scannen

An verschiedenen Stellen im Entwurf wurde der Begriff „Scanvorgang“ durch „Erfassungsvorgang“ ersetzt bzw. der Begriff des „Scannens“ durch „bildliches Erfassen“ ausgetauscht. Hierdurch soll klargestellt werden, dass neben dem Einscannen von Belegen durch ein Scangerät ebenfalls die Digitalisierung eines Belegs z.B. durch eine Smartphone-Kamera GoBD-konform ist. Klarstellend hierzu wurden im Entwurf Smartphones, Multifunktionsgeräte und Scan-Straßen als mögliche Geräte für den Erfassungsvorgang aufgeführt.

Aufnahme Einzelaufzeichnungspflicht

In der Neufassung der GoBD wird die Einzelaufzeichnungspflicht an verschiedenen Stellen mitaufgenommen. Das BMF-Schreiben vom 5.4.2004, das Bezug auf die Ausnahmeregelung gemäß der BFH-Rechtsprechung für den Verkauf von Waren von geringem Wert an eine Vielzahl unbekannter Personen genommen hat, wurde ersatzlos aus dem Entwurf gestrichen. Eine Aufnahme des neuen BMF-Schreibens vom 19.6.2018, das die bisherige BFH-Rechtsprechung enthält und weiterführt, erfolgte an dieser Stelle jedoch nicht.

Kassenaufzeichnungen

Die zunehmenden Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit von Kassenaufzeichnungen spiegelt sich auch im BMF-Entwurf durch die Klarstellung, dass Kassenaufzeichnungen täglich festzuhalten sind, wieder. Im BMF-Schreiben von 2014 war die tägliche Erfassung von Kassenaufzeichnungen noch als Soll-Vorschrift enthalten, mit dem neuen BMF-Entwurf wird dies als Muss-Vorschrift ersetzt.

Historie Verfahrensdokumentation

Die GoBD sehen vor, dass jeder Steuerpflichtige eine Verfahrensdokumentation über die Abläufe und Prozesse in seinem Unternehmen zu erstellen hat. Sofern der Steuerpflichtige Änderungen an seiner Verfahrensdokumentation vornimmt, ist diese nach dem GoBD-Entwurf historisch nachvollziehbar zu dokumentieren.

Konvertierung in Inhouse-Formate

Werden aufbewahrungspflichtige Unterlagen in einem unternehmenseignen Format (sog. Inhouse-Format) umgewandelt, müssen nach dem Entwurf der GoBD nicht mehr beide Formate aufbewahrt werden, wenn gewisse Voraussetzungen erfüllt sind. D.h., dass keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen wurde, keine aufbewahrungspflichtigen Informationen bei der Konvertierung verloren gegangen sind, der Konvertierungsvorgang in einer Verfahrensdokumentation beschrieben wird und die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff der Finanzverwaltung nicht eingeschränkt wird. Im BMF-Schreiben von 2014 war die Aufbewahrung beider Formate noch zwingend vorgeschrieben.

Frist für Festschreibung der Buchhaltung

Die GoBD geben vor, dass die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen an eine Buchführung nur dann erfüllt sind, wenn der Geschäftsvorfall innerhalb eines Monats nach dessen Entstehen unverändert verbucht (festgeschrieben) wird. Der Steuerpflichtige muss daher neben diversen steuerlichen Fristen (Umsatzsteuervoranmeldung - ggf. aufgrund von Dauerfristverlängerung abweichender Monat -, Lohnsteuervoranmeldung, ZM-Meldung, Fristen für die Zahlung der Ertragsteuern, etc.) eine weitere Frist wahren. Praxisnäher wäre, wenn das Festschreiben der Buchhaltung mit der Frist für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldungen zusammengelegt wird.

Fazit

Der neue GoBD Entwurf beinhaltet nur wenige, hauptsächlich redaktionelle Änderungen, zum BMF- Schreiben aus 2014. Wünschenswerte und von der Praxis geforderte Änderungen, wie z.B. die Änderung der Festschreibefrist, Erleichterungen für kleinere Betriebe sowie die nähere Definition von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, sind hingegen nicht vorgenommen worden.