Digitalisierung in der Jahresabschlussprüfung – die elektronische Saldenbestätigung


Welche Vorteile ergeben sich konkret durch die elektronische Saldenbestätigung?

In Zukunft wird es nicht mehr erforderlich sein, dass Unternehmensvertreter die Vielzahl von oft notwendigen Anschreiben manuell auf Briefpapier vorbereiten. Stattdessen werden die Bestätigungsanfragen über eine digitale Plattform generiert und zum Versand an die vorgesehenen Empfänger vorbereitet. Nach der Freigabe durch den Abschlussprüfer ist eine Zustellung per E-Mail oder postalisch möglich. Diese erfolgt automatisiert bereits am nächsten Werktag. Auch eventuell erforderliche Zweitanfragen können unkompliziert und schnell über das neue Tool abgewickelt werden.

Ist das Verfahren technisch kompliziert?

Nein, jeder Mandant, der sich für die Nutzung der elektronischen Saldenbestätigung entscheidet, erhält eigene passwortgeschützte Zugänge für die jeweils zuständigen Mitarbeiter. Es ist keine Installation einer Software erforderlich, da es sich um eine webbasierte Anwendung handelt. Somit ist auch ein Zugriff von jedem Ort aus möglich. Da die Bedieneroberfläche einfach und verständlich gehalten ist, kann die Anwendung ohne Schulungsaufwand sofort eingesetzt werden.

Über die Anwendung können komfortabel Debitoren- und Kreditorenlisten sowie deren Stammdaten und der eigene Briefkopf hochgeladen werden. Im weiteren Verlauf der Saldenbestätigungsaktion kann jeweils der aktuelle Stand eingesehen und evtl. zu klärende Abweichungen bei Rückläufern können im Dialog mit dem Abschlussprüfer bearbeitet werden.

Ist das Verfahren sicher und entstehen zusätzliche Kosten?

Die Sicherheit der Mandantendaten ist für uns von größter Bedeutung. Dem wird bei der elektronischen Saldenbestätigung durch Verarbeitung der Daten im gesicherten Rechenzentrum der DATEV eG in Nürnberg Rechnung getragen.

Zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Integrität und Authentizität werden für die Datenübertragung Sicherheits- und Verschlüsselungsverfahren eingesetzt. Zudem erfolgt eine regelmäßige Sicherung der Daten, um dem Risiko eines Datenverlustes zu begegnen.

Für das Verfahren fallen in geringem Umfang Kosten an, die jedoch nahezu vollständig durch wegfallende Portogebühren und Handlingkosten kompensiert werden dürften.

Kann auch das bisherige Verfahren weiter angewendet werden?

Die dhpg bietet ab sofort die Möglichkeit an, den Prozess der Einholung von Saldenbestätigungen zu digitalisieren. Parallel kann jedoch auch das bisherige Verfahren weiter genutzt werden.

Fazit

Durch die elektronische Saldenbestätigung können Zeit und Kosten gespart werden, da die eingesetzte Applikation viele administrative Funktionen im Rahmen der Erstellung, des Versands und des Empfangs der Bestätigungsschreiben vereinfacht oder komplett übernimmt. Zudem wird der Prozess der Saldenbestä-tigungsaktion noch transparenter als bisher. - Wir empfehlen Ihnen daher, das Verfahren bei Ihrer nächsten Jahresabschlussprüfung zu testen.

Andreas Stamm

Wirtschaftsprüfer, Steuerberater

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Sascha Erger

Wirtschaftsprüfer, Steuerberater

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